7 Kennzahlen zur Kreditorenbuchhaltung, die die Aufmerksamkeit Ihres CEOs wecken

CEOs können die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als alleinige Aufgabe des CFO oder Finanzdirektors erwägen, während sie sich auf das Gesamtwachstum und die Unternehmensstrategie konzentrieren. Tatsächlich aber kann die Leistung der Kreditorenbuchhaltung einen deutlichen Einfluss auf das Betriebskapital, die Kosten und die Effektivität des gesamten P2P-Prozesses und die Beziehungen Ihres Unternehmens zu den wichtigsten Lieferanten haben - alles Dinge, die für Ihren CEO genauso wichtig sein sollten wie Umsatz und Gewinn.

Die operative Leistungsfähigkeit, das finanzielle Geschick und das Wissen über die Lieferkette Ihres Unternehmens sind untrennbar miteinander verbunden und stellen eine Quelle für Wettbewerbsvorteile dar. Wenn also Ihr CEO bei der Erwähnung von Zahlungen die Augen verdreht, finden Sie hier sieben KPIs, die ihm einen aussagekräftigen Einblick in den Zustand Ihrer Kreditorenbuchhaltung und deren Einfluss auf das gesamte Unternehmen geben.

Warum sollten Sie Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung verfolgen?

Die Verfolgung von Metriken in der Kreditorenbuchhaltung ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft, aber das ultimative Ziel ist die Messung und Analyse der Ergebnisse zur Verbesserung. Ohne die regelmäßige Verfolgung, Messung und Analyse Ihrer Metriken wird es schwierig sein, Bereiche in der Abteilung zu identifizieren, die Änderungen erfordern.

Die wichtigsten Kennzahlen

In einem Bericht von Ardent Partners aus dem Jahr 2018 wurde festgestellt, dass erfolgreiche Abteilungen von einer automatisierten Rechnungsverarbeitung profitieren, die nicht nur ein strategisches KPI-Tracking, sondern auch eine durchgängige Rechnungsverarbeitung, einen 3-Wege-Abgleich und einen zentralen Ort für Dokumentenmanagement beinhaltet.

Zu den wichtigsten KPIs, für die Optimierung von automatisierter Rechnungsverarbeitung gehören folgende: durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung (nach Typ), erfasste Skonti im Vergleich zu den Bearbeitungszeiten der Rechnungen, verspätete Zahlungen und Mahngebühren, Anzahl der Lieferantenrückfragen, Prozentsatz der durchlaufenden Rechnungen und der ROI der Rechnungsautomatisierung.

Metrik #1 - Durchschnittliche Kosten pro Rechnungstyp

Dies ist eine offensichtliche Messung, wenn es um die automatisierte Rechnungsverarbeitung geht - und doch eine der am schwierigsten zu kalkulierenden, angesichts der Anzahl der beteiligten Schritte. Nicht alle Rechnungen sind gleich: Rechnungen mit Ausnahmen und nicht-bestellbezogene-Rechnungen können durchaus mehr kosten als korrekte, fehlerfreie Rechnungen.  Es kann sehr hilfreich sein, eine Benchmarking-Studie heranzuziehen, die Durchschnitts- und Best-in-Class-Maßnahmen aufzeigt, um festzustellen, wie Ihre Performance bei automatisierter Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu anderen Unternehmen abschneidet. Die potenziellen Einsparungen, die durch Rechnungsautomatisierung erzielt werden können, sind beträchtlich - zwischen 60 und 90 % pro Dokument, je nach Reifegrad Ihrer aktuellen Prozesse.

Kreditoren-Benchmarks - warum ist es wichtig, Benchmarks durchzuführen und zu wissen, wo man steht

Benchmarking im Bereich der Rechnungsautomatisierung ist eine effektive Methode, um zu verstehen, wie gut Ihre Leistung ist. Im Kern geht es beim Benchmarking darum, die eigene Leistung mit der von Mitbewerbern zu vergleichen. Benchmarking beantwortet wichtige Fragen, wie zum Beispiel: Wie steht es um die Automatisierung meiner Rechnungsprozesse jetzt? Wie ist meine aktuelle Performance?

Benchmarking bewertet die verschiedenen Aspekte der aktuellen Kreditoren-Prozesse Ihres Unternehmens und vergleicht sie dann mit den Prozessen von "Best Practice"-Unternehmen.

Metrik #2 - Durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit

Je länger die durchschnittliche Zeit für die Bearbeitung einer Rechnung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung mit arbeitsintensiven, geringwertigen Aufgaben beschäftigt ist, anstatt sich auf strategische, urteilsbezogene Aktivitäten zu konzentrieren. Marktschätzungen variieren je nach Unternehmensgröße und -typ, aber die typische Bearbeitungszeit pro Rechnung in leistungsstarken Abteilungen liegt bei 3 - 4 Tagen, während Verzögerungen durchschnittlich 17 Tage in Anspruch nehmen. Eine Möglichkeit, Genehmigungsengpässe zu beseitigen, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind, ist die Bereitstellung eines mobilen Zugriffs. So können Genehmigungen – ortsunabhängig - beschleunigen können.

Metric #3 - Erhaltene vs. offerierte Skonti

Wenn automatisierte Rechnungsprozesse optimiert sind, können Rechnungen schneller bearbeitet werden, so dass Ihr Unternehmen die Vorteile von Skonti nutzen kann. Behalten Sie den finanziellen Verlust sowie die Anzahl der verpassten Skonti im Auge und erwägen Sie die Verwendung von Ursachencodes, um herauszufinden, wie und warum Sie Skontomöglichkeiten nicht nutzen. Um dieses KPI zu verbessern, suchen Sie nach einer Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die Sie automatisch benachrichtigt, wenn eine Skontofrist abläuft, um eine rechtzeitige Zahlung auszulösen.

