Integration von Procure-to-Pay- und ERP-Systemen

Wir leben in einer komplexen Welt, in der viele Unternehmen mit einer Mischung aus alten und neuen Systemen arbeiten. Das ist an sich nicht unbedingt ein Problem, aber die Integration und der reibungslose gemeinsame Betrieb dieser Systeme ist ein Problem. In diesem Blog werden wir die wichtigsten Überlegungen zur Integration von ERP- und Procure-to-Pay(P2P)-Systemen erörtern und erläutern, warum es wichtig ist, sicherzustellen, dass Ihr P2P-Anbieter seine Lösung nahtlos mit Ihren aktuellen und zukünftigen Systemen integrieren kann.

Im Gartner® Report 2021 "Quick Answer: Was sind die häufigsten Integrationsszenarien zwischen Procure-To-Pay- und ERP-Systemen?" heißt es: "Schwierige Integrationen können ein Projekt zur Modernisierung der Beschaffung erschweren. Anwendungsleiter, die für die Beschaffung verantwortlich sind, können das Risiko reduzieren und sich besser auf Procure-to-Pay-Projekte vorbereiten, wenn sie wissen, was die gängigen Integrationspunkte mit ihrem ERP-System sind und wie die Daten und Dokumente fließen werden." Werfen wir also einen Blick darauf, wie Sie das Beste aus Ihren Integrationen machen können.

Was ist eine API und was ist Datenaustausch?

Einfach ausgedrückt, ist eine API die Abkürzung für Application Programming Interface, auf Deutsch Anwendungsprogrammierschnittstelle, d. h. ein definierter Einstiegspunkt in die Anwendung, über den Daten ein- und rausgehen können.

Natürlich hängt der Umfang der Integration von P2P- und ERP-Systemen davon ab, welchen Teil des Beschaffungsprozesses die P2P-Lösung abwickelt", heißt es in dem Gartner-Bericht.

Bei Basware beispielsweise können unsere APIs Daten aus jedem Teilbereich der P2P-Lösung austauschen, einschließlich:

• Benutzerinformationen - für Antragsteller, Genehmigende und alle anderen, die sich in das System einloggen möchten

• Lieferanteninformationen - einschließlich Name, Identifikationsnummer und zusätzliche Standard-Stammdaten wie Zahlungsbedingungen

• Buchhaltungsinformationen - die je nach Integrationsszenario und Geschäfts- oder ERP-Anforderungen variieren

• Informationen aus Ihrem IT-Ökosystem - Daten, die für die Integration mit spezialisierten Anbietern, mit denen Sie zusammenarbeiten, erforderlich sind, um eine Best-of-Breed-Strategie zu unterstützen

Basware APIs unterstützen sowohl Ihre- Einkaufs- als auch Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Rechnungen in Basware P2P zu verarbeiten und sie über eine API an Ihr Buchhaltungssystem zu übertragen. Sie können Stammdaten über einen einzigen Punkt in die Basware-Systeme importieren. Darüber hinaus können Sie Ihre Einkaufs- und Kreditorenprozesse kombinieren, um Rechnungen automatisch zu validieren, unabhängig davon, ob der Einkauf in Basware P2P Purchase oder in Ihrem bestehenden Einkaufssystem erfolgt.

Unsere APIs

• sind flexibel und bieten Lösungen für unterschiedliche Anforderungen

• folgen der OpenAPI-Spezifikation (OAS) und verwenden daher moderne Standardmethoden

• erlauben die Integration mit SAP, Oracle und Microsoft, um integrierte End-to-End-Lösungen mit deren ERP-Systemen zu ermöglichen

• ermöglichen die Integration in komplexe Multi-ERP-Umgebungen

Wie die Integration bei Basware abläuft

Dem Gartner-Bericht zufolge sind die häufigsten Integrationsszenarien zwischen P2P- und ERP-Systemen folgende:

1. „e-Katalog  oder, bei Basware, Marketplace (nur Bestellanforderung)

2. e-Procurement (von der Bestellanforderung bis zur Bestellung)

3. Bestellanforderung bis Zahlungsanforderung [engl. Requisition to OK-to-pay] (von der Bestellanforderung bis zur Rechnung)

4. Vollständiges P2P (von der Bestellanforderung bis zur Zahlung)"

Gartner stellt fest:

"Die gängigen P2P-Systeme bieten eine Vielzahl von Optionen für die Durchführung der in dieser Untersuchung behandelten Integrationen. Viele Anbieter bieten vorgefertigte "Adapter" für bestimmte ERP-Systeme an, um die Integrationsprozesse zu erleichtern. Dies sind ideale Optionen für Kunden mit aktuellen, nicht maßgeschneiderten ERP-Systemen. Es gibt jedoch auch Anbieter, die umfangreiche und dokumentierte API-Integrationspunkte anbieten - und einige stellen sogar Cloud-Integrationsplattformen bereit, um die Integrationsarbeit weiter zu erleichtern."

Unsere Integrationsmethoden umfassen Standardintegrationen, erweiterte kundenspezifische Integrationen und Integrationen von Partnersystemen, um die Anforderungen unserer vielfältigen Kundenbasis zu erfüllen. Die am besten geeignete Integrationsmethode oder Kombination von Methoden wird auf der Grundlage der Anforderungen und Systemumgebungen unserer Kunden ermittelt. Mit den offenen APIs von Basware haben Sie die Kontrolle über Ihre Integrationen, unabhängig davon, ob die Integration von Ihnen oder einem Integrationspartner durchgeführt wird.

Baswares mehr als 35-jährige Erfahrung und die fortschrittliche API-Technologie für Integrationen stellen sicher, dass Sie die Basware-Lösungen problemlos in Ihre bestehende ERP-Landschaft integrieren können. Derzeit sind wir in mehr als 220 ERP-Systeme integriert und wurden außerdem im Jahr 2021 von Gartner® in "Critical Capabilities for Procure-to-Pay Suites" gewürdigt.

Was bedeutet das alles?

Arbeiten Sie mit einem Experten wie Basware zusammen. Wir verfügen über mehr als 35 Jahre Erfahrung in der Perfektionierung unserer Integrationsfähigkeiten, um Ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

_{Gartner, Quick Answer: What Are the Most Common Integration Scenarios Between Procure-To-Pay and ERP Systems?, Micky Keck, Keith Guttridge, 22. Oktober 2021
Gartner, Critical Capabilities for Procure-to-Pay Suites, Micky Keck, William McNeill, Kaitlynn Sommers, Patrick Connaughton, 15. November 2021
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