Digitalisation P2P : Gartner préconise un déploiement par étapes pour des résultats rapides

Pour assurer leur pérennité et le maintien de leur croissance, les entreprises ne cessent de s’adapter, d’apprendre et d’identifier les moyens d’aller de l’avant. Découvrez pourquoi, particulièrement dans le contexte sanitaire actuel, le renforcement des processus financiers ainsi que de nouvelles stratégies d’investissement font figure de réponses cohérentes.

Qui sortira gagnant de ce contexte volatile ?

Le télétravail a permis à de nombreuses entreprises d’assurer la continuité de leur activité. Celles qui avaient déjà fait le choix du cloud et déployé des solutions d’automatisation ont pu tirer pleinement parti de ces décisions stratégiques.

Mais qu’en est-il des entreprises non pourvues de technologies SaaS et qui traitent encore beaucoup de documents papier ? Nombre d’entre elles envisagent probablement d’engager une mutation rapide, afin de prévenir les risques à venir et de faciliter le travail à domicile.

Le conseil de Gartner : commencez par des applications à forte valeur ajoutée et à faible risque

Dès lors qu’il s’agit d’investir sur l'un des volets du cycle Procure-to-Pay (P2P) pour optimiser le traitement des dépenses, Gartner estime que « pour obtenir des gains de productivité importants, il convient de commencer par des applications à forte valeur ajoutée et à faible risque, puis de monter en puissance ». Cela est d’autant plus vrai dans une période d’incertitude, où les investissements coûteux, pouvant apparaître comme risqués, ont peu de chance d’être approuvés.

Comme le souligne Gartner, les investissements qui sont actuellement judicieux de réaliser sont ceux « à forte valeur ajoutée et à faible risque ». Pour les entreprises qui projettent d’investir dans l’optimisation de leurs processus financiers et d’achats, le cabinet d’analystes spécialisé dans le P2P recommande de débuter par :

• L’automatisation des factures fournisseurs

• L’analyse des dépenses

• La gestion du cycle de vie des contrats

• Le sourcing stratégique

Gartner préconise également une approche modulaire et multi-éditeurs afin de bâtir un écosystème P2P. Cette philosophie repose sur une architecture ouverte qui met l’accent sur la coexistence entre différentes solutions financières et d'achats selon le principe du best-of-breed. Elle permet de bénéficier de fonctionnalités optimales et de disposer des dernières innovations. Votre entreprise peut ainsi faire appel au meilleur fournisseur de chaque solution, et structurer la digitalisation de son processus P2P selon ses besoins.

Faire coexister différentes solutions au sein d'un écosystème S2P

Chez Basware, nous avons adopté une approche best-of-breed fondée sur la « coexistence » de solutions de différents éditeurs. Nous estimons en effet que cette approche n’a jamais été aussi pertinente et qu'elle est la plus efficace et profitable pour nos clients. Pour cela, il est essentiel d'examiner les processus manuels et à risque, de définir le principal besoin de l'entreprise et le retour sur investissement le plus rapide.

Pour les entreprises, c’est l’opportunité de profiter d'une visibilité totale et centralisée sur leurs dépenses pour prendre des décisions avisées, réaliser des économies et bénéficier de remises pour paiement anticipé auprès des fournisseurs. A contrario, lorsqu’une entreprise traite manuellement des factures papier ou qu’elle les numérise pour en extraire le contenu, il en résulte des données incomplètes, de exceptions fréquentes, un accroissement des risques et une visibilité partielle sur le processus de la comptabilité fournisseurs.

Pour les entreprises qui souhaitent collecter et contrôler activement leurs données afin de jeter les bases d’une prise de décision stratégique, le plus simple est de commencer par les données financières. L'automatisation des processus manuels ouvre la voie à de multiples améliorations : elle permet aux entreprises de gagner en efficacité et de réaliser des économies, mais l’analytique peut également les aider à identifier les goulots d’étranglement au sein des processus et à anticiper et éviter les retards de paiement.

Lorsque les entreprises investissent pour optimiser l’un des volets de leur cycle P2P, nous savons par expérience que les données qu’elles collectent vont leur permettre de déterminer les autres investissements technologiques dont elles ont besoin et le type de solutions qu'elles doivent rechercher. Dans le même temps, les salariés s’adaptent progressivement à la digitalisation de leurs tâches ; les goulets d’étranglement sont supprimés, et les procédures sont examinées de près. Une fois la nécessité d'une automatisation supplémentaire actée, les objectifs, qui doivent et peuvent être atteints, apparaissent beaucoup plus clairement.

Avant d’amorcer votre projet de transformation du cycle P2P, il est essentiel d’examiner les besoins réels et de prendre en compte les questions d’interfaçage pour choisir la solution qui réponde au mieux à vos enjeux. Retrouvez nos conseils et bonnes pratiques pour structurer votre projet dès la phase de rédaction du cahier des charges en consultant notre Guide Pratique.