Wie funktioniert Purchase-to-Pay? Durchgängige Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung

Ein durchgängig elektronischer Purchase-to-Pay-Prozess bietet Unternehmen viele Vorteile. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Basware den Prozess in seinen Lösungen umsetzt und Unternehmen damit hilft, die Vorteile auszuschöpfen.

Um direkt in das Thema einzusteigen, zeigen wir die Vorteile auf, um die es hier geht:

Verbesserte Kontrolle: In einem elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess ist nur wenig manuelles Eingreifen notwendig. Der Prozess läuft mit Hilfe hinterlegter Daten und Regeln ab. Dies führt zur automatischen Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben und stellt die Auditierbarkeit des Prozesses sicher.
Erhöhte Transparenz: Der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess wird vollständig im System abgebildet und die Daten und Dokumente lassen sich jederzeit einsehen. Es besteht also uneingeschränkte Nachvollziehbarkeit über den Prozessstatus einzelner Dokumente. Zudem erhalten Sie auf Knopfdruck kinderleicht einen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens.
Deutliche Einsparungen: Einsparungen können auf verschiedene Weise erzielt werden. Prozessaufwände werden durch die Digitalisierung und Automatisierung einzelner Prozessschritte erreicht. Dadurch verkürzen sich die Durchlaufzeiten, Prozess werden insgesamt beschleunigt und die Ausschöpfung der Skontonutzung lässt sich signifikant verbessern.

Was bietet Basware nun, um Unternehmen beim Ausschöpfen dieser Vorteile zu unterstützen? Die kurze Antwort: Eine Lösung für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Die einzelnen Module umfassen die elektronische Beschaffung, den elektronischen Austausch von Dokumenten sowie die Rechnungsautomatisierung. Darauf möchte ich im Folgenden näher eingehen.

Elektronische Beschaffung oder eProcurement

Basware hat bei seiner Lösung für die Beschaffung vor allem auf eines geachtet: Usability. Das heißt, dass die Anwendung eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche mit guter Suchfunktion hat und wie ein Online-Shop funktioniert. Wer in der Lage ist, online ein Buch zu bestellen, der wird auch kein Problem haben, dieses System zu benutzen. Eine zusätzliche Unterstützung bietet dabei die Guided-Buying Funktion, durch die Ihre Mitarbeiter intuitiv zu den benötigten Produkten oder Produktgruppen geführt werden. Dabei werden alle Prozessschritte in der Beschaffung elektronisch abgebildet.

a) Generierung der Bedarfsanforderung: Die Bedarfsanforderung kann über interne und externe Kataloge generiert werden oder auch mit Hilfe einer Freitextbestellung, falls der benötigte Artikel in den Katalogen nicht vorhanden ist. Komfortabel sind Bestellungen über Favoritenlisten oder Bestellvorlagen, die zum Beispiel für neue Mitarbeiter, die anfangs immer dieselben Dinge benötigen, anlegt werden können. Mit nur einem Klick ist dabei alles im Warenkorb und auch der passende Freigeber wird automatisch ermittelt.

b) Kontierung: Während der Bedarfsanforderung erfolgt bereits die Kontierung auf Basis hinterlegter Kontierungs- und Geschäftsregeln. Die Rechnung zur Bestellung kann dadurch im Nachgang automatisiert verarbeitet werden.

c) Freigabe: Baswares Lösung für elektronische Beschaffung steuert je nach Warengruppe oder Schwellenwert den passenden Freigeber an. Der Freigeber hat zudem die Möglichkeit die Freigaben mobil und von unterwegs über den Browser zu erteilen. Individuelle Workflows für sensible Produkte, wie z.B. chemische Produkte, können dabei ebenso wie Freigabelimits berücksichtigt werden. Die Freigabe kann abschließend sowohl auf Positions- oder Kopfebene erfolgen.

d) Bestellung und Auftragsbestätigung: Die Bestellung wird elektronisch, z.B. im XML-Format, direkt in das System des Lieferanten übermittelt. Sollte dieser nicht in der Lage sein, strukturierte Daten zu empfangen, kann die Bestellung per E-Mail oder das Basware Portal versendet werden. Das gleiche Prinzip gilt für die Auftragsbestätigung.

e) Wareneingang: Das System ist in der Lage mit Voll- als auch Teillieferungen umzugehen und den Wareneingang entsprechend zu erfassen. Ein Mangel in der Lieferung oder der Ware lässt sich ebenfalls erfassen und stellt die Grundlage für eine Reklamation dar.

