Processus Procure-to-Pay : pourquoi utiliser une solution P2P complémentaire à votre ERP?

L’automatisation des processus procure-to-pay est un levier reconnu pour accompagner la croissance des entreprises. Mais encore faut-il avoir la technologie adéquate. Nous observons que l’ERP est parfois mis en concurrence avec des solutions procure-to-pay dédiées. Si l’ERP est essentiel au pilotage d’une entreprise, il ne peut remplacer la puissance d’automatisation, la richesse fonctionnelle, la simplicité d’utilisation d’une solution P2P.

Loin d’être concurrents, ERP et technologies P2P se complètent.
Voici 3 raisons de choisir une solution P2P pour gérer et analyser vos dépenses.

1. Bénéficier de fonctionnalités spécifiques, non disponibles dans un ERP

Les fonctionnalités natives à une solution P2P permettent une gestion plus efficace et contrôlée des dépenses. Cela inclut : la possibilité de faire des demandes d’achat à travers plusieurs canaux, la réception multicanal des factures, l’automatisation avancée de tâches complexes ou chronophages, l’amélioration de la collaboration, l’accès aux données sur mobile, etc. Vous trouverez ci-après un aperçu des fonctionnalités clés intégrées à une solution procure-to-pay.

• Une expérience d’achat de type e-commerce et conviviale : la simplicité d’utilisation d’une solution P2P est un vecteur d’adhésion auprès des utilisateurs. Lorsqu’ils peuvent facilement commander leurs biens et services, c’est toute une organisation qui en bénéficie : gain de temps, augmentation des achats en faveur des articles référencés, réduction des dépenses sauvages, application de la politique d’achat, augmentation des opportunités de négociation auprès des fournisseurs grâce à un effet d’économie d’échelle, meilleure visibilité sur les dépenses.

• Une marketplace facile à mettre à jour : les outils permettent de mettre à jour régulièrement les catalogues fournisseurs pour proposer en continu les meilleurs produits et prix, et cela en minimisant les interventions manuelles qui incombent à la direction des achats.

• L’accès à des catalogues externes (dits Punch-Out) : ils viennent enrichir la marketplace en proposant d’autres choix de marchandises ou de fournitures. Ces catalogues externes sont accessibles depuis la solution P2P, ils ont été validés et négociés par la direction des achats, les dépenses restent par conséquent sous contrôle.

• Le contrôle du budget : les approbateurs sont informés de l'impact des demandes sur leurs budgets, avant que ces achats ne soient effectués.

• La réception multicanal des factures (Pdf email, EDI/XML, portail key-in, Scan) : une solution de facturation multicanal, capable de s’adapter aux besoins et capacités des fournisseurs, accélère le taux de dématérialisation des factures et réduit les tâches administratives inhérentes au traitement papier.

• Une puissance inégalée d’automatisation de la comptabilité fournisseurs : le traitement de l’intégralité des factures entrantes, l’extraction automatique des données, les rapprochements commandes-factures-réception complexes, la gestion simplifiée des litiges, l’imputation automatique des factures sans commande, la mise en place de plan de paiement pour les factures récurrentes, etc, sont autant de fonctionnalités qui contribuent à fluidifier un processus, à réduire les délais et à augmenter les capacités de traitement d’un service de comptabilité fournisseurs.

• La visualisation et le reporting des données P2P : les directions achats et financières peuvent visualiser les performances du processus P2P de façon granulaire, identifier les goulots d’étranglement, les besoins en trésorerie, et s’appuyer sur des analyses prédictives. Sur la base de données consolidées et visibles, elles peuvent engager des actions d’amélioration.  

2. S’appuyer sur un réseau commercial ouvert

Un réseau commercial ouvert, tel que le Basware Network, est un écosystème de sociétés connectées réunissant acheteurs et fournisseurs. A partir de ce réseau, les entreprises peuvent échanger au format électronique et suivre de façon sécurisée et en temps réel leurs commandes, factures, avoirs et tout autre document financier.

Le Basware Network rassemble plus d’un million d’acheteurs et de fournisseurs actifs, des entreprises multinationales, des entreprises locales, et aussi, de nombreuses organisations du secteur public. Il est connecté à plus de 220 autres réseaux. Outre la simplification des transactions, il facilite la collaboration avec des partenaires commerciaux situés partout dans le monde.

Lorsque le Basware Network est connecté à une solution procure-to-pay, l’entreprise améliore l’efficacité de toute sa chaine financière !  

3. Intégrer plusieurs ERP ou systèmes comptables

Il est fréquent que les entreprises s’appuient sur un système d’information composé de plusieurs ERP et/ou systèmes comptables. Cette pluralité n’est pas un frein à une gestion uniforme et contrôlée des dépenses, si tant est que ces différents systèmes puissent s’échanger automatiquement des données.

La solution P2P de Basware s’interface de façon transparente à plus de 250 systèmes ERP sans qu’il soit nécessaire de solliciter vos équipes informatiques ni l'aide d'un prestataire tiers. Cette capacité d’intégration, considérée comme la plus aboutie du marché dans le rapport Critical Capabilities 2019 pour les suites Procure-to-Pay de Gartner, simplifie la gestion des dépenses à l’échelle de toute une entreprise et offre un véritable gain de temps et d’efficacité.   

Vous souhaitez en savoir plus ?

Consultez notre fiche comparative Basware versus les ERP et n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d’information sur les solutions de Basware.