Wie funktioniert e-Invoicing?

Wie e-Invoicing eigentlich funktioniert und was es zu beachten gibt, erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

E-Invoicing, auch elektronische Rechnungsstellung genannt, ist der elektronische Versand strukturierter Rechnungsdaten von Lieferanten an Käufer, die diese dann automatisiert weiterverarbeiten können. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt entweder direkt zwischen Sender und Empfänger oder über ein e-Invoicing-Netzwerk. An die Stelle eines langsamen und fehleranfälligen Übertragungs- und Verarbeitungsprozesses mittels Papierrechnungen tritt somit ein effizientes und umweltfreundliches elektronisches Verfahren. Neben Zeit und Papier sparen sowohl Sender als auch Empfänger mit e-Invoicing vor allem Kosten. 

Werden PDF-Rechnungen per E-Mail versendet, gilt dies vor dem Gesetz zwar als elektronische Rechnung und auch den Papierverbrauch kann man damit reduzieren, jedoch ist das kein echtes e-Invoicing. Denn PDF-Rechnungen müssen ebenso wie gescannte Papierrechnungen mittels OCR erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden – ein zeitintensiver Prozess, der häufig manuelles Eingreifen erfordert. Somit profitiert man auch nicht vollumfänglich von den Vorteilen des e-Invoicings.

Und wie funktioniert das nun genau mit dem e-Invoicing?

Prinzipiell gibt es drei Möglichkeiten:

1. Sender – Empfänger: Der Sender erzeugt in seinem Abrechnungssystem eine elektronische Rechnung und übermittelt diese über eine Datenverbindung direkt an den Empfänger (EDI-Verfahren). Dafür sind im Vorfeld genaue Absprachen zwischen Sender und Empfänger bezüglich des Rechnungsformats und Übertragungsstandards notwendig. Außerdem müssen die erforderliche Software und Schnittstellen zu den Abrechnungssystemen implementiert werden. Diese Variante lohnt sich in der Regel nur für größere Unternehmen, die regelmäßig viele Rechnungen miteinander austauschen, da der Einführungsaufwand hoch ist und größere Eingriffe in die bestehende IT-Landschaft notwendig werden.

2. Sender – Netzwerk – Empfänger: Einfacher und schneller kommt man ans Ziel, wenn man zur Übermittlung der elektronischen Rechnungen auf das e-Invoicing-Netzwerk eines Dienstleisters zurückgreift. In diesem Fall müssen keine oder nur geringe Anpassungen der IT-Landschaft erfolgen, so dass diese Variante auch für kleine und mittlere Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen geeignet ist. Der Sender kann die Rechnungsdaten als pdf per E-mail, per Druckdatenstrom oder als echte e-Invoice an das Netzwerk senden. Dafür muss lediglich ein Druckertreiber, ein Software-Client oder eine Schnittstelle implementiert werden. Nutzt man den Zugang über ein Online-Portal, in das man seine Rechnungen direkt eingibt, benötigt man sogar nur einen Internetzugang. Der Dienstleister übernimmt dann je nach Eingangsformat das Auslesen, Konvertieren und Validieren der Rechnungsdaten und stellt sie dem Empfänger im gewünschten Format zu.

3. Sender – Netzwerk des Senders – Netzwerk des Empfängers – Empfänger: Arbeiten Empfänger und Sender mit unterschiedlichen Dienstleistern für das e-Invoicing zusammen, ist das bei der Nutzung von offenen Netzwerken, wie das Basware Network eines ist, kein Problem. Denn dann kann man das eine Netzwerk einfach an das andere anbinden, sofern sie nicht ohnehin schon miteinander verbunden sind. Dabei greift das sogenannte Roaming-Verfahren. Ein vom Verband elektronische Rechnung (VeR) erarbeiteter Übertragungsstandard stellt dabei die Interoperabilität zwischen den beiden Dienstleistern sicher. Über das Basware Network sind bereits über eine Million Unternehmen in mehr als 100 Ländern verbunden. Darüber hinaus ist Basware zum Beispiel mit über 200 anderen B2B-Netzwerken und e-Invoicing-Anbietern verbunden, so dass sich durch das Roaming-Verfahren die Reichweite nochmal um ein Vielfaches erhöht

Im Rahmen der letzten beiden Möglichkeiten gibt es natürlich zahlreiche Spielarten, wie der Sender die Rechnung erzeugt und an das Netzwerk übermittelt, welche Dienstleistungen der Provider im Netzwerk übernimmt oder auf welche Art und in welchem Format die Rechnungen an den Empfänger zugestellt werden. Dadurch kann flexibel auf die Bedürfnisse von Unternehmen aller Art und jeder Größe eingegangen werden.

e-Invoicing ermöglicht den Anwendern erhöhte Transparenz durch einen einfacheren Zugang zu Rechnungsdaten und die Reduzierung von Fehlern durch weniger manuelle Intervention. Die Laufzeiten von Rechnungen werden deutlich verkürzt, rechnungsbezogene Kommunikation vereinfacht und letztlich Käufer-Lieferanten-Beziehungen gestärkt. Beide Seiten können durch e-Invoicing von Kosteneinsparungen zwischen 40% und 90% profitieren.

Sie wollen mehr über die verschiedenen Spielarten des e-Invoicing erfahren und wie speziell Ihr Unternehmen davon profitieren kann?
Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.