Purchase-to-Pay (manchmal auch Procure-to-Pay) oder P2P wird als Kurzform für den Purchase-to-Pay-Prozess verwendet und bedeutet im wörtlichen Sinn „vom Einkauf bis zur Bezahlung“.
Spricht man von Purchase-to-Pay, sind damit also alle Vorgänge innerhalb eines Unternehmens gemeint, die von der Beschaffung bis zur Bezahlung einer Rechnung abgewickelt werden, angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Im Mittelpunkt all dieser Vorgänge steht die Transaktion der Daten – in Form von Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung etc. – zwischen Kunden und Lieferanten sowie die Prüf- und Freigabeprozesse innerhalb der Unternehmen.
Der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess besteht also aus einer Vielzahl an Einzelvorgängen, die in den unterschiedlichsten Organisationseinheiten eines Unternehmens stattfinden und viele Personen involvieren. Dies macht den Prozess komplex – und bisweilen unübersichtlich. Wird der Prozess von Menschenhand abgewickelt, ist damit ein hoher Zeit- und Personalaufwand verbunden und der Raum für Fehler groß. Ein elektronischer und (teil-)automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess hingegen lässt sich effizient gestalten, minimiert potentielle Fehlerquellen, erhöht die Transparenz im Prozessverlauf und spart alles in allem Kosten. Dafür benötigt man eine Software-Lösung, die nach Möglichkeit den gesamten Prozess nahtlos abbildet. Dies gelingt im Wesentlichen mit 4 Bausteinen.
E-Procurement
In einem elektronischen Einkaufsprozess werden Bedarfsanforderungen über im System integrierte Kataloge generiert. Beim verwendeten System sollte unbedingt auf Benutzerfreundlichkeit geachtet werden, damit es problemlos angenommen wird. Baswares Lösung funktioniert beispielsweise wie ein Online-Shop, so dass jeder Mitarbeiter, der schon einmal ein Buch über das Internet bestellt hat, auch damit zurechtkommt. Im nächsten Schritt wird die Bestellung elektronisch in das System des Lieferanten übermittelt. Sollte dieser nicht in der Lage sein, strukturierte Daten zu empfangen, kann die Bestellung per E-Mail versendet werden. Das Gleiche gilt andersherum auch für die Auftragsbestätigung. Und auch den Wareneingang erfasst das System und gleicht ihn mit Bestellungen sowie Rechnungen ab.
Erfolgt bereits bei der Bedarfsanforderung die Kontierung und Freigabe auf Basis hinterlegter Geschäftsregeln, so kann die Rechnung zur Bestellung im Nachgang automatisch ohne erneuten Freigabeprozess verbucht werden.
Elektronischer Austausch von Dokumenten
Alle im Verlauf des Purchase-to-Pay-Prozesses verwendeten Dokumente sollten zur Kostensenkung auf elektronischem Weg ausgetauscht werden, denn das spart Zeit, Kosten und schont die Umwelt. Das betrifft die Bedarfsanforderung und Bestellung ebenso wie die Bestellbestätigung, Rechnung und ggf. Reklamation. Diese Dokumente können über eine direkte Verbindung zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, was jedoch recht aufwändig ist, oder über ein Transaktionsnetzwerk. Das Basware Network ist ein solches Netzwerk, das zudem offen ist, also alle Sender und Empfänger miteinander verbindet, egal welches Datenformat oder welchen Lösungsanbieter sie verwenden. Im Netzwerk erfolgen unter anderem die Validierung, ggf. Konvertierung, der Transport an sich und die Archivierung der Dokumente.
Rechnungsautomatisierung
Um voll von den Vorteilen eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses zu profitieren, ist es sinnvoll, möglichst viele Schritte im Prozess zu automatisieren. Besonders gut ist das bei der Rechnungsverarbeitung möglich. Das System gleicht zum Beispiel eingehende Rechnungen mit Bestellungen oder Zahlungsplänen und dem Wareneingang ab. Werden Übereinstimmungen gefunden, kann mit Hilfe von im System hinterlegten Regeln bis zur Verbuchung automatisiert verarbeitet werden. Ist kein Abgleich möglich, sucht das System auf der Rechnung nach Referenzpersonen und stößt dann einen Genehmigungsworkflow an. Hier wird zumindest noch zum Teil automatisiert verarbeitet. Nur wenn das System keine Referenz auf der Rechnung findet, greift der Kreditorenbuchhalter ein und stößt den Freigabe-Workflow manuell an, indem er den passenden Ansprechpartner auswählt.
Elektronische Zahlung
Am Ende des Purchase-to-Pay-Prozesses steht die Bezahlung der Rechnung. Hierbei spielen für Unternehmen strategische Überlegungen zum Umlaufkapital eine wesentliche Rolle. Zahlungszeitpunkte und Rabatte sind zwei wichtige Faktoren. Naturgemäß stehen sich das Bedürfnis der Kunden nach langen Zahlungszielen und das der Lieferanten nach frühzeitiger Zahlung gegenüber. Deswegen integrieren einige P2P-Lösungsanbieter diverse e-Payment oder Financing Services ins System, die diesen Konflikt auflösen. Das können Zwischenfinanzierungen für Lieferanten sein oder Dynamic Discounting-Programme, die Kunden einen zusätzlichen finanziellen Anreiz für schnelle Zahlung schaffen.
Da Purchase-to-Pay ein komplexer Prozess ist und die „hohe Schule“ bei der Optimierung von Rechnungsprozessen, ist es durchaus eine Überlegung wert, die einzelnen Teilprozesse nach und nach auf elektronische Verarbeitung umzustellen. In diesem Fall konzentriert man sich am besten zunächst auf das e-Invoicing, also das Senden/Empfangen von elektronischen Rechnungen, und automatisierte Verarbeiten. Während es für e-Invoicing viele Anbieter auf dem Markt gibt, bieten nur wenige Lösungen an, die den gesamten P2P-Prozess abdecken. Auch wenn ein Unternehmen zunächst nur mit e-Invoicing startet, sollte dieser Fakt bei der Auswahl des Anbieters mit bedacht werden.
Warum man über eine Optimierung seiner Prozesse nachdenken sollte, wie man die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsprozess angeht und was es dabei zu beachten gibt, können Sie in diesem Blogbeitrag nachlesen zum Thema „Wie funktioniert Purchase-to-Pay?
Wenn Sie Fragen haben, wie der Purchase-to-Pay-Prozess in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann, zögern Sie nicht, mich über das Kontaktformular anzusprechen.
