Il existe de nombreuses idées reçues préalables au choix d’une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Celles-ci portent notamment sur le caractère réellement personnel des décisions d’achat prises par l’entreprise, sur la marche à suivre pour engager un tel projet et sur le moment le mieux adapté pour impliquer les utilisateurs finaux dans cette démarche. Dans cet article, nous revenons sur certaines de ces idées et nous suggérons 7 étapes à suivre pour réussir le déploiement d’une solution d’automatisation et proposons 14 ressources utiles pour vous accompagner dans votre démarche.
1. La prise de décision en entreprise est impersonnelle... c’est ce que nous pensions autrefois
À l'échelle de l'entreprise, toute opération d’achat fait face à de nombreux enjeux. Aussi, jusqu'à ce que les recherches menées par le CEB révèlent la nature proprement humaine des achats B2B, les entreprises considéraient que ceux-ci étaient de nature impersonnelle. Pourtant, penser que les acteurs impliqués dans une décision d'achat agissent de façon rationnelle est une erreur.
En effet, les recherches du CEB démontrent que « l’achat B2B est hautement personnel, davantage même que l’achat B2C, en raison du niveau de risque personnel que ressentent les acheteurs. »
En théorie, le processus d’achat suit un parcours linéaire. En réalité, il en va tout autrement. L'époque où le fait d'attirer l’attention précédait celui de susciter l’intérêt, de provoquer le désir et de pousser à l’action, est désormais révolue. Aujourd’hui, les chiffres publiés par Gartner montrent que les acheteurs B2B consacrent 27 % de leur temps à réaliser des recherches indépendantes sur Internet et que 77 % d'entre eux considèrent leur dernier achat comme très complexe ou difficile. Ainsi, si l’acquisition d’une solution de digitalisation et d’automatisation de la facturation vous semble un choix complexe et délicat, vous n'êtes pas le seul dans ce cas !
Le parcours d’achat B2B est difficile
Typiquement, le groupe en charge de l’achat d’une solution B2B complexe se compose de six à dix décideurs différents, chacun étant doté de quatre ou cinq éléments d'information qu'il a recueillis de manière indépendante et qu’il doit coordonner avec le reste du groupe. Dans le même temps, à mesure qu’apparaissent de nouvelles technologies et de nouveaux produits, fournisseurs et services l'ensemble des options et des solutions proposées aux groupes d'achat s'élargit.
Ces évolutions rendent le processus d'achat de plus en plus difficile pour les clients. De fait, plus de trois quarts des clients interrogés par Gartner ont jugé leur dernier achat comme très complexe ou difficile.
2. Aujourd'hui, « l’inaction » n'est plus possible
Le monde a changé de façon irréversible. Étant donné que le télétravail s’est imposé comme la nouvelle norme (et qu’elle le restera dans un avenir proche), il n'est guère surprenant d’apprendre, dans une enquête réalisée par TrustRadius, que 40 % des acheteurs de logiciels prévoient d’accroître leur niveau de dépenses.
Logiquement, cette augmentation des dépenses sera plus sensible dans le domaine des logiciels de télémédecine, de signature électronique et de conférence web. Cependant, chaque processus qui reposait autrefois sur la présence au bureau de collaborateurs devra s'adapter, notamment dans les domaines de la comptabilité fournisseurs et de la facturation électronique.
Comme nous l'expliquons dans cet article, l’inaction n'est plus possible. Aujourd'hui, céder à la peur n'est pas seulement un obstacle au progrès. Si le manque de visibilité empêche la prise de décisions intelligentes dans une période aussi critique que celle que nous vivons, le fait de ne pas disposer de la solution adaptée peut conditionner la survie à long terme d'une entreprise, voire son existence même.
3. Par où commencer ? Déterminez le niveau des dépenses que vous consacrez au traitement des factures
Savez-vous ce que vous coûte actuellement le traitement d'une facture entrante ? Il se peut très bien que ce montant soit supérieur à celui que vous imaginez. Ce rapport de Billentis fournit un bon aperçu du coût moyen (à pleine charge) du traitement des factures papier.
