Wie Sie in 3 Schritten Automatisierung nutzen, um Ihr Finance Shared Service Center auf das nächste Level zu heben

Wenn Effizienz und Kosteneinsparungen die Schlagworte des vergangenen Jahrzehnts waren, dann sind Automatisierung, Daten, Transparenz und Service wahrscheinlich die Begriffe, nach denen sich Unternehmen in diesem Jahrzehnt ausrichten. Aber bis es soweit ist, müssen sich einige Dinge ändern. In diesem Blogbeitrag geht es darum, wie Financial Shared Service Center (FSSCs) die Finanzdienstleistungen auf die nächste Ebene heben können, die sie ihren Kunden intern oder extern anbieten. Es werden drei Schritte vorgestellt, die ihnen dabei helfen.

Digitalisierung war gestern – Automatisierung für ihr Financial Shared Service Center ist mehr als ein elektronischer Workflow

Die primären Gründe für die Einführung eines Shared Service Centers in der Kreditorenbuchhaltung haben sich seit Jahren nicht verändert: Kosten einsparen, die Produktivität der Mitarbeitenden steigern und gleichzeitig die Durchlaufzeiten der Rechnungen reduzieren.

Hierbei handelt es sich um klassische Ziele der Betriebswirtschaft: Den Input reduzieren (Kosten) bei gleichzeitiger Maximierung des Outputs (Anzahl der verarbeiteten Rechnungen).

Die Aufgaben und Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung lassen sich in drei Teilbereiche unterteilen, auf die Optimierungsmaßnahmen zielgerichtet angewendet werden können: Rechnungseingang, Rechnungsverarbeitung und Analyse.

War der Schritt zur Einführung eines Shared Service Centers vorwiegend darin begründet, durch eine Standortverlagerung Lohnkosten zu sparen, so konnte dies an zahlreichen Standorten weltweit etabliert werden. Wurde nach einem „Lift & Shift“-Ansatz aber lediglich die Lokalität, an der die Arbeit verrichtet wird verändert, liegt ein großer Teil des Potenzials zur Kostenreduzierung weiterhin brach.

Die Einführung von Workflow-Systemen beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, führt aber oft nur zur reinen Digitalisierung der Arbeitsschritte, die weiterhin manuell durchgeführt werden müssen.

Das größte Potenzial bietet die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, die den Bedarf manueller Eingriffe konsequent reduziert – folgende Schritte helfen Ihnen dabei:

3 Maßnahmen für maximale Automatisierung und Steuerbarkeit

Schritt 1: Datenqualität steigern. Flexibilität für die Lieferanten, perfekte Datenqualität für den Rechnungsempfänger.

Die Vorteile von e-Invoicing liegen auf der Hand – strukturierte Daten können automatisch übermittelt und in das ERP- oder Buchhaltungsprogramm importiert werden. Fehlende e-Invoice Standards und der hohe Aufwand zur Implementierung von EDI-Verbindungen, haben aber bisher dazu geführt, dass e-Invoicing nur für Unternehmen mit sehr hohen Rechnungsvolumina je Lieferant wirklich attraktiv war.

Papierrechnungen sind daher bis heute für viele Unternehmen aus dem betrieblichen Alltag nicht wegzudenken. Mit dem Einsatz von OCR-Technologie können die Rechnungsdaten erfasst werden, die Datenqualität erfordert aber eine manuelle Nachvalidierung. Spätestens die aktuellen Entwicklungen haben gezeigt, dass Papierrechnungen nicht krisensicher sind – und damit auch nicht zukunftsfähig:

 Solange eine physische Bearbeitung von Papierrechnungen (Postweg, Scan-Center, etc.) und menschliche Validierung der ausgelesenen Daten Teil Ihres Prozesses ist, schöpfen Sie nicht das Potenzial automatisierter Lösungen aus. Auch wenn Sie über den Umweg der Digitalisierung von Papierrechnungen an elektronische Rechnungsdaten kommen, bleiben Sie trotzdem abhängig von physischen Transportmitteln und manueller Arbeit – mit allen damit verbundenen Nachteilen hinsichtlich Geschwindigkeit, Qualität der Daten und Ausfallsicherheit in Krisenzeiten.