Neben den allgemeinen Vorteilen eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses, bietet eProcurement spezielle Vorteile wie die Reduktion des „ungenehmigten“ Einkaufens (auch Maverick Buying genannt) bei nicht-strategischen Partnern. Durch die Einhaltung Ihres individuellen Bestellprozesses erhalten Sie bessere Lieferantenkonditionen durch höhere Abnahmemengen bei Ihren vereinbarten Lieferanten und stärken die Lieferantenbeziehung.

Elektronischer Austausch von Dokumenten

Sowohl die Bestellung als auch die Bestellbestätigung und die Rechnung werden in einem elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess natürlich elektronisch ausgetauscht. Plattform dafür ist bei Baswares Lösung das Basware Netzwerk. Dort erfolgen unter anderem die Validierung, der Transfer, ggf. Konvertierung und die Archivierung der Dokumente. Lieferanten können auf unterschiedliche Art und Weise angebunden werden und entsprechend ihre Rechnungen auf verschiedenen Wegen senden. Durch den flexiblen Aufbau können Sie für jeden Lieferanten den passenden Eingangskanal definieren:

Scan: Papierrechnungen werden eingescannt, digitalisiert, validiert und im gewünschten Format an den Empfänger übermittelt.
PDF per E-Mail: Die Rechnung wird elektronisch per E-Mail an das Basware Netzwerk geschickt und wird dort in ein strukturiertes Datenformat umgewandelt. Basware bietet diesen Prozess über ein lieferantengestütztes Mapping ohne die Nutzung von OCR an.
Lieferantenportal: Besonders geeignet für kleinere Lieferanten, um ihre wenigen Rechnungen manuell im Portal einzugeben und direkt an den Empfänger übermitteln zu können
„Echte“ elektronische Rechnung: Rechnungen werden vom Lieferanten im strukturierten Datenformat erzeugt und mit oder ohne Konvertierung in das ERP-System des Empfängers zugestellt. (Hier erfahren Sie mehr darüber, was echte elektronische Rechnungen sind).

In Absprache mit den Kunden übernimmt Basware selbstverständlich auch die Aktivierung der Lieferanten und erstellt dabei ein individuelles Konzept zur Ansprache der Lieferanten.

Rechnungsautomatisierung

Um voll von den Vorteilen eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses zu profitieren, ist es sinnvoll, möglichst viele Schritte im Prozess zu automatisieren. Im Fall der Rechnungsverarbeitung versucht das System dies, indem es eingehende Rechnungen auf bestimmte Referenzen prüft, die dann eine weitere automatische Verarbeitung ermöglichen. Zunächst ist das der Abgleich mit Bestellungen für einmalige Rechnungen oder Zahlungsplänen für wiederkehrende Rechnungen. Werden Übereinstimmungen zu einer Bestellung oder eine Regel zu einer Rechnung ohne Bestellbezug gefunden, kann der Abgleich, sowie die Kontierung bis hin zur Verbuchung automatisiert erfolgen. Ist kein Abgleich möglich, sucht das System auf der Rechnung nach Referenzpersonen, Projektnummern etc. und stößt dann einen Genehmigungsworkflow an. In so einem Fall wird zumindest noch zum Teil automatisiert verarbeitet. Nur wenn das System keine Referenz auf der Rechnung findet, ist eine manuelle Verarbeitung notwendig. Doch selbst dann können noch einzelne Schritte, wie z.B. die Kontierung mittels SmartCoding, automatisiert erfolgen.

Die Vorteile der Rechnungsautomatisierung liegen auf der Hand. Menschliche Fehler und Aufwände können deutlich reduziert werden, da manuelles Eingreifen nur noch in Ausnahmefällen erfolgt. Durch eine höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit wird eine schnellere Zahlung ermöglicht. Skonti können somit systematisch genutzt und Mahngebühren gezielt vermieden werden.

Auswertungen und Analysen

Basware Analytics ist unsere Business-Intelligence-Lösung, die über das gesamte System gelegt wird und Ihnen einen vollumfänglichen Überblick über Ihren gesamten Purchase-to-Pay Prozess ermöglicht. Mit Basware Analytics können Rechnungs- und Bestelldaten visualisiert und kompakt auf Dashboards dargestellt werden. So können Sie schnell und unkompliziert Kennzahlen abrufen, z.B. wie viele Rechnungen elektronisch empfangen und wie viele automatisch verarbeitet werden. Zudem beantwortet Basware Analytics zahlreiche Fragen zu den Unternehmensausgaben und den Unternehmensfinanzen im Allgemeinen: