Daniel Voigt ist Senior Manager Process Management bei McDonalds Deutschland LLC. In der Hauptverwaltung in München beschäftigt er sich seit inzwischen 20 Jahren mit dem Thema e-Invoicing. In einem Webinar berichtete er kürzlich wie McDonald’s heute Rechnungen empfängt und verarbeitet, wie der Weg dorthin war und welche Herausforderungen durch gesetzliche Veränderungen unterwegs gemeistert werden mussten.
McDonald’s Deutschland hat bereits 1997 mit der Umstellung auf e-Invoicing begonnen. Seitdem hat sich nicht nur technologisch, sondern auch steuerrechtlich viel verändert. Trotz aller damit verbundener Unwägbarkeiten, ist die Geschichte ein Erfolg.
McDonald’s ist weltweit führend im Bereich der Systemgastronomie. 2017 ist das Unternehmen in Deutschland mit 1.476 Filialen vertreten, davon 147 eigens betriebene Restaurants. Insgesamt rund 60.000 Mitarbeiter sorgen für das leibliche Wohl der Gäste. Rund 30.000 Zulieferer und Dienstleister hierzulande tragen zum Erfolg des Unternehmens bei, davon senden 14.350 Lieferanten regelmäßig Rechnungen. Das hat zur Folge, dass sich die Buchhaltung allein in der Deutschlandzentrale mit einer Flut von rund 270.000 Rechnungen im Jahr konfrontiert sieht. Angesichts dieser Zahlen überrascht es nicht, dass sich McDonald’s irgendwann die Frage gestellt hat, wie das große Rechnungsaufkommen besser bewältigt und der Rechnungsprozess insgesamt optimiert werden kann.
Warum McDonald’s Deutschland auf elektronische Rechnungen umgestiegen ist
Alles begann 1997. Damals war der Rechnungsprozess bei McDonald’s Deutschland noch vollständig papierbasiert. Die Rechnungen wurden von den Lieferanten an die jeweiligen Restaurants geschickt, dort freigezeichnet, anschließend per Post in die Buchhaltung der Hauptverwaltung gesendet, bearbeitet, manuell ins Buchhaltungssystem eingegeben und archiviert. Ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess. Die wesentlichen Nachteile waren:
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Hoher Anteil verlorengegangener und neu angeforderter Rechnungen
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Fehlende Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstatus
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Viele Mahnungen durch langsamen Rechnungsdurchlauf
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Kostenverschleppung in der GuV
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Imageverlust gegenüber den Lieferanten
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Hoher administrativer Aufwand
Daher entschied sich McDonald’s 1997 für einen zentralen Rechnungseingang und einen elektronisch gestützten Freigabe-Workflow. Realisiert wurde dies in-house mit dem Aufbau einer dazu erforderlichen EDI-Infrastruktur. Elektronische Datensätze wurden künftig automatisch kontiert und in den Workflow geschickt. Nach der Freigabe wurden diese ebenfalls automatisch gebucht. Papierrechnungen wurden zunächst eingescannt und durchliefen dann denselben Prozess wie originär elektronische Datensätze. Die Umstellung der Lieferanten auf elektronische Rechnungen folgte dem Pareto-Prinzip: Da generell nur etwa 20% der Lieferanten 80% der Rechnungen ausmachen, konzentrierte sich McDonald’s erstmal auf die direkte Anbindung der wenigen Zulieferer mit hohem Rechnungsvolumen.
Die Entscheidung, die EDI-Lösung sowie die Anbindung der Lieferanten selbst zu machen, sicherte McDonald‘s zwar das Know-How im eigenen Unternehmen, brachte aber auch einen großen Nachteil mit sich: Elektronische Rechnungen trafen in vielen verschiedenen Formaten und unterschiedlichen EDI-Verfahren im Unternehmen ein. Diese mussten entschlüsselt und in das Zielformat konvertiert werden. Dazu war ein separates Mapping für jedes Eingangsformat erforderlich, was einen hohen IT-Support erforderte.
Um den steuerrechtlichen Anforderungen zu genügen, insbesondere die Unversehrtheit des Inhalts und Echtheit der Herkunft sicherzustellen, war zu jenem Zeitpunkt im Rahmen des EDI-Verfahrens eine zusammenfassende Rechnung in Papierform, die Sammelrechnung, notwendig. Mit fortschreitender Umstellung der Lieferanten auf das EDI-Verfahren, brachte genau dieser Umstand jedoch einen weiteren Nachteil mit sich: Schon 2001 gingen monatlich Sammelrechnungen von 187 Lieferanten in Papierform ein, die bearbeitet, mit den Einzelrechnungen abgeglichen und archiviert werden mussten. Ein ungeheurer administrativer Aufwand!
Steuerbürokratieabbaugesetz und Steuervereinfachungsgesetz – Erleichterung oder Herausforderung?
