Systèmes Purchase to Pay et ERP : quelles options d’intégration ?

Lors du déploiement d’une solution de Purchase to Pay, l’une des difficultés est de l’intégrer dans un écosystème de systèmes préexistants, et notamment à l’ERP (ou aux ERP) de votre entreprise, afin de permettre l’échange de données en temps réel. Quelles sont les intégrations les plus courantes entre les ERP et les solutions de P2P ? Quelles sont les différentes options techniques pour échanger les données avec d’autres systèmes ? Quelles sont celles qui sont proposées en standard dans la plateforme Basware ? Le point dans ce nouveau billet de blog.

Les principales intégrations systèmes ERP e P2P

Dans son rapport "Quick Answer : What Are the Most Common Integration Scenarios Between Procure-To-Pay and ERP Systems ?", le cabinet d’analystes Gartner® souligne que les intégrations avec d’autres systèmes peuvent complexifier un projet de déploiement d’une solution Purchase to Pay (P2P).

Il liste, par ailleurs, les scénarios d'intégration les plus courants entre les systèmes P2P et ERP :

1. Demande d’achat via un e-catalogue ;

2. Dématérialisation des achats : de la demande d'achat au bon de commande ;

3. P2P : de la demande d'achat au bon à payer, suite au traitement des factures fournisseurs ;

4. Full P2P : de la demande d'achat au paiement des factures.

Le cabinet d’analystes relève que "la majorité des solutions P2P proposent en standard des connecteurs pour faciliter les échanges de données avec les ERP. Ces connecteurs sont performants pour les entreprises disposant de systèmes ERP non personnalisés et à jour. D’autres possibilités d’intégration sont de plus en plus proposées via des API ou des plateformes d’échanges de données hébergées en cloud."

Avec plus de 35 ans d’expérience de déploiements de solutions P2P, les équipes projet de Basware, ou ses partenaires, identifient les méthodes d’intégration les plus adaptées aux besoins et à l’environnement de chacun de nos clients : standard, personnalisées ou via des systèmes partenaires.

Quelles méthodes d’intégration sont proposée par Basware ?

Toutefois, Basware privilégie les intégrations avec d’autres systèmes via des API (application programming interface ou « interface de programmation d'application »). Nos API vous donne la capacité d'échanger des données à n’importe quelle étape du processus P2P, y compris :

• Informations sur l'utilisateur : demandeurs, approbateurs ou toute autre personne qui se connecterait au système.

• Informations sur le fournisseur, y compris le nom, le numéro d'identification et d'autres données telles que les conditions de paiement.

• Informations comptables, qui varient en fonction du scénario d'intégration et des exigences de l'entreprise ou de l'ERP.

• Informations sur l'écosystème : données nécessaires à l'intégration de tous les fournisseurs spécialisés avec lesquels vous travaillez.

Nos API peuvent être utilisées à la fois pour vos processus d'achat et de gestion de vos factures fournisseurs. Elles offrent la flexibilité nécessaire pour vous permettre de traiter vos factures dans Basware P2P puis de transférer les données vers votre système comptable. Grâce à nos API, vous êtes également en mesure d’importer les données de référence (master data) incluses dans vos référentiels de données. Enfin, elles vous donnent également la possibilité de valider automatiquement les factures, que les achats soient effectués dans Basware P2P Purchase ou dans un autre système d'achat.

Reposant sur la norme OpenAPI Specification (OAS), les API proposées par Basware permettent de s’interfacer avec la majorité des ERP, notamment SAP, Oracle et Microsoft. Elles facilitent l’intégration de nos solutions dans des environnements multi-ERP complexes.

A cette heure, nous avons mené des projets d’intégrations avec plus de 220 ERP différents. Cette capacité à s’interfacer avec autant de systèmes tiers a d’ailleurs été saluée dans le 2021 Gartner® Critical Capabilities for Procure-to-Pay Suites.

_{Gartner, Quick Answer: What Are the Most Common Integration Scenarios Between Procure-To-Pay and ERP Systems?, Micky Keck, Keith Guttridge, 22 October 2021.
Gartner, Critical Capabilities for Procure-to-Pay Suites, Micky Keck, William McNeill, Kaitlynn Sommers, Patrick Connaughton, 15 November 2021.
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