Lange Zeit wurde ZUGFeRD als möglicher Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung gehandelt. Im Juni 2017 wurde nun das Format XRechnung vom IT-Planungsrat veröffentlicht und damit zum nationalen Standard. Wir haben uns gefragt, durch was sich die beiden Formate auszeichnen, wo die Unterschiede liegen und ob man ZUGFeRD trotzdem für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung nutzen kann.
Das EU-Parlament verabschiedete 2014 eine Richtlinie, wonach zentrale Regierungsbehörden zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, verpflichtet werden. Auf Basis der Richtlinie wurde ein Auftrag an das CEN erteilt, eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu entwickeln, um die Interoperabilität auf europäischer Ebene zu gewährleisten. Herausgekommen ist dabei das Datenmodell EN 16931, das die wesentlichen Kernelemente einer Rechnung im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr und die zulässigen Syntaxen für die Übermittlung bestimmt.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist eine Anwendungsspezifikation des CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dieses Format wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards erarbeitet und im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht. Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance, d.h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.
Welche anderen Formate sind möglich?
Prinzipiell steht es Rechnungsstellern allerdings frei, auch ein anderes Format für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung zu wählen, sofern es den Anforderungen der europäischen Norm entspricht. Um diese Vorgabe zu erfüllen, dürfen Anwendungsspezifikationen –die Core Invoice User Specification (CIUS) – keine Geschäftsregeln des CEN-Modells verletzen oder Datenfelder hinzufügen. Es ist lediglich zulässig, optionale Felder des europäischen Datenmodells zu Pflichtangaben zu machen. CIUS, die dem CEN-Modell ohne Änderungen entsprechen, nennt man „fully compliant“. Werden Datenfelder zusätzlich verpflichtend, sind diese CIUS „compliant“.
Was bedeutet das für ZUGFeRD?
ZUGFeRD in seiner ursprünglich veröffentlichten Form entspricht nicht der EU-Norm. Daher wurde bereits seit geraumer Zeit an einer Version 2.0 gearbeitet, die mittlerweile verabschiedet wurde und am 11. März 2019 veröffentlich wurde. Genau wie die erste Version ist auch ZUGFeRD 2.0 in verschiedenen Profilen erhältlich.Drei der fünf Profile sind in Deutschland als steuerrechtlich vollwertige Rechnungen anerkannt:
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BASIC stellt die grundlegenden Informationen einer Rechnung zur Verfügung.
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Aus dem Profil Comfort wurde das Profil EN 16931, das die Vorgaben der EU-Richtlinie „fully compliant“ erfüllt.
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Das Profil EXTENDED erlaubt die Integration spezifischer Zusatzinformation.
Die Profile Minimum und Basic WL sind in Deutschland nicht als vollwertige Rechnungen nutzbar.
Eine weitere Neuerung bei ZUGFeRD 2.0 betrifft den Status als Hybridformat. Anders als bisher ist es nun möglich, XML und PDF, die zwei Repräsentanzen einer ZUGFeRD-Rechnung, in getrennten Dateien zu versenden oder auch nur rein strukturierte Daten in Form einer XML-Datei. Denn der europäische Standard kennt keine Hybridrechnungen und so kann ZUGFeRD 2.0 – oder auch Factur-X, wie es auf internationaler Ebene genannt wird – von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
Wer sich eingehender mit dem Thema XRechnung auseinandersetzen möchte, dem empfehle ich die FAQs der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Über ZUGFeRD 2.0 informiert das Forum elektronische Rechnung Deutschland und über das E-Rechnungsgesetz an sich unter anderem der Verband elektronische Rechnung.
Basware unterstützt natürlich den Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber in Deutschland, sowohl in Hinblick auf die Formate – ZUGReRD 2.0 sowie XRechnung – als auch bei der Übermittlung an die jeweiligen Empfänger über die Peppol Access Points. Wenn Sie Fragen dazu haben, schicken Sie uns einfach eine Nachricht.
Dass die digitale Transformation mittlerweile keine Option mehr ist, sondern eine Notwendigkeit, stellt übrigens auch Bruno Koch im aktuellen Billentis-Report fest. Wer einen umfassenden Überblick über die aktuelle Entwicklung der E-Rechnung – im deutschsprachigen Raum, in Europa und global – sucht, dem empfehle ich den Billentis-Report – hier zum Download.
Ein Hinweis zum Abschluss:
Der Beitrag gibt die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthält lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Der Beitrag kann daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesem Beitrag betrachteten Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
