D'après le rapport « Beyond Finance: Rise of the Digital CFO » publié par Management Events, « 65 % des responsables financiers considèrent l’OCR comme un investissement technologique de premier plan ». Ce résultat s’explique sans doute par la nécessité d’être toujours plus « data driven ». En effet, « plus » de technologie devrait rimer avec « plus » de données. Or, ce n’est pas le cas en ce qui concerne l’OCR. La lecture de cet article vous permettra de comprendre pourquoi l’océrisation n'est pas la solution la plus adaptée pour fournir des données à votre entreprise et assurer la pérennité de votre activité.
Qu'est-ce que l'OCR ?
La reconnaissance optique des caractères, également appelée OCR, est une technologie largement utilisée pour capter et extraire le texte présent dans une image. Les informations mentionnées dans les factures papier numérisées peuvent ainsi être extraites et intégrées à votre base de données pour offrir de la visibilité sur le traitement des factures fournisseurs.
Hélas, si l’océrisation permet de supprimer la saisie manuelle des données, et de limiter le risque d’erreurs, de nombreuses actions de traitement des factures papier comme la réception des plis, leur tri ou l’ouverture des enveloppes, restent encore nécessaires. Par ailleurs, si l’océrisation contribue à réduire en partie le traitement manuel, elle ne diminue pas pour autant la charge de travail globale : les polices de caractères, la qualité du papier, le chiffonnement des feuilles et les tampons de réception ont une incidence sur la lisibilité de l'image à interpréter et rendent indispensable une validation des données par un œil humain. Et si, au-delà des données d’en-tête, vous envisagez d’utiliser l’océrisation pour collecter les données situées dans le détail des lignes de la facture, la solution peut s'avérer assez coûteuse.
De fait, les 65 % de responsables financiers qui plaçaient l'OCR parmi leurs priorités pourraient revoir leur position, car si la demande de données est plus forte que jamais, l’océrisation ne semble pas être la réponse adéquate au regard de la qualité relative des données, de leur récupération partielle et du temps nécessaire à leur collecte.
Quelle alternative à l'OCR ?
Fin 2019 en France, 59% des entreprises déclaraient ne pas avoir encore digitalisé leur processus de facturation fournisseurs, et 60% d’entre elles affirmaient que cette transformation figurait parmi leurs priorités 2020/2021*. Pour les entreprises qui projettent de dématérialiser et d’automatiser le traitement des factures entrantes pour disposer de données de qualité sur d’importants volumes de factures fournisseurs, la facturation électronique apparait comme l’option la mieux adaptée. Une étude Billentis parue en 2019 prévoit d’ailleurs que « l’océrisation et le scan de factures devraient baisser d’au moins 50% d’ici 2025 avec le développement de la facturation électronique, du machine learning et de la RPA ». Il existe différentes façons d'automatiser et de digitaliser vos processus afin de les optimiser en continu et de recueillir des données.
1. Renforcer la participation des fournisseurs en proposant plusieurs modes de réception des factures
Le meilleur moyen d'obtenir l'adhésion des fournisseurs à la facturation électronique est de leur garantir une transition aussi souple que possible. C'est là qu'intervient le réseau Basware Network. Vos fournisseurs peuvent le rejoindre de façon simple et gratuite. Il propose une multitude de solutions intégrées qui leur permettent de continuer à envoyer leurs factures comme ils le faisaient jusqu’ici. TOUS les types de factures (papier, électronique, EDI, PDF, etc.) peuvent être reçus, convertis et vous être envoyés sous forme de véritables factures au format 100 % électronique (c'est-à-dire des factures présentant un formatage de données structuré pour une lecture automatique sans intervention humaine) via le Basware Network. Grâce à ce dernier, l’ensemble de vos fournisseurs pourront vous transmettre des factures et recevoir d'autres documents financiers tels que des bons de commande. Le réseau vous permettra par ailleurs d’atteindre vos objectifs, notamment en ce qui concerne le taux de facturation électronique ou encore la visibilité sur les dépenses.
