Cinq conseils pour maintenir l’activité des entreprises en période de crise

Certains pourraient avoir le sentiment que le monde s’est arrêté. Malgré la situation, les entreprises doivent continuer à avancer, afin de maintenir la bonne marche des affaires, d'assurer la survie de l’économie et le fonctionnement des chaînes d'approvisionnement. Vous trouverez ci-dessous cinq conseils essentiels pour permettre à votre entreprise de rester opérationnelle en ces temps difficiles.​

1. Accélérez l’automatisation des processus

Les traitements manuels sont fortement impactés lorsque vos collaborateurs sont dans l’impossibilité de se rendre au bureau, surtout en période d’isolement imposé où les contacts et les réunions présentielles sont limités. Ils ajoutent une pression sur la fluidité des processus, jusqu’à contraindre l’agilité des opérations financières de l’entreprise, sa pérennité et celle de son écosystème. Or, cela n’est pas une fatalité. L'automatisation constitue un moyen de fiabiliser un fonctionnement et d’économiser les forces nécessaires pour maintenir l'activité des entreprises.

Le traitement des factures constitue un élément essentiel de la vie de l’entreprise. Les fournisseurs doivent être payés et les chaînes d'approvisionnement doivent continuer à fonctionner. C'est là qu'intervient l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, qui transforme des traitements papiers lents et manuels en traitements électroniques. L'automatisation avancée offre également d'autres atouts, tels que la diminution de la marge d’erreurs.

La facturation électronique, par exemple, permet de maintenir le fonctionnement de l’entreprise en donnant à vos fournisseurs la possibilité de vous transmettre directement des factures par voie électronique. Elle contribue ainsi à renforcer la collaboration entre fournisseurs et acheteurs, en reliant les fournisseurs stratégiques à la facturation électronique. Elle vous permet en outre de proposer facilement à vos multiples fournisseurs d'autres modes de facturation flexibles, qui n’induisent qu'une gestion minime du changement. Ainsi, après une inscription simple et rapide les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures au format PDF. Dans des moments comme ceux que nous vivons, où l'envoi d'une facture papier par la poste traditionnelle peut entraîner des retards et des blocages supplémentaires pour la bonne marche des affaires, les solutions électroniques représentent un atout de taille.

2. Efforcez-vous d'effectuer les paiements en temps et en heure

La lenteur des processus internes et le manque d'automatisation figurent parmi les principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises pour payer leurs fournisseurs dans les délais impartis. Si l’on ajoute à cela une épidémie mondiale, le traitement des paiements devient encore plus complexe. Certes, il est facile pour une entreprise d'essayer de réaliser des économies en différant chaque paiement, mais elle doit tenir compte de l'impact d’une telle pratique sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement économique et, à terme, sur sa propre trésorerie.

La clé réside ici dans la collaboration. Nous avons déjà souligné combien il est important de développer et de conserver des relations saines avec vos fournisseurs. En effet, d'un point de vue commercial, ce sont eux, après tout, qui détiennent ce dont vous avez besoin pour garantir la réussite de votre entreprise. Au sein de votre chaîne d'approvisionnement, fournisseurs et acheteurs dépendent les uns des autres pour maintenir l’activité de l’entreprise. En période de tensions, les deux parties doivent faire preuve d’ouverture et être disposées à encourager un dialogue ouvert sur les mesures à prendre pour traverser les périodes difficiles et faire en sorte que cela fonctionne. Il s'agit d'un effort collectif pour que les entreprises continuent de tourner. Il est donc capital de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour effectuer les paiements en temps voulu et contribuer ainsi à la bonne marche des affaires.

Un moyen simple d'y parvenir est de mettre en place des plans de paiement. Pour les factures régulières dont le montant est récurrent, vous pouvez configurer des plans de paiement afin de régler automatiquement les factures selon un calendrier défini. Ainsi les paiements ne seront pas retardés du fait de la perte d'une facture ou d'une lenteur de traitement. Vous aurez la certitude que vos fournisseurs sont bien payés et que l'activité peut continuer.

3. Soyez créatifs en vous appuyant sur la technologie

Nous avons déjà vu de très bons exemples d’entreprises qui ont fait preuve de créativité et qui sont ainsi parvenues à maintenir un flux de trésorerie, même s'il ne s'agit que d'une part de leurs revenus habituels. Les restaurants ont par exemple orienté leur carte et leurs employés sur la vente à emporter plutôt que sur le service en salle. De leur côté, les salles de sport proposent des séances d'entraînement en ligne, pendant la période où elles doivent fermer temporairement leurs portes. Ne pas être créatif, c'est risquer d’être laissé à la traîne. Et il est probable que les entreprises qui ne s'adaptent pas aujourd'hui auront du mal à recoller les morceaux demain. Cependant, celles qui ont fait face à cette difficulté avec un regard neuf et qui ont relevé de front le défi de la créativité en sortiront avec quelques longueurs d'avance. L'agilité conjuguée à la cohérence est essentielle.

