Ihr Vorgesetzter gibt Ihnen folgende Aufgabe: Finden Sie eine Lösung, um die Beschaffungs- und Rechnungsprozesse zu automatisieren, denn es wird höchste Zeit den Procure-to-Pay-Prozess elektronisch zu gestalten. Nun stellen Sie sich die Frage, ob das nicht auch Ihr ERP-System kann. Brauchen Sie wirklich eine eigene Lösung dafür? Die Antwort lautet ganz klar: JA!
Warum sind wir da so sicher? Natürlich könnten Sie erstmal versuchen, mit Ihrem ERP-System Ihren Procure-to-Pay-Prozess zu automatisieren. Sie könnten ebenso den Griff eines Schraubendrehers als Hammer verwenden. Es ist nur einfach nicht das passende Werkzeug für die Aufgabe.
Ihr ERP-System wird Ihnen nicht die Ergebnisse liefern, welche die P2P-Automatisierung hervorbringen kann – und die Ihr Chef vermutlich erwartet. Und dafür gibt es Gründe.
1. Sie brauchen spezielle Funktionalitäten, die in ERP-Systemen nicht vorgesehen sind
Es gibt bestimmte Funktionen, die unabdingbar sind, um den Procure-to-Pay-Prozess effizienter zu gestalten. Und die sind in vielen ERP-Systemen schlichtweg nicht vorhanden:
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Ein Einkaufserlebnis, das an das erinnert, was wir als Endverbraucher kennen, und was sich nahtlos in unseren Arbeitsalltag einfügt. So soll die Hürde, das System für die Beschaffung zu nutzen, gesenkt und damit die Einhaltung von definierten Prozessen erhöht werden. Und die Einkaufsabteilung wird von der lästigen Aufgabe befreit, das Unternehmen in dieser Hinsicht zu kontrollieren.
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Eine Funktion für Katalogmanagement, mit der die Lieferantenkataloge immer aktuell gehalten werden und man von allen Produkten und besten Preisen profitieren kann, ohne manuelles Zutun des Einkaufs.
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Die Möglichkeit, externe Kataloge einzubinden, so dass die Kollegen eine noch größere Auswahl an Produkten haben, die sie anfordern können – wie bei bekannten Online-Versandhändlern.
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Budgetabgleiche, mit denen Genehmiger vorab darüber informiert werden, welche Auswirkungen der Kauf auf ihr Gesamtbudget hat.
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Scan & Capture, um alle Rechnungen ohne manuelles Zutun elektronisch zu empfangen, auch wenn Lieferanten noch Papierrechnungen schicken.
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Rechnungsautomatisierung für die nahtlose Verarbeitung ALLER Rechnungsarten in der Kreditorenbuchhaltung, seien es Papierrechnungen, elektronische, EDI/XML, PDF-Rechnungen, etc. – mit und ohne Bestellbezug, für direkte oder indirekte Ausgaben.
2. Sie brauchen ein offenes Handelsnetzwerk
Einer der größten Vorteile, wenn Sie P2P mit einem spezialisierten Anbieter automatisieren, ist die Welt, die sich Ihnen beim elektronischen Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und anderen Finanzdokumenten über ein offenes Netzwerk eröffnet. In einem solchen Umfeld können Sie Informationen in Echtzeit austauschen und damit die Lieferantenanbindung, echtes e-Invoicing, Katalogmanagement, Lieferantenverifikation und vieles mehr unterstützen.
Sie können handlungsrelevante Einblicke und Analysen heranziehen, um den Erfolg Ihrer Maßnahmen zu messen und mit anderen Unternehmen abzugleichen. Ein offenes Netzwerk wie Basware bietet auch einige richtig innovative Möglichkeiten wie Dynamic Discounting, um das Umlaufkapital Ihres Unternehmens und das Ihrer Lieferanten zu optimieren.
3. Sie brauchen Integrationsmöglichkeiten mit mehreren Backoffice-Systemen
Wie in vielen anderen Unternehmen verwenden vermutlich auch Sie mehrere ERP- und Backoffice-Systeme. Um wirklich den Überblick über alle Unternehmensausgaben zu erhalten und die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung effizient zu gestalten, müssen diese Systeme Daten untereinander austauschen. Und das sollte nicht über einen manuellen Datenexport – und import geschehen. Wenn Sie das Maximum aus Ihrer Investition rausholen wollen, sollten Sie sich für eine Procure-to-Pay-Lösung entscheiden, die Schnittstellen zu über 250 ERP-Systemen hat. Ihr Leben wird so viel einfacher werden.
Wollen Sie mehr erfahren?
Wir haben bisher nur an der Oberfläche gekratzt. Bei der Suche nach und Auswahl von der richtigen Procure-to-Pay-Lösung, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht, gibt es einige Kriterien zu beachten. Die gute Nachricht ist, Basware kann Ihnen helfen. Erfahren Sie mehr darüber mit unserer Basware vs. ERP-Checkliste oder kontaktieren Sie uns.