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2. Utiliser une solution d'automatisation dotée de capacités avancées de rapprochement
Alors que l’océrisation n’est pas à même de proposer une approche du traitement des factures excluant l’intervention humaine, le rapprochement basé sur des algorithmes complexes fournit toutes les clés nécessaires pour parvenir à cette automatisation de haut niveau. Dans le cadre de la méthode traditionnelle de rapprochement, votre équipe de comptabilité fournisseurs est confrontée à différents problèmes, qui entraînent souvent un traitement manuel des exceptions. La technologie AP Automation de Basware s’appuie sur des algorithmes intelligents et du machine learning pour réduire ces exceptions, libérer du temps utile aux utilisateurs et éviter les workflows supplémentaires.
3. Accroître la valeur en permanence grâce à des capacités d'analyse prédictive
Bien qu’il ne s’agisse pas d’une solution optimale ni pérenne, si les 65 % de responsables financiers cités par le rapport Management Events s’intéressent à l’OCR, c’est parce qu’elle leur apparait comme une alternative possible à la demande grandissante de données nécessaires au pilotage de leur activité. En effet, la croissance de votre entreprise repose en grande partie sur la qualité, la finesse et la disponibilité de vos données, et par conséquent sur la façon dont vous les collectez et dont vous les utilisez. Les capacités d'analyse prédictive et avancée permettent aux équipes en charge de la comptabilité fournisseurs de supprimer les goulots d'étranglement des processus, d'éviter les retards de paiement, d'améliorer les relations avec les fournisseurs et d'augmenter les taux de facturation électronique.
Traiter les factures dématérialisées directement dans l’ERP : est-ce efficace ?
Les ERP et les solutions de traitement automatisé des factures fournisseurs remplissent des fonctions distinctes et complémentaires. Bien que les ERP n’offrent pas les mêmes avantages qu’un réseau de facturation électronique, tel que le Basware Network, et que les fonctionnalités qui lui sont associées (visibilité sur le traitement de chaque facture, analyse de données consolidées, …), encore près de la moitié des entreprises y traitent directement leurs factures. En outre, contrairement à la solution AP Automation de Basware, les ERP ne disposent pas d’algorithme de rapprochement automatisé permettant de traiter facilement une facture :
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sans détail des lignes de facturation
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établie dans une devise différente du bon de commande
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dont le taux de taxe n’est pas le même que sur le bon de commande
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sans bon de commande, accord ou contrat préalable.
Facturation électronique, PDF e-Invoice, Smart Coding : de nouvelles réponses
L’océrisation n'étant plus de mise, la facturation électronique, PDF e-Invoice et Smart Coding ont aujourd'hui le vent en poupe. Nous avons déjà expliqué plus haut dans quelle mesure la facturation électronique permet d’améliorer les relations avec les fournisseurs, d’augmenter les taux de rapprochement automatique et de fournir les données nécessaires à l'analyse prédictive et avancée. Mais des fonctionnalités complémentaires telles que PDF e-Invoice et Smart Coding de Basware apportent une valeur ajoutée.
Le recours au PDF e-Invoice supprime l’intervention manuelle et le risque d'erreurs, puisque toute impression, numérisation et ressaisie deviennent inutiles. En lieu et place, l’ensemble des données importantes de la facture sont extraites d’un PDF structuré et transférées automatiquement vers votre système de comptabilité fournisseurs ou votre ERP, réduisant ainsi le temps de traitement des factures et la charge de travail de vos équipes de comptabilité fournisseurs. Le processus est simple :
1. Votre fournisseur s’inscrit sur un portail dédié afin d’accéder au service PDF e-Invoice.
2. Il envoie sa facture au format PDF structuré à une adresse email communiquée.
3. La facture est transmise au Basware Network et immédiatement convertie en facture électronique, sans OCR, erreurs de données, ni retards.
4. Les données extraites de la facture sont transmises par voie électronique à votre système de comptabilité fournisseurs ou ERP.
Le Smart coding utilise le machine learning pour automatiser le traitement des factures sans bon de commande et limiter l’intervention humaine. Il évite aux équipes de la comptabilité fournisseurs de saisir manuellement les factures lorsqu’elles ne sont rattachées à aucun bon de commande. Grâce au machine learning, SmartCoding contribue à l’automatisation des factures sans commandes, en recherchant et en analysant l’historique des factures afin de recommander les meilleures imputations possibles. Plus vous utilisez cette fonction, plus le nombre de données dans votre système est important et plus ses recommandations sont précises.
En savoir plus ?
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* Source : Baromètre Future of Finance, 1er semestre 2020
** Source : Etude Billentis The e-invoicing journey 2019 – 2025 parue en Mai 2019.