L'une des façons d'être créatif dans vos processus métiers habituels est d'introduire ou d'intégrer des technologies intelligentes. Il se peut même que vos solutions métiers actuelles comportent des technologies intégrées que vous ne connaissez pas ou dont vous ne tirez pas pleinement parti comme SmartCoding. L’imputation automatisée est l'un des moyens par lesquels Basware supprime les traitements manuels assurés par l’équipe en charge de la comptabilité fournisseurs, pour les confier à la reconnaissance des données et au machine learning. Grâce à SmartCoding, votre équipe comptabilité fournisseurs n’a plus à imputer manuellement les factures, lorsqu’elles ne sont rattachées à aucun numéro de bon de commande. Grâce à l'algorithme de machine learning, la technologie SmartCoding recherche et analyse automatiquement les données historiques afin de recommander l’imputation adéquate pour les factures dépourvues de bons de commande. En tirant parti des données financières de l'entreprise et en s'appuyant sur les connaissances acquises, SmartCoding améliore constamment la précision de ses recommandations, ce qui accroît l'efficacité, la productivité et la précision du traitement des factures.

4. Planifiez votre avenir grâce à l'analytique

Même s'il est difficile de songer à demain, lorsque la simple gestion du quotidien demeure une préoccupation critique, il est essentiel de réfléchir à la façon dont votre structure fera face à l'avenir. Or, il ne sert à rien de deviner comment vous vous en sortirez dans quelques mois. Il vaut mieux utiliser des données concrètes, les « hard data », pour établir votre future stratégie et élaborer un plan.

Intégré à nos solutions, Basware Analytics permet à nos clients de disposer d’insights essentiels pour fournir à leur entreprise un reporting exploitable, facile à utiliser et visuellement percutant. Basware Analytics offre une visibilité sur quatre KPI stratégiques de la comptabilité fournisseurs. Son utilisation vous permet d’augmenter la facturation électronique et les taux de rapprochement, d'améliorer l’efficacité, de contrôler vos dépenses et d’explorer vos données en détail, afin de réduire les cycles et d'analyser dans les temps la performance des paiements.

L'analytique avancée permet, à l’échelle de l’entreprise ou de façon granulaire, de disposer de l’éclairage, du contrôle et de la clairvoyance nécessaires pour :

• avoir une visibilité sur les dépenses,

• éviter les retards de paiement,

• augmenter les taux de facturation électronique,

• supprimer les goulots d'étranglement des processus,

• améliorer les relations avec les fournisseurs.

5. Encouragez au maximum le télétravail

Si nous aimons à croire que nous vivons dans un monde numérique, toutes les entreprises ne sont pas équipées pour mener leurs activités presque entièrement à l’extérieur de leurs locaux et passer à des opérations en ligne. Et cela est compréhensible. Lorsqu’une entreprise est habituée à effectuer toutes ses opérations depuis le bureau, il peut lui falloir du temps pour gérer son activité à distance. Par ailleurs, lorsqu’elle se presse de numériser ses opérations, l’entreprise perd un temps précieux. Être digital ready permet de gagner du temps et de faire fonctionner votre entreprise sans interruption.

Selon le récent rapport Directions financières et achats, soyez prêts pour le grand changement, publié par The Economist Intelligence Unit (EIU), 31 % des personnes interrogées conviennent que le recrutement de collaborateurs disposant de compétences numériques spécialisées sera essentiel pour engager la transformation digitale de leur entreprise. Par ailleurs, 25 % des personnes interrogées ont déjà recruté des talents spécialisés.

Marceau Pasquier, directeur financier de la division Base installée de Framatome, estime que les entreprises visionnaires doivent trouver de nouvelles façons de former leurs collaborateurs. « La formation aux outils et aux nouveaux processus n'est pas si difficile. Il existe des gens intelligents partout ; si nous les formons correctement, il n'y a aucune raison qu'ils ne soient pas capables de s'adapter, explique-t-il. Nous devons former nos collaborateurs afin qu’ils soient habitués à changer tous les deux ou trois ans, qu'ils soient flexibles et qu'ils s'adaptent à ce mouvement. »

Il convient donc que vous examiniez vos processus, que vous vous interrogiez sur les actions à engager de façon digitale, et que vous envisagiez les moyens qui permettront d'armer vos équipes travaillant à distance pour faire face aux différents types de contraintes.

Basware peut vous aider à assurer la mise en ligne de vos opérations et à maintenir le fonctionnement de vos activités grâce à des fonctionnalités telles que les discussions accessibles via mobile, dans lesquelles les utilisateurs peuvent échanger sur des demandes d'achat, commandes ou factures à l'aide d'un système de messagerie intégré. Ce dernier enregistre également les messages, ce qui vous permet de vous référer facilement à des échanges précédents. Nos solutions basées sur le cloud sont conçues pour la mobilité, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder aux processus financiers lors de leurs déplacements, de mettre fin aux goulots d'étranglement des processus et de maintenir le fonctionnement de l’entreprise, quel que soit l'endroit où se trouvent les utilisateurs.

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