La facturation papier s’accompagne également d’un coût environnemental. Comme nous l'expliquons dans cet article sur la façon dont le Purchase-to-Pay contribue au développement durable, les organisations peuvent commencer à prendre des mesures concrètes visant à réduire très sensiblement leur empreinte carbone, en associant la puissance de la technologie et de l'automatisation.
4. Dépassez le cadre de votre ERP
Si vous cherchez à mettre en œuvre une solution destinée au traitement automatisé de vos factures, vous devez tenir compte de vos ERP, de l'endroit où sont stockées vos bons de commandes et vos données de facturation. En matière d’automatisation des factures, il y a lieu de savoir s’il vaut mieux opter pour une solution rattachée au système ERP existant ou bien pour une solution de pointe indépendante de votre ERP.
Cet article présente les avantages multiples offerts par une solution distincte de l’ERP, notamment une plus grande flexibilité, des interfaces conviviales, une « véritable » automatisation, une saisie centralisée des factures et une facturation standardisée, ainsi que des données à l'échelle de l'entreprise qui permettent à la fois la transparence et le contrôle.
Par ailleurs, ces trois raisons pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser votre ERP pour le Purchase-to-Pay sont également éloquentes.
5. Impliquez et mobilisez vos équipes
Une fois la solution choisie, débute l’implication des équipes. Cette seconde étape pourrait pourtant être engagée plus tôt. La recherche montre en effet que la gestion du changement s’avère plus efficace lorsqu'une méthodologie est appliquée dès le début.
L’adhésion des équipes de l’entreprise constitue un levier essentiel de la réussite d’un projet de digitalisation. Il est donc nécessaire de s’assurer que l'éditeur retenu sache communiquer clairement et dispose des connaissances et de l’expérience suffisantes dans la gestion du changement. Comme le souligne cet article, il est possible de mobiliser ses équipes autour de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, mais il faut s'assurer d'impliquer les utilisateurs bien avant qu'ils n'aient besoin de changer, car leur résistance peut se traduire par des retards dans la mise en œuvre et des déploiements houleux.
6. Mettez la réussite à l’honneur
Que vous modernisiez vos processus de comptabilité fournisseurs sur un seul site ou bien dans le monde entier, comme l'a fait DHL dans le cadre du déploiement mondial d’un Purchase-to-Pay, il est capital, une fois le projet terminé, de saluer les contributions des acteurs impliqués et de prendre le temps de dresser un bilan, de songer aux efforts déployés et de constater le chemin parcouru. La création d’une étude de cas interne ou sa réalisation avec l’éditeur constituent un excellent moyen de consolider les avantages tangibles et intangibles du déploiement du projet mais, surtout, de donner aux personnes impliquées dans le projet l’occasion de se pencher sur leur réussite.
7. Rassemblez les données et évaluez votre performance actuelle
Même si, pour certains paramètres, vous devez procéder par estimations, il est utile de comparer vos processus actuels à des processus les plus efficaces du secteur.
Conclusion
Toute décision d'achat peut et doit prendre du temps. Mais une période exceptionnelle exige des mesures exceptionnelles. Une prise de décision rapide, résolue et énergique permet de mesurer réellement le niveau d’avancement d’une équipe, étant entendu qu’il existe des risques, mais que l’inaction s'accompagnerait de risques encore plus grands. Nous ne vivons pas une période classique, il est donc pas possible de poursuivre comme si de rien n'était. Dès lors, pourquoi ne pas profiter de la situation actuelle pour équiper votre entreprise de solutions efficaces, permettant une prise de décisions éclairée, en commençant par la digitalisation et l'automatisation de la facturation électronique ?
Quelle sera la prochaine étape ?
Contactez-nous pour une démonstration et une évaluation de vos processus. Nous serons heureux de vous expliquer comment nous avons permis à d'autres entreprises d’automatiser leur facturation, dans le cadre d'un projet partiel ou complet d'automatisation du processus Purchase-to-Pay.