 Den Rechnungseingang auf elektronische Rechnungen umzustellen, scheiterte in der Praxis oft daran den Rechnungssender dazu zu bringen, ein bestimmtes e-Invoice-Format oder ein Lieferantenportal zu nutzen. Der Aufwand zur Einrichtung des e-Invoicings steht insbesondere für kleine Lieferanten oft nicht im Verhältnis zu den Vorteilen des Rechnungsempfängers und führt so zu deutlich verringerter Akzeptanz zur Umstellung. Der Rechnungseingang war daher oft schwarz oder weiß: e-Invoicing oder Papier, das ggf. mittels OCR ausgelesen wurde. Auch PDF-Rechnungen werden bei vielen Unternehmen nach wie vor per OCR ausgelesen und unterscheiden sich dadurch nur geringfügig von Papierrechnungen.

Aber es gibt eine Lösung, welche den Bedürfnissen beider Seiten gerecht wird – und der Digitalisierung von Papierrechnungen weitaus überlegen ist:  
Ein hoher Prozentsatz der per E-Mail gesendeten PDF-Rechnungen wird auch auf Lieferantenseite bereits von einem Buchhaltungssystem (SAP, Oracle, Microsoft, Sage, etc.) oder in einer Office-Suite erzeugt. 

Der Vorteil: Diese Systeme erzeugen maschinenlesbare PDF-Dokumente. Im Gegensatz zu Image-PDFs, wie beispielsweise  der Scan einer Papierrechnung, verfügen maschinenlesbare PDFs über im Dokument eingebettete strukturierte Daten (keine zusätzliche XML-Datei). Diese Daten können nach einem initialen Mapping systematisch und automatisiert ausgelesen werden (sowohl Kopf- als auch Positionsdaten) und somit in eine echte e-Invoice verwandelt werden.
[Wie das im Detail abläuft, können Sie hier bei Bedarf vertiefen: Elektronische Rechnungen als PDF Rechnung per E-Mail senden und empfangen – Was Sie wissen müssen ]

Schafft man es mit dieser Lösung, Tausende von Lieferanten anzubinden?
Entscheidend für eine schnelle Hochlaufkurve ist es, eine unkomplizierte Lösung für Lieferanten zu bieten, die mit keinerlei Mehrkosten für diese verbunden ist. Drei praktische Beispiele aus unterschiedlichen Branchen zeigen, wie einfach und effektiv der Umstieg auf e-Invoicing damit gelingt:

• Für ein großes deutsches Automobilunternehmen haben wir die zahlreichen kleinen Lieferanten mit geringen Rechnungsvolumina mit Hilfe dieses Ansatzes auf PDF e-Invoicing umgestellt. In nur 6 Monaten konnten über 1.500 Lieferanten angebunden werden, so dass im Rechnungseingang monatlich bis zu 70.000 Rechnungen mehr als 100% elektronischer Datensatz automatisiert eingingen – ohne einen aufwändigen Scanprozess zu durchlaufen.

• Auch McDonald´s Deutschland erhält über diese Lösung die Rechnungsdaten bis auf Positionsebene von seinen Lieferanten und konnte seine Durchlaufzeiten von 20 auf 7 Tage reduzieren (Details lesen Sie in dieser Fallgeschichte: Von EDI bis PDF e-Invoice: elektronische Rechnungen bei McDonald’s Deutschland im Wandel der Zeit)

• Sergey Kukushkin, Sourcing Finance Leader beim Gasmotorenhersteller INNIO, bringt die Überlegenheit von PDF e-Invoice auf den Punkt: „Zuvor haben wir eine optische Zeichenerkennung (OCR) genutzt, die nur 60 bis 70% Genauigkeit bietet. Wir können [unseren Lieferanten] jetzt eine maschinenlesbare Lösung anbieten, die die Daten aus einem PDF-Dokument extrahiert und es somit wie eine echte elektronische Rechnung behandeln. Dank dieser Methode ist die Datenerkennungsgenauigkeit auf 100% angestiegen.” Bereits jetzt nutzen 90% der Lieferanten die Lösung PDF e-Invoice zum Übermitteln ihrer Rechnungen, mehr als 3.000 Lieferanten haben sich dafür registriert.  

Schritt 2:  Automatisierung konsequent priorisieren. Das senkt Kosten und verkürzt die Durchlaufzeiten. 

