Kontinuierliche Optimierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung

„Steter Tropfen höhlt den Stein“, sagt der Volksmund. Das gilt auch für die Optimierung Ihrer Rechnungsprozesse. Einen maximalen Level der automatisierten Rechnungsverarbeitung erreichen Sie nicht über Nacht, sondern idealerweise mit einer kontinuierlichen Optimierung basierend auf transparenten, elektronischen Informationen.

Der minimalistische Ansatz

Ungenutztes Einsparpotenzial bei den Rechnungsprozesskosten: 50% Reduzierung möglich vom Scannen und Erfassen von Papierrechnung hin zur echten E-RechnungGerade kleinere Unternehmen beschränken sich auf das Scannen und Erfassen ihrer Papierrechnungen sowie einen elektronischen Genehmigungsprozess und die Archivierung im Dokumentenmanagementsystem.  Damit digitalisieren sie zwar ihre Rechnungen und können auch Einsparungen in Höhe von bis zu 33% erreichen, aber eine echte Transformation ihrer Prozesse ist das nicht. Vergleichbar ist dieser Ansatz mit dem Wechsel in der Musik von der LP zur CD. Sie ändern das Medium, aber nutzen nicht die Möglichkeiten der elektronischen Daten, wie z.B. bei den Streaming-Diensten.  Dabei lassen sich durch echte Transformation weitere 50% Reduzierung bei den Prozesskosten, eine sehr viel höhere Transparenz und größere Flexibilität bei den Zahlungen erreichen.

Der iterative Ansatz

Ablauf der iterativen Optimierung der Rechnungsprozesse - Analyse, Priorisierung, Planung, Umsetzung, Anwendung, AnalyseEine echte Transformation Ihrer Rechnungsprozesse erreichen Sie durch die Umstellung auf e-Invoicing und eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Doch wo und wie fängt man da am besten an?

In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden hat sich ein Weg als optimale Vorgehensweise herausgestellt, um größtmögliche Automatisierung zu erreichen: Mit der Nutzung von Best Practices, also aus der Erfahrung vordefinierten Lösungen,  können Sie nach kurzer Projektdauer (ca. 6 Wochen) schnell mit e-Invoicing starten und sofort von den Vorteilen profitieren. Es stehen Ihnen sofort die aktuellen Daten aller Rechnungen für eine Analyse zur Verfügung. Dies ist die Grundlage für die Transparenz und Identifizierung von Optimierungspotenzialen basierend auf Ihren speziellen Gegebenheiten. Notwendige Optimierungsschritte werden priorisiert und können kurzfristig umgesetzt werden. Die kontinuierliche Datenanalyse dokumentiert dabei automatisch den Erfolg der umgesetzten Maßnahmen. Am Ende der iterativen Optimierung von Rechnungsprozessen sollte das Ziel stehen, dass nur noch wenige Ausnahmen manuell bearbeitet werden.

e-Invoicing und Datenanalyse

Damit man die Daten überhaupt analysieren kann, müssen sie in elektronischer Form vorliegen. Der erste Schritt ist daher, Rechnungen elektronisch zu erfassen. Je mehr man bei der Analyse in die Details gehen will, desto wichtiger wird die Qualität der Daten.

• Beim Scannen von Papierrechnungen erhält man in der Regel nur die Kopfdaten, da das Prüfen von Zeilendaten entsprechend aufwendig und teuer ist.

• Bei elektronischen Rechnungen im strukturierten Datenformat liegen Kopf- und Zeilendaten vor, die auch ohne manuelle Nachbearbeitung zu nahezu 100% korrekt sind.

Deswegen sollte die Umstellung auf e-Invoicing und die kontinuierliche Erhöhung des Anteils elektronischer Rechnungen vorangetrieben werden. Am besten geht dies mit einer gezielten Abstimmung mit den Lieferanten, der sogenannten Lieferantenaktivierung, in einem iterativen Projekt. Zunächst wird der Lieferantenstamm abhängig von Rechnungsvolumen und strategischer Bedeutung analysiert und segmentiert. Die Aktivierung erfolgt dann in mehreren Wellen, wobei der Kommunikationsweg und die geeignete Lösung zum Senden von elektronischen Rechnungen unter Berücksichtigung verschiedener Parameter gewählt wird. Natürlich können Unternehmen mit entsprechenden Ressourcen und Knowhow die Lieferantenaktivierung selber durchführen. Die Erfahrung zeigt aber, dass der Anteil elektronischer Rechnungen deutlich langsamer steigt, wie wenn man das Thema mit einer erprobten und angepassten Aktivierungskampagne durchführt.

Die Datenanalyse erfolgt schließlich durch ein Modul wie z.B. Basware Analytics, das in die e-Invoicing-Lösung integriert ist und vorkonfigurierte, anpassbare Berichte bietet. Neben den wichtigen Kennzahlen gibt es auch entsprechende Berichte zu Prozessausnahmen. So lässt sich leicht herausfinden, welche Prozesse hohe Aufwände verursachen, wie zum Beispiel doppelte Rechnungen oder fehlende Referenzen. Ausgaben können nach Lieferanten gefiltert werden, also Aufschluss darüber geben, wie viel Umsatz Sie mit welchen Lieferanten machen und wie Sie Ihre Zahlungsziele einhalten. Wofür das wichtig ist, darauf gehe ich später noch ein.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung und e-Procurement

Mit der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung müssen Sie nicht warten bis Sie 100% der Rechnungen elektronisch bekommen, sondern können damit bereits mit den elektronischen Daten der gescannten Rechnungen beginnen.

