La comptabilité fournisseurs, 1ère étape de l'automatisation

L’automatisation du cycle Purchase-to-Pay (P2P) est un enjeu d’efficacité partagé par de nombreuses entreprises. Pour autant, engager la transformation globale du processus n’est pas la seule option. En effet, débuter par l'automatisation de la comptabilité fournisseurs offre un retour sur investissement rapide et important, et constitue un puissant levier pour assurer les autres phases de la transformation du processus Purchase-to-Pay.

Un déploiement P2P global souvent source d’effets non désirés

Coûts additionnels, projets complexes ou gestion de projet délicate, un séminaire en ligne organisé avec l’Institute of Finance & Management (IOFM) a récemment mis en lumière les difficultés récurrentes qui adviennent lors du déploiement d’une solutions P2P complète d’une seule traite.

Une fois la solution déployée, les entreprises sont susceptibles de rencontrer des obstacles liés à l'adoption : les salariés n’utilisent que peu ou pas le nouvel outil, et lorsque son interface utilisateur est complexe ou peu intuitive, il est fréquent qu’ils peinent à s’en servir. Ils renouent alors avec leurs anciennes habitudes (travail hors ligne, recours à Excel pour l’organisation et l’analyse des données), rendant ainsi le retour sur investissement recherché par le déploiement de l'outil P2P quasi impossible.

Une solution P2P complète mise en œuvre de façon imparfaite peut, au lieu des gains d’efficacité escomptés, se transformer en un véritable casse-tête. L’un des principaux écueils du déploiement tient souvent au fait que le P2P relève de deux fonctions vitales au sein de l’entreprise : la finance et les achats et qu’il peut exister un manque de clarté ou de consensus quant au service qui sera effectivement responsable du projet. Les freins à l'adoption et les coûts imprévus peuvent accentuer ce fossé. L’absence de coopération associée à un trop faible soutien de la direction risquent de nuire aux performances attendues.

Première étape : l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet de diminuer les opérations manuelles qui mobilisent des ressources essentielles pour l’entreprise. Elle requiert une intervention réduite du service informatique et peut être déployée aisément afin de bénéficier :

• D’un retour sur investissement rapide

• De gains d’efficacité opérationnelle immédiats

• D’un contrôle accru en périodes difficiles.

4 processus que la comptabilité fournisseurs peut automatiser immédiatement

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs désigne le recours à des outils digitaux afin d’augmenter au maximum le volume de factures traitées sans intervention manuelle. Une entreprise pourrait ainsi atteindre jusqu’à 95 % de factures traitées sans aucune intervention humaine. L'automatisation des 4 étapes suivantes peut contribuer de façon significative à résoudre les problèmes couramment rencontrés dans les déploiements P2P :

1. RÉCEPTION DES FACTURES : consolider au sein d'un système centralisé la réception de toutes les factures fournisseurs, quel que soit leur format : EDI, véritables factures électroniques, PDF adressés par e-mail ou encore factures papier.
2. CAPTURE DES DONNÉES : traiter toutes les factures pour en extraire les informations utiles, y compris via l'océrisation des factures papier, et stocker les données dans le système.
3. VALIDATION ET APPROBATION : confirmer l’exactitude des données extraites et les comparer aux données des documents de référence (par exemple, en rapprochant les factures avec les bons de commandes et les bordereaux de livraison de marchandises), puis les imputer avant approbation.
4. RÈGLEMENT : mettre en paiement une facture ou signaler un problème (double facturation notamment) afin de corriger la facture avant règlement.

3 défis relevés par l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Défi n° 1 : gagner en visibilité sur vos achats et votre base fournisseurs

Lorsque vous disposez de 100% de factures au format digital et que vous les stockez au sein d’un seul système, vous êtes en mesure d’analyser leur contenu. Cette visibilité vous fournit de multiples éclairages sur les pratiques d'achat de votre entreprise et vous permet ainsi d’identifier les axes de perfectionnement. Une meilleure visibilité sur vos dépenses peut vous aider à rationnaliser vos actions en matière d’approvisionnement et à prioriser certains articles ou catégories. Cela peut générer de nouvelles économies et garantir que les biens et services nécessaires à votre entreprise seront bien disponibles dans les catalogues lorsque vous déploierez à terme une solution d’e-procurement.

