Laut des Management Events Berichts „Beyond Finance: Rise of the Digital CFO“ priorisieren 65 % der Führungskräfte im Finanzwesen OCR als Investition in Top-Technologien." Und wahrscheinlich tun sie dies aufgrund des gestiegenen Drucks, datengesteuerter zu agieren. Mehr Technologie bedeutet mehr Daten. Richtig? Falsch - nicht, wenn es um OCR-Technologie geht. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum OCR nicht die Antwort ist, um Ihr Unternehmen mit Daten zu versorgen oder es zukunftssicher zu machen.
Was ist OCR?
Optical Character Recognition (oder OCR) ist eine weit verbreitete Technologie, mit der Text innerhalb von Bildern erkannt werden kann. OCR-Erkennungssoftware kann diese Bilder und den darin enthaltenen Text in maschinenlesbare Textdaten konvertieren. Durch den Einsatz eines OCR-Scanners können Papierrechnungen „gelesen“ und die notwendigen Informationen zum Ausfüllen von Rechnungsfeldern in einer Datenbank extrahiert werden. Klingt gut, oder?
Obwohl es den Eindruck erweckt, die OCR-Technologie könne einen Großteil der manuellen Rechnungsverarbeitung überflüssig machen, ist das leider nicht ganz der Fall. Auch wenn Sie papierbasierte manuelle Tätigkeiten damit vielleicht reduzieren, sinkt nicht unbedingt die allgemeine Arbeitsbelastung: Schriftart, Papierqualität, Knicke und Eingangsstempel beeinflussen die Lesbarkeit der zu interpretierenden Bildpunkte und machen eine menschliche Validierung der Daten unabdingbar. Und wenn Sie mit OCR nicht nur Rechnungsdaten auf Kopfebene erfassen, sondern auch auf Zeilenebene aufschlüsseln wollen, kann das ziemlich teuer werden.
Die 65 % der Finanzverantwortlichen, die OCR bei ihren Technologieinitiativen Priorität einräumen, sollten also vielleicht noch einmal darüber nachdenken. Obwohl der Druck, Daten in die Geschäftsstrategie zu integrieren, heute höher ist denn je, ist OCR aufgrund der mangelnden Datenqualität, Zugänglichkeit und Zuverlässigkeit nicht die Antwort.
Wenn OCR nicht die Zukunft ist, was dann?
Führungskräfte sollten sich überlegen, wie sie ihre Automatisierungs- und Digitalisierungsbemühungen verstärken und gleichzeitig einen Beitrag zur Qualität, Quantität und Verfügbarkeit ihrer Daten leisten können. Wie das geht? Ganz einfach – mit elektronischer Rechnungsstellung. Laut Gartner gibt es einige Möglichkeiten, lohnende Daten zu sammeln sowie Prozesse zu automatisieren, zu digitalisieren und kontinuierlich zu verbessern.
1. Erhöhen Sie die Akzeptanz unter Lieferanten, indem Sie mehrere Optionen für die Rechnungseingabe anbieten.
Der beste Weg, um Lieferanten für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) zu gewinnen, ist, den Übergang für sie so nahtlos wie möglich zu gestalten. Hier kommt das Basware Netzwerk ins Spiel. Der Beitritt ist für Lieferanten kostenlos und einfach und bietet eine Vielzahl integrierter Lösungen, damit Ihre Lieferanten weiterhin Rechnungen auf die gleiche Weise wie heute versenden können. ALLE Rechnungstypen (Papier, elektronisch, EDI, PDF, etc.) können über das Netzwerk empfangen, konvertiert und als echte E-Rechnungen in 100% elektronischem Format (d.h. als Rechnungen mit strukturierter Datenformatierung für maschinelles Lesen ohne menschliches Eingreifen) an Sie gesendet werden. Es ist wirklich für alle Ihre Lieferanten möglich, das Netzwerk zu nutzen, um Ihnen Rechnungen zu senden und andere Finanzdokumente wie Bestellungen zu empfangen. So können Sie Ihre Ziele wie hohe E-Invoicing-Raten und 100 % Ausgabentransparenz erreichen.
2. Nutzen Sie Accounts Payable Invoice Automation (APIA)-Lösungen mit fortschrittlichen, KI-basierten Abgleichfunktionen.
OCR bietet keinen echten kontaktlosen Ansatz für die Rechnungsverarbeitung, d.h. es muss durchaus noch manuell in den Verarbeitungsprozess eingegriffen werden. Der Rechnungsabgleich mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet wiederum alle Schlüsselelemente, die nötig sind, um dieses hohe Maß an Automatisierung zu erreichen. Der herkömmliche automatisierte Abgleich hat einige Schwachstellen, die in Ihrer Kreditorenbuchhaltung oft zu einer manuellen Ausnahmebehandlung führen. Die APIA-Technologie nutzt hingegen intelligente Algorithmen, maschinelles Lernen und KI, um Ausnahmen zu verringern, Kapazitäten der Mitarbeiter freizusetzen und sie nicht mit zusätzlichen Workflows zu belasten.
