Wie digital sind wir eigentlich? – Gedanken über Status quo und Zukunft des e-Invoicings

Digitalisierung, digitale Transformation und Disruption – diese Stichworte beherrschen derzeit die Schlagzeilen. Die Art, wie wir kommunizieren, wie wir konsumieren, was wir lernen, wie wir lernen, wie wir Informationen aufnehmen, bis hin zu unseren Denkmustern – alles ändert sich.
Werfen wir mal einen Blick auf die Veränderungen in der Musikindustrie. Im Laufe dieses Prozesses kann man drei Entwicklungsstufen unterscheiden:

Auf der ersten Stufe entstand ein Produkt, das es vorher nicht gab: konservierte Musik auf einer Schallplatte. Plötzlich musste man nicht mehr ins Konzert gehen, um Musik zu hören, sondern konnte das jederzeit zu Hause tun.
Auf der zweiten Stufe änderte sich das Medium. Es gab mehr Möglichkeiten zur Individualisierung: CD, Kassette, MiniDisc, DAT. War das disruptiv? Nein, es war lediglich innovativ und die bestehenden wirtschaftlichen Ökosysteme blieben intakt. Der Preis für eine CD entsprach dem einer Platte, die Presswerke stellten auf digitale Medien um und die Musikindustrie verdiente wie vorher.
Auf der letzten Stufe sehen wir die Disruption, die komplett individualisierte Lösung: Musikstreaming statt CD, kein Bundling mehr auf einem „Album“. Auch die Rolle des Künstlers änderte sich. Man wählt Musik nicht mehr nach Interpreten, sondern nach Stimmung und Effekt. Spotify weiß, wann ich was hören möchte.
 

Wer ist von Disruption betroffen?

Sie mögen einwenden, dass diese Disruption nur bestimmte Bereiche und Branchen erfassen werde, nämlich jene, für welche die Digitalisierung klar vorauszusehen ist: Zeitung, Buch, Foto, Film,…. Außerdem werden hier in Deutschland hauptsächlich handfeste, greifbare Produkte hergestellt und deswegen bräuchte man keine Bedenken haben. Das trügt. Längst haben Unternehmen wie Uber und AirBnB auch in Deutschland Einzug gehalten, doch der weltgrößte Fahrdienstleister hat keine eigenen Autos und der weltgrößte Vermittler von Übernachtungen hat keine Hotels und keine Betten.
Ein anderes Beispiel ist die Bohrmaschine. Man hat herausgefunden, dass eine Bohrmaschine in ihrem Leben im Schnitt nur ca. 18 Minuten in Betrieb ist. Warum sollte man sich also ein eigenes Werkzeug anschaffen und es nicht viel eher mit andern in der Nachbarschaft teilen? Einer hat die Stichsäge, der andere die Bohrmaschine. Doch was ist die Folge, wenn nur noch ein Bruchteil der bisherigen Anzahl von Werkzeugen gekauft wird?
 

Was bedeutet das für die Bereiche Einkauf & Finanzen?

Lassen Sie uns diese Eindrücke auf unsere Themen übertragen: Finanzen und Einkauf, Bestellungen und Rechnungen. Wie digital sind wir? Obwohl wir uns in einem komplett technikaffinen Umfeld bewegen, sind wir bis jetzt nur auf der ersten Stufe angekommen. Wir haben ERP Systeme, nutzen e-Procurement, e-Invoicing, sind vernetzt mit der Welt – aber in Bezug auf Rechnungen und Belege ersticken wir noch in Papier.
Was uns erwartet, können wir vielleicht aus der Verlagsbranche ableiten. Diese Branche war eine der Ersten, die zeitgleich mit der Evolution des Internets alle drei Stufen durchlaufen hat. Axel Springer verzeichnete in bestimmten Printsegmenten einen Umsatzrückgang von 400 auf 40 Millionen Euro innerhalb von 10 Jahren. Obwohl der Spiegel als erstes deutsches Nachrichtenmagazin bereits 1994 (!) online ging, dauerte es 12 lange Jahre bis zwei Millionen Gewinn geschafft waren. Auf den Punkt gebracht bedeutet das, die Digitalisierung machte aus 100 Euro Umsatz im Print 10 Euro auf dem Desktop, Mobile war es dann nur noch 1 Euro. Das kann kein Unternehmen, wenn es sich klassisch entwickelt, überleben.

