E-Invoicing-Dienstleister – Wofür brauche ich das?

Papierrechnungen werden vom Sender aufgegeben, mit Lastwagen und Flugzeug von Ort zu Ort transportiert und schließlich vom Postboten an den Empfänger zugestellt. Auch wenn man nicht jeden einzelnen Schritt im Hintergrund kennt, so ist dieser Vorgang doch recht überschaubar, verständlich und prinzipiell bekannt. Doch wie ist das eigentlich beim elektronischen Rechnungsaustausch?

Auch hierfür gibt es Dienstleister, welche die Übermittlung übernehmen. Was genau diese im Hintergrund leisten, bevor die elektronische Rechnung zugestellt wird, wissen jedoch die wenigsten. Der Hauptunterschied zwischen einem herkömmlichen Briefzusteller und einem e-Invoicing-Dienstleister ist der Umfang seiner Leistung, denn e-Invoicing-Dienstleister sind keine reinen Transporteure. Sie prüfen, validieren, reichern an und wandeln um. Zudem können sie verschiedenste Rechnungsformate auf unterschiedlichen Wegen annehmen.
 

Rechnungseingang: Unterstützung bei unterschiedlichen Eingangskanälen und -formaten

In vielen Unternehmen verursacht die Erfassung, Kontierung und Verteilung von Papierrechnungen im Rechnungseingang nach wie vor viel Aufwand. Ein zentraler Rechnungseingang, über den Sie ausschließlich elektronische Rechnungsdaten erhalten, birgt ein großes Einsparpotenzial: Zeitaufwendige manuelle Routinearbeiten fallen weg und eine weitgehend automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen wird ermöglicht. Doch ändern Sie Ihren Rechnungseingangsprozess, hat das gleichzeitig Auswirkungen auf den Rechnungsausgang bei Ihren Lieferanten. 

Hier kommen E-Invoicing-Dienstleister ins Spiel: Mit einem e-Invoicing-Dienstleister haben Ihre Lieferanten weiterhin die Wahl, wie sie eine Rechnung versenden möchten. Ob Papierrechnung, PDF, Hybridformate oder rein strukturierte Rechnungsdaten, jede Rechnung wird entsprechend ihres Eingangsformats weiterverarbeitet, so dass am Ende immer eine e-Invoice im gewünschten Format des Kunden herauskommt.

Dienstleister können auch die physische Übermittlung des Belegs aus verschiedenen Eingangskanälen in einem zentralen Rechnungseingang zusammenführen: Sender können Rechnungen per Post, per E-Mail oder über eine gesicherte Datenverbindung (z.B. AS2, SFTP etc.) schicken oder auch direkt im Lieferantenportal eintippen. Sofern die Übermittlung der elektronischen Bestellungen ebenfalls über das Basware Network erfolgt, haben Lieferanten im Portal außerdem die Möglichkeit aus Bestellungen mit nur einem Klick Rechnungen zu erzeugen.

Neben dem Empfang elektronischer Formate gehört auch das Einscannen und Auslesen von Papierrechnungen oder das Extrahieren von Rechnungsdaten aus einem PDF zum Leistungsspektrum eines guten e-Invoicing-Dienstleisters. Am Ende stellt er sicher, dass alle Rechnungen elektronisch zur weiteren Bearbeitung vorliegen - egal an welchem Standort und in welchem Format eine Rechnung eingeht.

Mehr Wissenswertes zu den unterschiedlichen Möglichkeiten beim Rechnungseingang lesen Sie hier.
 

Der Nutzen eines E-Invoicing-Netzwerks

Neben den Direktverbindungen zwischen Handelspartnern besteht die Möglichkeit sich als Rechnungssender oder –empfänger einem e-Invoicing-Netzwerk anzuschließen und damit eine größere Reichweite und Flexibilität beim Rechnungsaustausch zu erlangen. Betrieben werden diese von e-Invoicing-Dienstleistern. Das Basware Network ist ein Beispiel dafür. Es kooperiert mit anderen Netzwerken und verbindet eine Millionen Unternehmen in über 100 Ländern.

Im Netzwerk erfolgen nicht nur der Transport der Rechnung zum Empfänger, sondern noch viele weitere Schritte. Im ersten Schritt wird geprüft, ob die Rechnung alle Pflichtangaben enthält die im Rahmen der jeweiligen Gesetzgebung vorgeschrieben sind. Die Validierung von Rechnungen umfasst zusätzlich zur Prüfung von steuerlich notwendigen Pflichtfeldern aber auch den die Anwendung Empfänger-spezifischer Prüfungen, wie z.B. die Prüfung des Feldes „Bestellnummer“ auf eine bestimmte Bestellnummernlogik, die Doublettenprüfung oder mathematische Prüfungen („Umgang mit Rundungsdifferenzen“). Die Definition dieser Prüfungen erfolgt dabei in Zusammenarbeit mit dem Empfänger, im Rahmen eines Workshops.

Im nächsten Schritt findet die Konvertierung der Rechnung statt. Insgesamt gibt es eine große Anzahl gängiger Formate und Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch. E-Invoicing-Dienstleister stellen sicher, dass Empfänger Rechnungen immer in ihrem gewünschten Format zugestellt bekommen, unabhängig vom Eingangsformat. So müssen auch Lieferanten nicht unzählige Rechnungsformate parallel erzeugen können. Für die Konvertierung ist oft eine Anreicherung der elektronischen Rechnungsdaten durch den e-Invoicing-Dienstleister notwendig. Ein Beispiel ist das Format EDIFACT, welches besonders im Handel weit verbreitet ist und eine EAN-Nummer auf der Rechnung fordert. Bei Warenrechnungen sind die in der Regel vorhanden, für Dienstleistungsrechnungen müssen allerdings Dummy-EANs erzeugt werden, um den Anforderungen des Formats zu entsprechen.
 Am Ende der Prozesse innerhalb eines Netzwerkes steht die Zustellung der e-Invoice im gewünschten Format in das Finanzbuchhaltungssystem des Empfängers. Idealerweise bietet der ausgewählte Dienstleister Standardschnittstellen zu den gängigsten ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder Sage.

Wer nicht nur den Rechnungseingang optimieren will, sondern die gesamte nachgelagerte Rechnungsverarbeitung automatisieren möchte, findet hier mehr zum Thema Rechnungsautomatisierung und ihrem Mehrwert für die Kreditorenbuchhaltung.
 

Zusatzservices

Die Zusammenarbeit mit e-Invoicing-Dienstleistern gibt Sicherheit hinsichtlich steuerrechtlicher Anforderungen und gewährleistet einen reibungslosen Prozess im Umgang mit verschiedensten Rechnungsformaten. Darüber hinaus können Unternehmen von zusätzlichen Services profitieren. Die Archivierung von Rechnungen oder Kampagnen zur Lieferantenaktivierung entlasten Empfänger. Self-Service-Portale für Lieferanten vereinfachen das Stammdatenmanagement und die Rechnungsverfolgung. Finanzierungsmöglichkeiten über das Netzwerk, wie zum Beispiel Basware Discount, helfen bei der Optimierung des Umlaufkapitals auf Seiten von Lieferanten und von Kunden.

Einen vertieften Einblick, was e-Invoicing-Dienstleister und ihre Netzwerke leisten und worauf man bei der Auswahl achten sollte, gibt Kapitel 4 unseres e-Books „6 Schritte zum e-Invoicing-Erfolg“.