Navigieren im Meer der elektronischen Rechnungsstellung: Ein Blick auf die deutsche Regulierungswelle

In der dynamischen Finanzwelt wird der Anstieg der e-Invoicing-Mandate in den kommenden Jahren hohe Wellen schlagen, wobei Deutschland zu den Pionierländern gehört. Tauchen wir ein in die Gewässer der Compliance und erkunden wir, was dies für Finanzfachleute bedeutet.

Der globale e-Invoicing-Anstieg

Der globale Wandel hin zur elektronischen Rechnungsstellung und zu höheren steuerlichen Anforderungen gewinnt weiter an Schwung und wird sich zu einer Flutwelle entwickeln, die ab 2024 brechen wird. Regierungen auf der ganzen Welt erlassen Vorschriften, die Unternehmen verpflichten, auf echte elektronische Rechnungsstellung umzustellen und die Mehrwertsteuer-Compliance zu garantieren. Dies läutet nicht nur eine neue Ära betrieblicher Veränderungen ein, sondern stellt viele Unternehmen auch vor neue technologische Herausforderungen.

Marcus Laube, CEO von Billentis, der an deren nächstem globalen Bericht zur elektronischen Rechnungsstellung und Steuer-Compliance arbeitet, meint: "Es ist ein aufziehender Tornado mit Herausforderungen für Unternehmen und Dienstleister." Die Unvorhersehbarkeit der Termine für das Inkrafttreten von Mandaten ist eine weitere Ebene der Komplexität: Manchmal verzögern sie sich, so dass mehr Vorbereitungszeit zur Verfügung steht, und manchmal werden sie vorgezogen, so dass schnelle Anpassungen erforderlich sind. Diese Änderungen können störend und kostspielig sein und die Aufmerksamkeit von anderen strategischen Prioritäten ablenken, sofern ein Unternehmen sich diesen Themen nicht schon frühzeitig annimmt.

Proaktive Vorbereitung: Der Schlüssel zum Erfolg

Unser Rat? Verschaffen Sie sich frühzeitig einen globalen Überblick über die e-Invoicing-Vorschriften. Ermitteln Sie die Länder, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, und erstellen Sie einen strategischen Zeitplan. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, kann Ihr Unternehmen schon lange im Voraus grundlegende Vorbereitungen treffen und so Druck und Eile vermeiden. Wenn es dann soweit ist, können wir die mandatskonforme elektronische Rechnungsstellung nahtlos „einschalten“, was sowohl Zeit als auch personelle Ressourcen spart.

Durch die regulatorischen Änderungen in Deutschland navigieren

Das deutsche Finanzministerium schlug anfänglich ein e-Invoicing-Mandat für B2B-Transaktionen vor, das sich am ViDA-Rahmen der Europäischen Kommission orientierte. Ursprünglich war die Einführung für 2026 vorgesehen, doch jüngste Gesetzesänderungen haben den Zeitplan beschleunigt.

• Ab Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, die der EN16931 entsprechen (z.B. XRechnung).

• Lieferanten können eine EN-konforme elektronische Rechnung (einschließlich EN-konformem EDI) ausstellen und sie an jeden Käufer senden, ohne dessen vorherige Zustimmung einzuholen.
• Die Verwendung (Ausstellung und Austausch) von Rechnungen in unstrukturierten Formaten und nicht EN-konformen EDI-Rechnungen ist nur nach vorheriger Zustimmung des Käufers zulässig.
  
  
  For early adopters, this is an opportunity to seamlessly transition to sending only e-invoices and eventually reducing resources from accounts receivable (AR). However, the accounts payable (AP) scene remains nuanced, as handling various formats is still a reality.

Für Erstanwender ist dies eine Gelegenheit, nahtlos dazu überzugehen, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu versenden und gegebenenfalls Ressourcen in der Debitorenbuchhaltung abzubauen. Der Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist jedoch nach wie vor kompliziert, da in der Realität nach wie vor mit vielen verschiedenen Formnaten umgegangen werden muss.

Weitere erwähnenswerte Punkte für Deutschland sind:

• Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro ausschließlich elektronische Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen können bis Januar 2028 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Danach sind alle Unternehmen verpflichtet, nur noch elektronische B2B-Rechnungen zu versenden.

Dieser stufenweise Ansatz, der für viele Mandate typisch ist, spiegelt die Komplexität wider, wenn man unterschiedliche Meinungen, Bedürfnisse und Situationen auf einen gemeinsame Nenner vereint.

Der Weg in die Zukunft

Wie die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland zeigt, ist es nicht nur eine Tugend, sondern eine Notwendigkeit, immer einen Schritt voraus zu sein. Die sich verändernde Landschaft der e-Invoicing-Vorschriften erfordert einen strategischen Ansatz. Wenn man das Gesamtbild versteht und mit einer proaktiven, „Schritt-für-Schritt“-Haltung an die Sache rangeht, können Finanzexperten mit Zuversicht durch das Meer der regulatorischen Veränderungen navigieren.

Deutschlands Weg ist ein Beweis für die Dynamik dieser Mandate. Während wir auf den Wellen des Wandels reiten, sollten wir vorausschauend handeln, Veränderungen antizipieren und sicherstellen, dass unsere finanziellen Segel auf Erfolg gesetzt sind.

Sprechen Sie mit den Basware Compliance-Experten

Die Einhaltung globaler gesetzlicher Vorschriften in Bezug auf die weltweite Rechnungsstellung und Steuergesetzgebung ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind. Um Compliance zu gewährleisten, brauchen Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der ein tiefes Verständnis für die sich ständig verändernde e-Invoicing-Umgebung hat. Mit innovativen Lösungen, welche die e-Invoicing-Compliance in über 60 Ländern sicherstellen, ist Basware dieser Partner. Besuchen Sie unsere interaktive Compliance-Übersicht, um über dieses Thema auf dem Laufenden zu bleiben, oder kontaktieren Sie uns, um mit einem Compliance-Experten zu sprechen.