Die moderne Tageszeitung, wie wir sie auch heute noch kennen, entstand ungefähr Mitte des 18. Jahrhunderts. Sie besteht aus Nachrichten und recherchierten Inhalten, Werbung, Kleinanzeigen und Bekanntmachungen. Die Stellenmärkte in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung (FAZ) und der Süddeutschen Zeitung am Wochenende umfassten in der Hochzeit mehr als 100 Seiten – das war vor nur 15 Jahren. Wie kam es zur Entstehung der Tageszeitung mit diesen heterogenen Inhalten? Es ging darum, Informationen billig und schnell einer breiten Masse zugänglich zu machen. Die Anfangsinvestitionen sind allerdings immens, da Redaktionen, Druckerpressen und ein Distributionsnetz benötigt werden. Damit es sich lohnte, wurden alle diese Elemente in einem Medium vereint.
Heute kann man eine Zeitung mit 5 Euro gründen. Aus 20.000 DM für eine große Stellenanzeige in der FAZ wurden 100 Euro für eine Anzeige bei StepStone oder Monster. Die „digitalisierte“ Tageszeitung war nur ein kurzlebiger Zwischenschritt. Die Zeitung wurde in ihre Einzelteile zerlegt und förmlich atomisiert: Kleinanzeigen, Stellenanzeigen, Partnersuche. Für jeden Bestandteil gibt es inzwischen eine Plattform. Selbst die Nachrichten werden in Echtzeithäppchen zerlegt.
 

Warum ist die Rechnung so, wie sie ist?

Jetzt werfen wir einen Blick auf Rechnungen. Warum ist die Rechnung so, wie sie ist? Weil sie historisch ein Papierdokument ist, das persönlich übergeben bzw. als Brief übermittelt wurde. Daraus ergab sich:

1. Sie wird gestaltet, übersichtlich und mit Firmenlogo

2. Abgesehen von den gesetzlichen Rahmenbedingungen kann der Rechnungssender entweder im Modell 1:n frei entscheiden, was er auf die Rechnung druckt, oder es als Teil der Geschäftsbeziehung zum Rechnungsempfänger individuell verhandeln.

3. Da jede Übermittlung mit Kosten für Porto und Papier verbunden ist, fasst man natürlich so viele Informationen wie möglich in einem Dokument zusammen.

Doch benötigen wir das heute noch genau in dieser Form? Eigentlich nicht.

Als e-Invoicing-Dienstleister holen wir unsere Kunden dort ab, wo sie momentan stehen. Wir rationalisieren mit Scan & Capture die Rechnungsdigitalisierung. Mit unserem „Virtual Printer“ erleichtern wir die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Durch aufwendige Datentransformationen ermöglichen wir, dass jeder Rechnungsempfänger seine Daten in der von ihm gewünschten Form erhält. Und wir stellen sogar sicher, dass inkorrekte Angaben vom Sender korrigiert und erneut versendet werden. Aber die Rechnung an sich, die Form der Rechnung, ist die gleiche wie vor hundert Jahren – eine „digitalisierte“ Tageszeitung könnte man sagen.

Wenn ich das Beispiel der Zeitungsentwicklung auf unseren Bereich übertrage und überspitzt formuliere, dann komme ich mir vor wie ein Hersteller von elektromechanischen Schreibmaschinen in den 1980ern: Wir verbessern die Geschwindigkeit, führen ein Display für die nächsten 10 Zeichen ein, so dass man korrigieren kann und ähnliches. Wir investieren also hauptsächlich in die Behebung von Defiziten des aktuellen Systems. Wir stellen aber das System an sich nicht in Frage. Mit der Digitalisierung eines Dokuments ist es also nicht getan.
 

