La facture électronique va devenir progressivement obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, en réception et en émission. Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) vont jouer un rôle clé dans l'application de cette réforme. Basware fait le point sur ce que l’État français exige de ces plateformes et sur les changements que cela implique au sein des grandes entreprises, qui devront être prêtes dès le 1er juillet 2024.
Le modèle en « Y » : un système mixte pour la facturation électronique
Le modèle « Y », qui n’oblige pas les entreprises à utiliser une plateforme publique pour envoyer ou recevoir des factures, a été privilégié par le gouvernement français, contrairement à d’autres pays européens. A compter du 1er juillet 2024, les entreprises assujetties à la TVA pourront donc librement choisir, en émission comme en réception, entre :
- Une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) qui devra avoir été agréée par l’Administration au préalable.
- Le portail public de facturation (PPF), accessible gratuitement par tous les acteurs assujettis à la TVA, émetteurs et récepteurs de factures, qui propose un socle minimal de services aux entreprises privées pour échanger leurs factures électroniques. Ce socle n’est pas adapté pour les entreprises qui gèrent plusieurs centaines voire milliers de factures chaque année, en réception comme en émission.
Quel rôle vont jouer les plateformes de dématérialisation partenaires ?
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) seront gérées par des prestataires de services privés agréés par l’État français pour une durée de trois ans, renouvelable. Elles joueront un rôle central d’intermédiaire entre les entreprises et l’Administration :
- Réception et émission de factures électroniques, et mise à la disposition de celles-ci auprès leurs destinataires ;
- Conversion des factures établies par les fournisseurs dans un format structuré et conforme (UBL 2.1, UN/CEFACT CII ou Factur-X) qui convienne à leurs clients ;
- Garantie de l’intégrité des données des factures, de leur authenticité, de leur lisibilité et de leur exhaustivité à toutes les étapes (durant les échanges, conservation et archivage des factures) ;
- Contrôle de la conformité des factures, des données de transaction et des informations (identité des émetteurs et récepteurs, montants, mentions légales) avant de les transmettre ;
- Extraction et transmission à l’administration fiscale de certaines données des factures (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT et TTC de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué…) ;
- e-reporting : transmission des données des transactions qui ne sont pas concernées par la facturation électronique obligatoire (factures B2C et transfrontalières) à l’Administration ;
- Transmission des données relatives au statut des factures (facture soumise, refusée, rejetée, reçue) et de paiement pour l’ensemble des opérations.
- Envoi des informations de mise à jour de l’annuaire des entreprises au portail public de facturation (PPF).
Quel rôle va jouer le portail public de facturation ?
Au cœur de la réforme, le portail public de facturation (PPF) assurera plusieurs missions :
- Gestion de l'annuaire de toutes les entreprises (privées comme publiques) ;
- Connexion avec l’ensemble des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ;
- Réception des factures électroniques et des données de facturation BtoB pour les transmettre aux autorités fiscales ;
- e-reporting : transmission de données des transactions qui ne sont pas concernées par la facturation électronique obligatoire (factures B2C et transfrontalières) à l’administration fiscale ;
- Réception des informations sur le statut et le paiement des factures.
Flux de factures et de données : récapitulatif des différents cas de figure
Facturation électronique obligatoire : ce qui change pour les entreprises
Pour les grandes entreprises qui sont déjà équipées d’une solution de facturation électronique ou de traitement automatisé des factures fournisseurs, elles doivent vérifier dès à présent que leur(s) fournisseur(s) a (ont) bien entamé les démarches pour se faire agréer par l’Administration en tant que PDP. C’est le cas de Basware, qui est également un membre actif des groupes de travail pour préparer la réforme auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) et du Forum National de la Facturation Electronique (FNFE).
Pour celles qui ne sont pas équipées, elles doivent se préparer à cette réforme dès maintenant afin de se donner tous les moyens de respecter l’échéance du 1er juillet 2024. Le déploiement d’une solution de facturation électronique ou d’automatisation du traitement des factures fournisseurs (AP Automation) s’étalant sur plusieurs mois et impliquant de nombreux services (comptabilité/finance, informatique, service commercial, juridique…), il est recommandé aux grandes entreprises de s’y prendre dès à présent. Idéalement, il est préférable de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire qui sera capable de gérer les deux flux (réception et envoi de factures électroniques), ainsi que le e-reporting, pour diminuer les risques inhérents à la multiplication des fournisseurs.
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