Am einfachsten fängt man mit wiederkehrenden Rechnungen an. Diese kommen in regelmäßigen Abständen, weisen (nahezu) gleiche Beträge auf und beziehen sich auf Verträge, Dauerbuchungen oder Budgets, die bekannt sind. Für diese Rechnungsart können Pläne zur Genehmigung definiert werden. Darin wird festgelegt, in welchem Zeitfenster Sie die Rechnung erwarten, in welchen Wertgrenzen sie sich bewegt, wie die Genehmigungsregeln sind und wie sie kontiert wird. Erfüllt die eingehende Rechnung alle definierten Kriterien, kann sie ganz ohne manuelles Eingreifen verbucht werden.

Ein deutlich höherer Automatisierungsgrad von bis zu 95% kann erreicht werden, wenn Rechnungen mit Bestellungen und dem Wareneingang abgeglichen werden. Dafür muss man auch einen elektronischen Einkaufsprozess verwenden und mit dem Rechnungsprozess integrieren, so dass ein einheitlicher Purchase-to-Pay-Prozess entsteht.

E-Procurement-Lösungen müssen benutzerfreundlich sein, damit sie auch von den Anwendern angenommen werden. Daher sollte das Einkaufserlebnis an die private Erfahrung beim Online-Einkauf anlehnen. Die Bestellung erfolgt daher idealerweise über elektronische Kataloge. Diese enthalten nicht nur Informationen zu den Produkten, sondern auch zu den verhandelten Preisen, allgemeinen Vertragsbedingungen, Produktklassifizierungen und Regeln, wer was bestellen darf. Diese Zusatzinformationen sind für die Analyse und die Rechnungsstellung wichtig. Außerdem garantiert e-Procurement den richtigen Bestellweg auch bei unterschiedlichen Produkten und Services, z.B. interne/externe Kataloge für standardisierte Produkte, Formulare oder Punch-out Kataloge für konfigurierbare Produkte. Die zeitaufwendigen Freitextbestellungen werden somit zu Ausnahmefällen.

Mit einem integrierten e-Procurement-Prozess erhöht man die Datenqualität bereits bei den Bestellungen über elektronische Kataloge. Ein weiterer entscheidender Faktor ist der Austausch elektronischer Dokumente mit den Lieferanten, lange bevor es zur Rechnungsstellung kommt. Damit erfolgt der mehrfache Austausch von Informationen schnell und ohne Fehler durch manuelle Eingaben.  Somit werden die häufigsten Probleme bei der Verarbeitung von Rechnungen und die daraus folgenden Verzögerung bei der Zahlung vermieden.

Flexible Zahlungslösungen

Je höher der Automatisierungsgrad der Rechnungsverarbeitung ist, desto flexibler werden Sie auch mit den Zahlungen.

• Ohne e-Invoicing und Automatisierung liegt die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen bei 25 Tagen.

• Bei gescannten Papierrechnungen kann man auf durchschnittlich 14 Tage Bearbeitungszeit kommen.

In beiden Fällen ist es schwierig bis unmöglich, den Skonto auszuschöpfen.

• Mit e-Invoicing und einem hohen Automatisierungsgrad reduziert sich die Bearbeitungszeit auf durchschnittlich 4 Tage.

Bei einer üblichen Skontovereinbarung von 14 Tagen hat man mit den verbleibenden 10 Tagen ausreichend Zeit, sich zu überlegen, ob man den Skonto nutzen möchte oder nicht.

Neben der festen Skontovereinbarung gibt es weitere Finanzierungslösungen, die eine schnelle Zahlung an die Lieferanten gewährleistet, ohne dass dies zu Lasten des einkaufenden Unternehmens geht. Dynamic Discounting ist nur eine der Finanzierungslösungen, die bei Basware über ein entsprechendes Modul in der e-Invoicing-Lösung aktiviert werden können. Bei der dynamischen Skontierung vereinbaren Käufer und Lieferant die Skontohöhe variabel über den gesamten Zahlungszeitraum. Je schneller bezahlt wird, desto höher sind die Einsparungen. Dies eignet sich am besten für Lieferanten mit mittlerem Rechnungsvolumen.
 Für Lieferanten mit hohem Volumen gibt es unkomplizierte Übergangsfinanzierungen wie z.B. Basware Advance, die durch den Käufer, die Bank des Käufers oder die Partnerbank von Basware geleistet wird. Lieferanten mit kleinem Volumen können von Basware Pay profitieren, einer Art virtueller Kreditkartenzahlung.
Der Vorteil von allen Finanzierungslösungen ist, dass Lieferanten ihr Geld schneller bekommen, ohne dass Sie als Käufer davon Nachteile haben – im Gegenteil. Damit stärken Sie nicht nur Ihre Lieferantenbeziehungen, sondern verlängern auch Ihre Kreditorenlaufzeit. Die Integration in die e-Invoicing bzw. P2P-Lösung vereinfacht überdies die Umsetzung.

Fazit

Eine durchgängig hohe Datenqualität und –transparenz ist die Grundlage für die Identifikation von Optimierungspotenzial in den Rechnungsprozessen. Eine kontinuierliche Optimierung nach Ihren eigenen Prioritäten lässt Sie schließlich zu einem agilen Unternehmen werden, das flexibel auf neue Anforderungen reagieren kann.

Gerne begleiten wir Sie auf diesem Weg mit Rat und Tat – und unseren Lösungen.
Sprechen Sie uns an.

Wie Sie Schritt für Schritt einen integrierten Purchase-to-Pay-Prozess in Ihrer Organisation etablieren, erfahren Sie in unserem „Leitfaden zu vernetztem Purchase-To-Pay“.