E-Invoicing-Mandate bieten die perfekte Gelegenheit zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Zunahme weltweiter Mandate zur elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing), die den Markt überschwemmen, bietet auch die Gelegenheit, andere Bereiche des Unternehmens zu überprüfen, die ebenfalls eine kleine Aktualisierung benötigen könnten. Aufgrund der kurzen Time-to-Value und der kurzen Projektimplementierungszeit sowie der unmittelbaren Verbindung zur Digitalisierung Ihrer Rechnungen ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung ein logischer nächster Schritt, den Sie bei Ihren Bemühungen um e-Invoicing mit im Blick haben sollten. 

Wie gut ist der Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen aufgestellt? Sind Sie bereit, die internen Änderungen vorzunehmen, die notwendig sind, um mit allen mandatsbezogenen Änderungen konform zu sein?  Man muss verständlicherweise vieles bedenken, erinnern und abdecken, wenn diese Mandate über den Globus schwappen. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Vorbereitung auf die Umstellung berücksichtigen sollten.  

4 Fragen, um zu überprüfen, ob Sie die e-Invoicing-Mandat-Compliance erfüllen können  

1. Verwenden Sie bereits e-Invoicing für den Empfang von Rechnungen?  

Wenn ja, prüfen Sie, ob Ihre derzeitige Kreditorenbuchhaltungslösung für die die zulässigen Formate der Sie betreffenden Mandate empfangen und verarbeiten kann. Ist dies nicht der Fall, sprechen Sie mit Ihrem Anbieter oder recherchieren Sie nach Anbietern von Lösungen für e-Invoicing und  automatisierte Rechnungsverarbeitung, die planen, offizieller Partner für das jeweilige Mandat zu werden.  

Wenn die Antwort "nein" lautet, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Rechnungslandschaft und die Anzahl der Lieferanten, die der e-Invoicing-Pflicht unterliegen werden. Analysieren Sie die Anzahl der Rechnungsformate, die Sie bereits abdecken, und recherchieren Sie dann Anbieter von Lösungen für e-Invoicing und automatisierte Rechnungsverarbeitung, die planen, mandatskonforme Lösungen bereitzustellen.  

2. Verwenden Sie bereits eine Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung, um diesen Prozess zu optimieren?  

Wenn ja, prüfen Sie, ob Ihr bestehender Anbieter für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auch das e-Invoicing abdecken kann und Mandatscompliance  plant. Falls nicht, stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte e-Invoicing-Partner die von Ihrer bestehenden Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung geforderten e-Invoicing-Formate erstellen kann.  

Falls nein, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um auch Ihre internen Rechnungsprozesse zu überprüfen und Ihre Initiative zur automatisierten Rechnungsverarbeitung zu planen. Auf diese Weise kommt das Mandat nicht nur der Regierung, sondern auch Ihrem Finanzteam zugute. (Weitere Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt).  

3. Verwenden Sie bereits e-Invoicing für den Versand von Rechnungen?

Wenn Sie dies bejahen, sollten Sie mit Ihrer System-/IT-Abteilung klären, ob Ihre derzeitige Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung oder das e-Invoicing die zulässigen Formate erstellen und versenden kann.  

Wenn nein, ermitteln Sie, wie viele Rechnungen Sie jährlich versenden und an wie viele Kunden. Stellen Sie fest, für welche Kunden e-Invoicing oder e-Reporting vorgeschrieben ist. Analysieren Sie auch die Anzahl der Rechnungsformate, die Sie bereits abdecken. Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie einen Anbieter wählen, der den Versand konformer e-Invoices abdeckt. 

4. Sind Sie in der Lage, elektronische Rechnungsdokumente zu archivieren?  

Wenn ja, erkundigen Sie sich bei Ihrer IT-Abteilung bzw. überprüfen Sie im System, ob Ihre derzeitige Archivierungslösung die zulässigen Formate verarbeiten und speichern kann.  

Wenn nein, suchen Sie nach einem Anbieter, der mit einer einzigen Lösung mehrere Länder abdeckt, um eine gesetzeskonforme Archivierung zu gewährleisten und Ihren technischen Aufwand überschaubar zu halten. Viele e-Invoicing-Anbieter bieten ebenfalls Lösungen für die gesetzeskonforme Archivierung an; fügen Sie diese auf jeden Fall zu Ihrer Anforderungsliste hinzu.  

Warum ist jetzt also der beste Zeitpunkt für die Einführung oder Aufrüstung Ihrer Kreditorenbuchhaltungslösung?

Ich verstehe, dass es so scheint, als ob angesichts all der anderen Dinge, die mit der globalen Compliance zu tun haben, jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist, um eine zusätzliche Lösung zu implementieren. Die Zunahme obligatorischen e-Invoicings bietet jedoch die ideale Gelegenheit, alle Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse gleichzeitig zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies führt zu einer schnellen Time-to-Value, da das Projekt im Vergleich zu einer vollständigen Procure-to-Pay (P2P)-Implementierung insgesamt schnell umgesetzt ist. Und in einem unbeständigen Umfeld, wie wir es heute mit Inflation, Arbeitskräftemangel und Rezessionen erleben, ist dies ein schneller Gewinn.

Hier ist ein Beweis dafür. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von Ardent Partners zeigt, dass zwei Drittel aller befragten Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung als "sehr" oder "außergewöhnlich" wertvoll für das Unternehmen ansehen. Dies ist eine Verdoppelung gegenüber der Einschätzung vor sechs Jahren, was bedeutet, dass dieser Trend in Bezug auf den Wert der automatisierten Rechnungsverarbeitung (und insbesondere in Bezug auf den Wert von führenden Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung) weiter an Bedeutung gewinnen dürfte.   

Dies zeigt, dass die Kreditorenbuchhaltung wiederholt bewiesen hat, dass sie Unternehmen einen echten Wert liefert, indem sie "verwertbare Informationen und Erkenntnisse entwickelt und produziert, die zur Unterstützung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette, zur positiven Beeinflussung des Betriebskapitals und zur Verbesserung des Endergebnisses genutzt werden können."