Défi n° 2 : identifier des sources d'économies ou des gains d'efficacité

Le principal avantage de l'automatisation de la facturation réside dans la réduction des tâches manuelles et répétitives qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Les économies réalisées permettront ainsi d’investir dans d’autres solutions pour compléter le déploiement P2P. Découvrez comment Heineken a amélioré les délais de traitement des factures de 95 % dans l’étude de cas qui lui est consacrée.

Défi n° 3 : amorcer une dynamique de transformation de l’ensemble de votre processus P2P

En obtenant les premières améliorations opérationnelles et économies grâce à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, les managers disposent d’une dynamique favorable pour mener à bien les autres étapes de leur projet P2P, et créent ainsi un sentiment de responsabilité partagée entre le département des achats et la fonction finance. L’objectif est de travailler de façon collaborative afin de prouver à la direction la valeur d'une automatisation plus poussée du cycle P2P.

Priorité à l’automatisation pour plus de flexibilité

Dans les moments difficiles, les processus, la performance, les clients, les fournisseurs comme les partenaires sont affectés. Face à l'incertitude il est essentiel de veiller à la trésorerie de l’entreprise pour assurer la continuité de l’activité. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs est essentielle  pour y parvenir.

Supprimer les processus manuels et papier, aussi chronophages que fastidieux, du cycle de la comptabilité fournisseurs afin d’opter pour un traitement digitalisé présente des avantages clairs et incontestables. L'envoi et le traitement des factures jusqu’à leur mise en paiement par voie électronique sont plus faciles et rapides. Les différentes étapes telles que l'acheminement, l’imputation, le rapprochement et les approbations bénéficient de cette automatisation.

L'agilité et la flexibilité sont d'autres avantages essentiels de la digitalisation et de l'automatisation. Lorsque le système fonctionne correctement, les équipes de la Direction financière peuvent travailler de n'importe où, à n'importe quel moment et depuis n'importe quel appareil. Autant d'atouts pour le traitement des factures fournisseurs, la gestion de trésorerie et le suivi des workflows. Par ailleurs, les dernières innovations réalisées via le Machine Learning (ML) et l'Intelligence Artificielle (IA) permettent de hiérarchiser les mises en paiement et de gérer des remises en cas de paiements anticipés. Pour en savoir davantage, consultez notre séminaire en ligne « Webinar Machine Learning, vers l’automatisation du processus de la comptabilité fournisseurs ».

L’existence des entreprises est émaillée de nombreux imprévus auxquels l'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet d’apporter des solutions. Elle constitue une démarche essentielle dans une période aussi complexe que la nôtre.      

La clé du succès ? La collaboration entre la Finance et les Achats

La Direction des achats souhaite digitaliser ses activités tandis que la Direction financière entend accroître les marges et diminuer les risques. Or, tous ces objectifs peuvent commencer à être atteints grâce à l'automatisation et, plus précisément, en accordant la priorité à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs.

Nous observons régulièrement dans la conduite d’un projet qu’il est difficile de déterminer le responsable de l'ensemble du processus d'adoption : est-ce la Direction financière ou les Achats ? Bien que les deux jouent un rôle essentiel dans les procédures d'achat et de paiement, il peut être complexe de définir qui en est le responsable. Et lorsque vous accordez la priorité à la comptabilité fournisseurs, quel est le meilleur moment pour digitaliser les autres volets du cycle P2P ?

Cela signifie donc que la collaboration et l'alignement entre les deux fonctions sont essentiels et que les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs doivent partager leur réussite et réaffirmer en permanence les avantages ci-dessus. Tous les services tireront profit de l'automatisation. Il est donc capital de fixer des objectifs en amont et de communiquer les progrès réalisés tout au long du parcours pour une mise en œuvre réussie.

Ouvrir la voie à un déploiement P2P plus aisé

Grâce aux données, aux économies et à la dynamique qu'elle peut rapidement générer, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet aux chefs de projet d'analyser les processus actuels, de mesurer la performance par rapport à un référentiel indiquant ce à quoi le processus « devrait » ressembler et d'identifier les lacunes. Une fois les axes d’amélioration identifiés, les entreprises peuvent établir un plan pour atteindre l’objectif final recherché, et utiliser l'automatisation de la comptabilité fournisseurs comme un premier palier pour préparer et alimenter d'autres solutions automatisées.