Digitalisierung wird oft mit Automatisierung gleichgesetzt. Während die Automatisierung die höchste Evolutionsstufe darstellt, sind nach der Einführung von digitalen Workflows oftmals noch zu viele manuelle Arbeitsschritte erforderlich. Gemeinhin wird beim Stichwort automatisierte Rechnungsverarbeitung häufig nur an einen elektronischen Workflow gedacht, mit dem Rechnungen digital an die Personen übermittelt werden können, die für Kontierung, Prüfung, Freigabe und Verbuchung zuständig sind. Allerdings sind es dann immer noch die Mitarbeiter, die Informationen prüfen, genehmigen, zuweisen und Daten validieren müssen. Das ist eine Art Teil-Automatisierung, geht aber nicht weit genug. Es geht vielmehr darum, eine echte Automatisierung des Prozesses zu erreichen, bei der manuelles Eingreifen nur noch in Ausnahmefällen nötig ist

Mit Software wie Basware AP Automation für automatisierte Rechnungsverarbeitung helfen wir Unternehmen, teilautomatisierte Prozesse in hochautomatisierte Prozesse zu verwandeln. Das beinhaltet unter anderem Funktionen für

• einen flexiblen, automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen, selbst bei geringer Datenqualität und Ausnahmefällen,

• die automatische Verarbeitung von wiederkehrenden Rechnungen (z.B. monatliche Leasing-Rechnungen), 

• automatische Kontierung auf Basis von definierten Regeln oder auf Basis historischer Daten und Machine Learning (wir nennen das Smart Coding) für Rechnungen ohne Bestellbezug,

• automatisches Weiterleiten an die richtigen Ansprechpartner für die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen und den geringen Anteil an Ausnahmebehandlungen, der nach maximaler Ausschöpfung aller Automatisierungsmöglichkeiten noch übrig bleibt.

Diese Automatisierung eröffnet Möglichkeiten zur frühzeitigen Zahlung, welche wiederum die Nutzung von Skonti oder Dynamic Discounting nach sich ziehen können, und so die Kreditorenbuchhaltung in Shared Service Centern dank hochautomatisierter Prozesse von einer reinen Kostenstelle in ein Profitcenter verwandeln kann.

Natürlich bleibt der Mensch in die Prozesse involviert: Er ist unabdingbar bei geschäftlichen Entscheidungen und Ausnahmebehandlungen, aber er ist nicht mehr der „Dateneingeber“, sondern trifft fundierte Entscheidungen auf Grundlage einer vollständigen Datenbasis – was uns zum nächsten Punkt bringt.

Schritt 3: Nutzen Sie Out-of-the-Box-Transparenz für kontinuierliche Verbesserung und strategische Entscheidungen 

Die Steigerung der Automatisierungsrate in der Kreditorenbuchhaltung ist ein kontinuierlicher Prozess. Über klassische Reports wie die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen sind detaillierte Einblicke in die Prozesskennzahlen und aktuelle Reports zur Ihren KPIs dafür unabdingbar. Mit Basware Analytics stehen Ihnen diese Informationen von Beginn an zur Verfügung:

• Prozess-Kennzahlen – für die Identifizierung von Prozessineffizienzen und Engpässen, z.B. anhand der Automatisierungsrate, e-Invoicing-Rate, Durchlaufzeiten, Anzahl bearbeiteter Rechnungen u.v.m.

• Ausgabentransparenz – für den Aufbau leistungsfähiger Lieferketten auf Basis fundierter Ausgabenentscheidungen

• Finanz-Kennzahlen – für die proaktive Identifizierung von Chancen und Potenzialen im Working Capital

Sie kennen die ersten drei Schritte, jetzt machen Sie den nächsten: 

Mit der flexiblen Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang, der konsequenten Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und der Transparenz über Ihre Prozesse, können Sie herausragende Effizienz und Kostenvorteile in Ihrem Financial Shared Service Center erreichen.

Um mehr zu erfahren, laden Sie sich den Bericht von Basware und SSON „How to turn AP into a Value- und Profit-Engine“ herunter.

Wenn Sie bereit sind, die nächste Stufe zu erklimmen, können wir Ihnen helfen:

Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Beratungsgespräch.