La culture du changement, un facteur clé de la réussite des projets de transformation digitale

Tout projet de transformation digitale est impactant, aussi bien pour les collaborateurs internes que, parfois, pour l’écosystème externe. Tout l’enjeu pour l’entreprise consiste donc à embarquer le plus grand nombre dans ce projet et à relever le défi de la conduite du changement. Un challenge qui passe par la communication et l’accompagnement. 

Pourquoi est-il important de communiquer autour d’un projet digital ?

L’une des principales clés de succès d’une transformation digitale repose sur la capacité de l’entreprise à communiquer en interne et en externe pour s’assurer de l’adhésion des parties prenantes. En effet, la mise en place d’une solution digitale, telle qu’une plateforme de gestion des achats par exemple, peut générer une perception positive de la part des utilisateurs, au regard de ses bénéfices : fidélisation clients, amélioration de la qualité de services, etc. Cependant, elle peut aussi soulever des inquiétudes occasionnées par la crainte du changement. Pour limiter ces réticences, il est conseillé de présenter les avantages de ce nouveau processus afin d’insuffler une dynamique positive.

Comment conduire le changement en interne ?

Il est important d’associer un panel d’utilisateurs clés au projet de transformation dès la phase de réflexion, en amont du déploiement de la solution. Ce panel doit intégrer aussi bien des collaborateurs motivés par le projet, conscients des opportunités du digital et capables d’insuffler une culture du changement, que des utilisateurs plus réticents. Il permet aux collaborateurs de travailler conjointement sur le projet depuis la phase de tests, pour les aider à s’approprier le système en développant notamment des tutoriaux ou en communiquant plus largement via une newsletter ou un «café info». Enfin, il est nécessaire de s’appuyer sur une équipe interne qui sera en mesure de gérer l’accompagnement au changement et la transition pendant plusieurs mois.

Comment se passe l’accompagnement de l’écosystème ?

Il est indispensable d’accompagner les clients, fournisseurs ou prestataires dans la mise en œuvre d’une solution de type Purchase-to-Pay en leur présentant l’impact des changements de processus sur la gestion des commandes, des factures ou des catalogues produits. Par exemple, certains fournisseurs qui avaient l’habitude d’adresser leur catalogue sous format Excel devront désormais se connecter à la plateforme. Comme pour les utilisateurs internes, il convient de leur expliquer les bénéfices de la solution : accélération des processus, amélioration de la qualité des données et diminution des litiges (moins d’erreurs sur les commandes, la livraison ou la facturation…).

Quel est l’accompagnement proposé par Basware au travers de son service Activation ?

Depuis une dizaine d’années, parallèlement à la mise en place de la solution technique, nous travaillons en collaboration avec les clients pour les aider à mettre en œuvre les bonnes pratiques et supports de communication permettant la réussite de leur projet de transformation. Nous les accompagnons pour diffuser cette culture du changement auprès de leurs utilisateurs et de leur écosystème. Dans les premiers temps, nous pouvons également intervenir dans le cadre d’une démarche technique auprès de leurs fournisseurs pour, par exemple, les aider à s’enregistrer sur la plateforme, créer les formats de fichiers, etc. A terme, nos clients deviennent autonomes dans l’accompagnement de l’appropriation de l’outil par leurs fournisseurs. L’expérience montre que, quel que soit le type de solution recherchée par une entreprise dans le cadre de sa transformation (HR, finance, achats, etc.), au-delà des fonctionnalités, le premier levier de performance d’un projet digital repose sur son adoption par l’ensemble des acteurs. De fait, la pleine maîtrise de l’outil transforme l’entreprise et la gestion des projets par les équipes pour leur offrir des process plus fluides et efficaces, et permet d’alléger la charge de travail pour se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.