Metric #4 - Verspätete Zahlungen und Mahngebühren

Niemand hält sich gerne mit schlechten Nachrichten auf, aber wenn Sie diese Kennzahl ignorieren, ist das ein Risiko. Je höher der Prozentsatz der verspäteten Zahlungen ist, desto mehr Geld verliert Ihr Unternehmen - oft unnötigerweise - durch Gebühren und gesetzliche Zinsen, ganz zu schweigen von der Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens. Auch wenn das Ziel von 100 % pünktlichen Zahlungen ein ehrgeiziges ist, sollten Sie sich nicht scheuen, die Messlatte hoch zu legen - ein guter Ruf für pünktliche Zahlungen kann sich in Bezug auf die Lieferantenbeziehungen und Verhandlungen auszahlen.

Metric #5 - Anzahl der Lieferantenanfragen, Diskrepanzen und Streitfälle

Je niedriger diese Zahl ist, desto besser. Die Bearbeitung von Lieferantenanfragen, Unstimmigkeiten und Streitigkeiten bindet wertvolle Ressourcen, was die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung torpediert. Die Automatisierung von elektronischen Rechnungen sollte den Umfang der erforderlichen Interaktionen mit den Lieferanten reduzieren, indem sie Möglichkeiten zur Entstehung menschlicher Fehler eliminiert und einen einheitlichen Prozess für die elektronische Übermittlung von Dokumenten bereitstellt, was das Risiko von doppelten Rechnungen und Zahlungen senkt.

Metrik #6 - Prozentsatz der durchlaufenden Rechnungen

Ausnahme-Rechnungen erfordern manuelle Nacharbeit, bevor sie genehmigt werden können und führen zu verspäteten Zahlungen, erhöhten Betriebskosten und unzufriedenen Lieferanten, was sie zu einer der größten Reibungspunkte zwischen Kreditorenbuchhaltung und der Einkaufsabteilung macht. Um die „Straight-Through-Processing-Quote“ zu erhöhen, benötigen Sie einen automatisierten Prozess für die Einspeisung von Rechnungen in Ihr System und einen intelligenten Workflow, um die unvermeidlichen verbleibenden Ausnahmen zu bearbeiten (die auf etwa 10 % oder weniger sinken sollten). Validierungsregeln können automatisch angewendet werden, um Ausnahmen auszumerzen, während maschinelles Lernen "intelligente" Empfehlungen für die Hauptbuch-Codierung liefern kann, die der Sachbearbeiter / User einfach überprüft und mit einem einzigen Klick bestätigt.

Metrik #7 - ROI der Rechnungsautomatisierung

Die automatische Rechnungsverarbeitung hinkt oft hinterher, wenn es um die Automatisierung des Cashflow-Zyklus geht. Viele Unternehmen haben ihre Gehaltsabrechnung und Kosten für Spesen besser automatisiert als ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung. Digitalisierung und Optimierung bieten die Echtzeit-Sichtbarkeit und Transparenz, die Ihr CEO benötigt, um strategische Entscheidungen, Effizienz und Wachstum voranzutreiben. Eine Investition in die Rechnungsautomatisierung wird mit ziemlicher Sicherheit zu einer signifikanten Verbesserung all Ihrer KPIs führen. Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten haben, Ihren Business Case numerisch zu begründen, versuchen Sie es mit einem ROI-Rechner, um die potenziellen Einsparungen zu ermitteln und Ihren CEO vom Wert der Automatisierung zu überzeugen.

Während Sie versuchen können, all diese Metriken manuell zu messen und zu überwachen, kann eingebettete Analytik auf der Grundlage der von elektronischen Workflows generierten Daten sofortige, aussagekräftige Erkenntnisse liefern, die Ihnen und Ihrem CEO helfen, den Weg zu finanzieller Agilität und operativer Exzellenz zu beschreiten.

Wie messen Sie die Leistung der Kreditorenbuchhaltung?

Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, haben Sie die Möglichkeit, Ihre KPIs genauer zu verfolgen und Ihre Metriken zu nutzen, um Veränderungen innerhalb Ihrer gesamten Organisation zu beeinflussen. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und die aktive Überprüfung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsmetriken können Sie Fehler erheblich einschränken und Lieferantenanfragen reduzieren.

Wenn es um die Messung der Leistung geht, ermöglicht die Automatisierung die zentralisierte Datenerfassung all Ihrer Zahlungsdaten. Je mehr Sie automatisieren, desto mehr Daten sammelt das System. Mit fortschrittlichen und prädiktiven Analysen erhalten Sie dann einen vollständigen Überblick über das gesamte Ausgabenprofil Ihres Unternehmens, d. h. Sie erhalten einen vollständigen Einblick, Überblick und Rückblick in Ihre Kreditoren-Abläufe.

Kreditorische Metriken - Quick List

1. Durchschnittliche Kosten pro Rechnungstyp

2. Durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit

3. Erhaltene vs. offerierte Skonti

4. Verspätete Zahlungen und Mahngebühren

5. Anzahl von Lieferantenanfragen, Unstimmigkeiten und Streitigkeiten

6. Prozentsatz der durchlaufenden Rechnungen

7. ROI der Rechnungsautomatisierung

Sind Sie bereit, tiefer in das Thema der automatisierten Rechnungsverarbeitung einzusteigen?

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