Checkliste Rechnungsprüfung: Darauf sollten Sie bei der Kontrolle Ihrer Eingangsrechnungen achten

Nur Rechnungen, welche die vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben vollständig aufweisen, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug. Die Rechnungsprüfung soll dies sicherstellen. Dabei stellen sich einige Fragen: Welche sind die Pflichtangaben? Sind die für alle Rechnungen gleich? Was bedeutet es für Unternehmen, wenn Pflichtangaben fehlen? Welchen Zweck erfüllt die Rechnungsprüfung noch? Und wie kann Ihnen Rechnungsautomatisierung bei der Thematik helfen?

Die Prüfung von Eingangsrechnungen, kurz Rechnungsprüfung, gehört zu den alltäglichen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Dabei werden die Rechnungen sowohl inhaltlich als auch mit Blick auf die formalen Anforderungen laut Umsatzsteuergesetz (UStG) kontrolliert. Zum einen überprüfen Unternehmen damit, ob die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen den Bestellungen entsprechen und auch so geliefert wurden sowie die rechnerische Richtigkeit. Zum anderen stellen sie die Vorsteuerabzugsberechtigung sicher. Denn die ist nur gegeben, wenn Rechnungen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
 
Doch was wäre eine Regel ohne Ausnahmen? Für Kleinbetragsrechnungen gilt die vereinfachte Prüfung. Diese Regelung ist in §33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) festgelegt und soll zur Bürokratieentlastung insbesondere von mittelständischen Unternehmen beitragen. In diese Kategorie fallen alle Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250,- EUR. Diese Grenze wurde erst im Mai dieses Jahres angehoben und gilt rückwirkend zum 1.1.2017. Aber ob nun Kleinbetrag oder nicht, was sind denn eigentlich die Pflichtangaben, die auf eine Rechnung gehören?
 
Für Rechnungen über 250,- EUR sind nach §14 UStG folgende Pflichtangaben gefordert:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Menge/Umfang und Art der gelieferten Gegenstände/Dienstleistungen

• Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers

• Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer

• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung oder Vereinnahmung des (Teil-)Entgelts

• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen

• Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Rabatte)

• Angabe „Gutschrift“ bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger

Für Kleinbetragsrechnungen sind nach §33 UStDV nur folgende Pflichtangaben erforderlich:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Menge/Umfang und Art der gelieferten Gegenstände/Dienstleistungen

• Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

• Brutto-Gesamtsumme (Entgelt inkl. Umsatzsteuer) oder in Summen nach Steuersätzen aufgeteilt

Damit Sie die Prüfkriterien immer zur Hand haben, wenn Sie sie benötigen, haben wir Ihnen die Pflichtangaben in einer übersichtlichen Checkliste zusammengefasst. Laden Sie die Checkliste zur Rechnungsprüfung hier runter oder drucken Sie sie direkt aus.

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?

Wenn Rechnungen nicht alle vom Umsatzsteuergesetz geforderten Pflichtangaben enthalten, können Unternehmen die Vorsteuer nicht abziehen. Wird das nicht im Rahmen einer Rechnungsprüfung kontrolliert, muss bei einer eventuellen Steuerprüfung durch die Finanzbehörden zu Unrecht abgezogene Vorsteuer zurückgezahlt werden.
 
So öde dieser Arbeitsschritt also auch erscheinen mag, er ist von hoher Wichtigkeit. Doch es gibt gute Nachrichten für Kreditorenbuchhalter: Mit einem IT-gestützten Prozess können Sie die Rechnungsprüfung automatisieren. Die Vollständigkeit der Pflichtangaben wird vom System geprüft, Fehler erkannt und nur noch Ausnahmen manuell behandelt. Damit befreien Sie sich von der lästigen Routineaufgabe und haben mehr Zeit für strategisches Arbeiten. Gleichzeitig wird die gesamte Rechnungsverarbeitung beschleunigt. Zahlungen können früher getätigt werden, so dass Sie keine Skonti mehr verpassen, keine Mahngebühren zahlen müssen und ganz nebenbei Ihre Lieferanten glücklich machen.

Ist sogar der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess (also von der Bestellung bis zur Zahlung) elektronisch abgebildet, kann auch die inhaltliche Richtigkeit mittels Abgleich mit Bestellungen, Zahlungsplänen, Verträgen und Wareneingang automatisch geprüft werden. Eine weitere Entlastung und ein noch schnellerer Prozess sind die Folgen. Umso erstaunlicher, dass immer noch 7 von 10 Unternehmen papierbasiert arbeiten.
 
Wenn Sie Überlegungen anstellen, wie Sie die Prozesse im Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung durch Digitalisierung effizienter gestalten können, kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
 
Eine kompakte Übersicht, wie automatisierte Rechnungsverarbeitung abläuft, finden Sie auch im Datenblatt Rechnungsautomatisierung.