3. Kontinuierliche Wertsteigerung durch vorausschauende und fortschrittliche Analytik
Die vom Management Events-Bericht erwähnten 65 % der Führungskräfte aus dem Finanzbereich haben zu Recht nach einem Weg gesucht, um der wachsenden Forderung nach datenbasierten Geschäftsstrategien gerecht zu werden. Sie haben nur an der falschen Stelle gesucht. Es stimmt, dass der Geschäftserfolg künftig stark von den Daten abhängt, die Sie haben, und davon, wie Sie diese sammeln und nutzen. Fortschrittliche und prädiktive Analysen sollten Kreditorenbuchhaltungen in die Lage versetzen, verspätete Zahlungen zu verhindern, die Rate der elektronischen Rechnungen zu erhöhen, mehr Skontomöglichkeiten zu nutzen, Prozessengpässe zu beheben und die Lieferantenbeziehungen zu verbessern. (Erfahren Sie mehr über Basware Analytics.)
Könnte ich nicht einfach mein ERP für die elektronische Rechnungsstellung verwenden?
ERP ist nicht AP. Aber überraschenderweise nutzt etwa die Hälfte aller Unternehmen immer noch ihre ERP-Suite, um Rechnungen zu verarbeiten. ERP-Suiten sind allerdings nicht für das ausgestattet, was ein echtes E-Invoicing-Netzwerk und die dazugehörigen Technologien leisten können. (Mehr über andere Funktionen können Sie in unserem Blog erfahren.)
Außerdem bieten ERP-Systeme nicht die datengesteuerten Algorithmen, die helfen, eine Vielzahl von Problemen beim Rechnungsabgleich zu beheben. Mit Basware Purchase-to-Pay können Sie dagegen Probleme bei der Rechnungsverarbeitung leicht beheben, z.B.:
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wenn eine Rechnung keine Details auf Zeilenebene enthält,
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wenn die Währung auf der Bestellung nicht mit der auf der Rechnung übereinstimmt,
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wenn die Bestellung den einen Steuersatz und die Rechnung einen anderen hat,
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wenn es keine Bestellung gibt und die Rechnung nicht mit einer Vereinbarung ODER einem Vertrag verknüpft ist
e-Invoicing, SmartPDF, Smart Coding = Ihre neuen Antworten
Wenn OCR „out“ ist, dann sind e-Invoicing, SmartPDF und Smart Coding „in“. Es wurde bereits erwähnt, wie e-Invoicing die Lieferantenbeziehungen verbessert, die automatische Abgleichsrate erhöht und die Daten liefert, die für erweiterte und vorausschauende Analysen benötigt werden. Aber zusätzliche Funktionen wie Basware SmartPDF und Smart Coding schaffen zusätzlichen Nutzen und liefern weitere Daten für Ihr Unternehmen.
SmartPDF eliminiert die manuelle Arbeit und das Risiko von Fehlern, da nichts gedruckt, gescannt oder neu eingegeben werden muss. Stattdessen werden alle notwendigen Rechnungsdaten aus dem lesbaren PDF extrahiert und automatisch in Ihr Kreditorenbuchhaltungs- oder ERP-System übertragen. Das verkürzt die Durchlaufzeiten der Rechnungen und reduziert die Arbeitsbelastung der Kreditorenbuchhaltung. Es ist ganz einfach:
1. Laden Sie Ihre Lieferanten ein, den SmartPDF-Dienst zu nutzen.
2. Ihr Lieferant sendet PDF-Rechnungen per E-Mail an eine spezielle E-Mail-Adresse.
3. Basware SmartPDF verwendet Künstliche Intelligenz, um festzustellen, ob es sich um ein lesbares PDF oder ein Bild-PDF handelt.
4. Lesbare PDFs werden über das Basware-Netzwerk gesendet, wobei der Anhang nahezu in Echtzeit in eine elektronische Rechnung umgewandelt wird, ohne OCR, Datenfehler oder Verzögerungen.
5. Die extrahierten Rechnungsdaten werden elektronisch in Ihr AP- oder ERP-System geliefert
Smart Coding nutzt maschinelles Lernen, um die Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug zu automatisieren und der berührungslosen Verarbeitung einen Schritt näher zu kommen. Es macht die manuelle Kontierung von Rechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung überflüssig, wenn keine Bestellung für die Rechnung erstellt wurde. Mithilfe eines fortschrittlichen maschinellen Lernalgorithmus durchsucht und analysiert Smart Coding historische Rechnungsdaten, um die richtige Kontierung für Rechnungen ohne Bestellbezug zu empfehlen. Je häufiger Sie die Funktion nutzen und je mehr Daten Sie durch Ihr System laufen lassen, desto genauer werden die Empfehlungen.
Wollen Sie mehr erfahren?
Ihr Unternehmen sollte und kann den nächsten Schritt der intelligenten Automatisierung gehen und OCR für fortschrittlichere, datengesteuerte Technologien wie SmartPDF aufgeben. Erfahren Sie mehr und laden Sie unser Factsheet "Make the 'O' in OCR Obsolete with Basware SmartPDF" herunter.
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