Die nächste Stufe

Wie könnte die nächste Stufe also aussehen? Nun, es geht lediglich um den Austausch von Bestell- und Zahlungsinformationen. Benötigt werden Informationen wie:

1. wer liefert und wer erhält die Leistung

2. die Steuernummer des liefernden Unternehmens

3. das Rechnungsdatum

4. eine Rechnungsnummer

5. was wann geliefert wurde

6. das Ausstellungsdatum

7. das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt.

Alle anderen Angaben sind und branchen- und geschäftsspezifische Zusätze. Gestaltung spielt keine Rolle.

Wir haben bei Basware inzwischen eine Liste von mehr als 150 möglichen Rechnungsfeldern. Diese resultieren aus den Anforderungen der Rechnungsempfänger. Und dort resultieren sie aus den Anforderungen der jeweiligen Geschäftsprozesse. Ließe sich das nicht vereinfachen? Warum benötigen wir Positionsdaten? Warum können wir Bestellungen und Rechnungen nicht atomisieren? Jede Position ist eine Bestellung, jede Position ist eine Rechnung.
Wissen Sie, was der komplexeste Bereich unserer Purchase-to-Pay-Lösung ist? Das „Matching“, das heißt die automatische Zuordnung von Bestellposition und Rechnungsposition. Hier sind beliebige Kombinationen denkbar und die Lösung muss sie alle abbilden. Je größer die Anzahl der Bestell- und Rechungspositionen auf einer Rechnung, desto komplexer die Zuordnung.
Sie werden mir zustimmen: Das schreit doch nach Disruption. Wo bleibt sie also? Wo bleibt das Facebook für e-Invoicing? Was sind die Hindernisse?
 

Hindernisse & Chancen

Das sind zum einen die regulatorischen Vorgaben, die sich immer noch an dem orientieren, was die Rechnung mal war. Die Lesbarkeit einer Rechnung ist immer noch für die Menschen optimiert und nicht für Algorithmen. Aber interessieren uns die 99% der Rechnungen, die wir zukünftig komplett automatisieren könnten, oder die 1%, die ein Mensch prüfen muss? In vielen Bereichen verlassen wir uns bereits heute auf die Technik – hier noch nicht. Auch wenn es in den letzen Jahren zahlreiche Erleichterungen und Verbesserungen im Bereich e-Invoicing gegeben hat, so verbleiben immer noch gesetzliche Einschränkungen für einen neuen Weg.

Auf der anderen Seite sind wir als Plattformanbieter gefragt. Wir haben noch bei weitem nicht alle Möglichkeiten ausgereizt, die sich uns bieten. Der Weg in die Zukunft des e-Invoicing geht über Standards und die Plattform.
Standards, wie z.B. ZUGFeRD, helfen bei der Vereinheitlichung von Formaten. Wenn sich Rechnungsempfänger und -sender zu bestimmten Standards bekennen und sich möglichst wenige nebeneinander etablieren, erst dann haben wir echte elektronische Nachfolger für die Papierrechnung geschaffen.

Auf der Netzwerkseite erfolgt der Durchbruch, wenn Sender und Empfänger über nur eine Plattform direkt zueinander finden. Wenn beide Seiten ohne manuellen Aufwand dem Netzwerk beitreten können. Wenn Sender und Empfänger in die Lage versetzt werden, zusätzliche Anforderungen selbst mit Hilfe unserer Webservices umzusetzen. Wenn zu jedem Zeitpunkt der Status einer elektronischen Rechnung für beide Seiten einsehbar ist. Wir bei Basware konzentrieren uns darauf, Rechnungen schnell und sicher zu übermitteln und dafür die bestmögliche Plattform zu bieten. Schon heute bietet das Basware Commerce Network die weltweit größte Zahl an Teilnehmern sowie globale Kooperationen mit anderen Rechnungsnetzwerken und ermöglicht seinen Kunden somit im Idealfall den Rechnungsaustausch über nur eine einzige Plattform.
Und immer dann, wenn Automatisierung und Technologie alleine nicht ausreichen, sind wir persönlich für Sie da, um Ihr Anliegen schnell und kompetent zu bearbeiten. Sprechen Sie uns einfach an!