Digitalisierte Prozesse und automatisierte Rechnungsverarbeitung helfen der Liquidität der Lieferanten und sichern somit die Lieferkette

In turbulenten Zeiten drohen Beeinträchtigungen in den Prozessen zwischen Kunden, Lieferanten und Partnern. Wenn die Ereignisse uns einholen und sich ihre Auswirkungen bemerkbar machen, ist es das oberste Ziel, die Prozesse am Laufen zu halten. Die schnelle Verarbeitung der Rechnungen und die Zahlungen sind existenziell für die Lieferanten und somit für die Lieferkette. Jörg Schramm, VP Product and Business Management, Continental Europe & UKI bei Basware, erklärt, wie das gelingen kann.

Digitalisierung und Automatisierung helfen die Lieferkette zu sichern

Ab und zu konfrontiert uns das Leben mit Ereignissen, die jenseits unserer Vorstellungskraft liegen, so dass alles, was wir zu wissen glaubten, völlig neu definiert werden muss. Ereignisse, die uns alle plötzlich und schonungslos, aber auch notwendigerweise und kein bisschen zu früh daran erinnern, wie leicht uns die Kontrolle entgleiten kann.

Ein offensichtliches Beispiel dafür erleben wir gerade. Die Fakten sind hinlänglich bekannt, so dass ich mich hier nicht weiter dazu äußern muss.

Aber die derzeitige Situation veranschaulicht drei wesentliche Punkte:

1. wie abhängig Unternehmen von „einfachen“ alltäglichen Prozessen sind, um auf der grundlegendsten Ebene zu funktionieren,

2. wie sehr wir dazu neigen, diese gewöhnlichen Prozesse als selbstverständlich anzusehen.

3. Wenn sich etwas grundlegend auf unsere Geschäftstätigkeiten auswirkt, ist unsere Fähigkeit, schnell und effektiv zu reagieren, entscheidend. Und dieses „etwas“ muss nicht so dramatisch und allumfassend sein wie eine globale Pandemie.

Wie weitreichend diese Reaktionsfähigkeit sein muss, sollte man ebenfalls nicht unterschätzen. Während die Auswirkungen von Betriebsstörungen auf physische und logistische Lieferketten klar sind, übersehen Unternehmen oft, wie stark und wie leicht die Finanzströme betroffen sein können.

Denken Sie an etwas so Simples wie den Empfang von Papierrechnungen oder die physische Anwesenheit eines Kreditorenteams. Wenn sie nicht arbeiten können, sei es aus gesundheitlichen oder anderen Gründen, können die Prozesse, für die sie verantwortlich sind, nicht einfach gestoppt werden. Rechnungen müssen bearbeitet werden. Lieferanten müssen bezahlt werden. Wenn dies nicht geschieht, insbesondere in unwägbaren Zeiten wie jetzt, können die Folgen fatal sein.

Sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Lieferanten bezahlt werden – unabhängig von ihrer Größe

Es gibt bereits Anzeichen dafür, dass bestimmte Lieferanten – vor allem kleinere – schon jetzt mit größeren Schwierigkeiten zu kämpfen haben, manche werden die Krise vielleicht nicht überstehen. Dies stellt allerdings nicht nur für die Unternehmen selbst eine erhebliche Bedrohung dar, sondern auch für die Unternehmen in der weiteren Lieferkette. 

Mehrere große Unternehmen ergreifen daher Maßnahmen, um Lieferanten zu helfen. Die britische Supermarktkette Morrisons hat beispielsweise erklärt, dass er die Zahlungen an seine kleineren Lieferanten angesichts der jüngsten Ereignisse beschleunigt hat. Da gerade kleine Lieferanten in der Regel weit weniger Geld zur Verfügung haben, das sie bei Herausforderungen wie der gegenwärtigen als Puffer einsetzen können, hilft ihnen dieser Schritt, sich über Wasser zu halten.
Schon seit Mitte März werden Unternehmen, deren jährliches Liefervolumen an den Supermarkt den Wert von 1 Mio. Pfund Sterling nicht überschreitet, innerhalb von 48 Stunden statt der bisherigen zwei Wochen bezahlt. Das kommt rund 3.000 seiner kleineren Lieferbetriebe zugute.

Der größte und wichtigste Katalysator, um Wirtschaft und Gesellschaft in Bewegung zu halten, ist das Finanzwesen. Worin liegt also das Geheimnis, trotz der aktuellen Gegebenheiten die Finanzen am Laufen zu halten?

Mit automatisierter Rechnungsverarbeitung die Flexibilität erhöhen

Wenn man langsame, manuelle, papierbasierte Abläufe im Kreditorenprozess digitalisiert, zeigen sich eindeutige und überzeugende Vorteile. Rechnungen elektronisch auszutauschen, zu verarbeiten und zu bezahlen, ist sicherer, einfacher und schneller. Denn es bedeutet weniger Papier, weniger Handhabung von physischen Dokumenten und weniger manuelle Eingriffe. Hier helfen einfache Lösungen für den Empfang von PDF-Rechnungen, um die Risiken in den manuellen Prozessen zu reduzieren. Die meisten Lieferanten können sehr einfach PDF-Rechnungen per E-Mail versenden.

Weitere Vorteile erzielt man durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wie Kontierung, Abgleich und Genehmigung. Agilität und Flexibilität sind die wichtigsten Vorteile, die uns die Digitalisierung und Automatisierung bieten. Unternehmen können basierend auf der gebotenen Transparenz viel schneller Änderungen identifizieren und darauf reagieren. Die Zugriffsmöglichkeiten auf die Anwendungen von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät erhöht die Flexibilität zusätzlich. Das bringt erhebliche Vorteile im Zusammenhang mit schnellen Zahlungen, Sicherung der Liquidität und Arbeitsabläufen. Maschinelles Lernen (ML) und Künstliche Intelligenz (KI) können zusätzlich bei der Priorisierung von Zahlungen und der Verwaltung von Skonti helfen.

Unvorhergesehene Ereignisse gehören einfach zum Leben und natürlich auch zum Geschäftsleben. Automatisierung bietet durch die gebotene Flexibilität eine direkte Möglichkeit, aktiv das Ergebnis von Lieferanten und Kunden positiv zu beeinflussen. Ein entscheidender Punkt in einer solch komplexen Lage, in der wir uns alle gegenseitig helfen müssen.

Kommen Sie wohlbehalten durch diese Krise

Unser Ziel ist es, bei der Sicherung der Lieferketten zu helfen. Wenn Sie interessiert, wie wir helfen können, kontaktieren Sie uns und laden Sie den EIU-Bericht herunter, um Informationen über die neuesten Trends zu erhalten, wie Sie Ihre Organisation flexibler machen.