Zum Jahresbeginn 2009 trat das Steuerbürokratieabbaugesetz in Kraft, welches das Steuerverfahren vereinfachen sollte und auch Auswirkungen auf den elektronischen Rechnungsaustausch hatte. Künftig war keine Sammelrechnung beim EDI-Verfahren mehr nötig. Einheitlich sollte die Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Rechnungen mittels qualifizierter elektronischer Signatur gewährleistet werden. Für McDonald‘s Deutschland bedeutete dies einerseits eine administrative Erleichterung, andererseits eine Herausforderung. Viele unterschiedliche Signaturverfahren müssten nun entschlüsselt und die entsprechende Software vorgehalten werden. Daher fiel in diesem Jahr die Entscheidung, die EDI-Lösung nicht mehr in-house zu betreiben, sondern an einen Dienstleister auszulagern, der zusätzlich auch die Ver- und Entschlüsselung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übernehmen konnte.
Als sich 2011 das Steuervereinfachungsgesetz ankündigte, wurden bereits 85% aller Rechnungen elektronisch über den Dienstleister Basware geschickt. Dieser übernahm das Mapping und die elektronische Signatur, so dass die Buchhaltung in der Hauptverwaltung von McDonald’s Deutschland nur ein Format über einen Eingangskanal erhielt. Lediglich die Papierrechnungen gingen noch direkt an die Buchhaltung, wurden dort gescannt und anschließend elektronisch weiterverarbeitet.
Ab dem 1.1.2012 galt dann die neue Gesetzgebung, die seitdem besagt: Alle Rechnungen, die elektronisch übermittelt werden, sind elektronische Rechnungen, die genauso zum Vorsteuerabzug berechtigen wie Papierrechnungen. Eine elektronische Signatur war fortan nicht mehr erforderlich und es wurde kein spezielles technisches Verfahren für die Übermittlung der Rechnung vorgegeben. Lediglich ein innerbetriebliches Kontrollverfahren soll die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung sicherstellen. Wie dieses aussieht, ist den Unternehmen überlassen. Um steuerrechtlichen Unsicherheiten vorzubeugen, arbeitet McDonald‘s jedoch nach wie vor mit der elektronischen Signatur.
Diese Vereinfachung des Gesetzgebers hilft vor allem KMUs, denn die Gesetzesänderung erlaubt, PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden. Rechnungssender können somit von den Kosteneinsparungen durch elektronische Rechnungen profitieren, ohne Investitionen in Software zu tätigen und aufwändige Integrationen durchzuführen. Die rechtlichen Anforderungen sind weniger komplex geworden und die steuerliche Anerkennung beim Finanzamt sicherer. Auch McDonald‘s bekommt seitdem viele Rechnungen als PDF per E-Mail.
Rechnungsempfänger andererseits profitieren von der elektronischen Rechnung nur, wenn diese in einem strukturierten Datenformat gesendet wird. Nur dann sind eine automatische Weiterverarbeitung und die Optimierung der Prozesse möglich. PDF-Rechnungen beinhalten jedoch keine strukturierten Daten, werden folglich nach Eingang im Unternehmen ausgedruckt und wie eine Papierrechnung behandelt. Gleichzeitig erschwerte das Steuervereinfachungsgesetz die Argumentation für das EDI-Verfahren gegenüber den Lieferanten. Deswegen wurde es von Großunternehmen weithin als das Ende der Datenintegration angesehen.
Bei der e-Bilanz, die ebenfalls ein Resultat des Steuervereinfachungsgesetzes ist, ist es gelungen, ein einheitliches Format verpflichtend zu installieren. Für e-Rechnungen gibt es allein in Deutschland 400 verschiedene Formate und Subsets. Ein verbindlicher Standard wäre erstrebenswert. Hier ist der Gesetzgeber gefordert, der mit ZUGFeRD bereits ein geeignetes Format auf den Weg gebracht hat.
PDF e-Invoice bei McDonald‘s Deutschland
Seit 2016 bietet McDonald’s seinen Lieferanten mit Hilfe von Basware nun eine EDI-Lösung, die PDF-Rechnungen miteinschließt.
PDFs werden per E-Mail an eine zentrale Adresse von Basware gesendet. Basware liest Kopf- und Positionsdaten aus und stellt McDonald‘s sowohl den PDF-Beleg, der die Lesbarkeit sicherstellt, als auch die ausgelesenen strukturierten Daten, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen, zum Download bereit. Um PDF e-Invoice zu nutzen, muss sich der Lieferant nur einmalig mit seiner E Mail-Senderadresse im System von Basware registrieren.
Für den Rechnungsempfänger bieten sich mit dieser Lösung einige Vorteile:
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Schnelle Anbindung der Lieferanten
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Unkomplizierte Lösung für kleine Lieferanten ohne besondere technische Voraussetzungen, d.h.großes Potential für eine flächendeckende Anbindung
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Erfüllung der steuerlichen Anforderung
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Rechnungsanlagen können mit übermittelt werden
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Nur rudimentäres Mapping, da alle Rechnungsangaben dem PDF-Image zu entnehmen sind
Dass PDF e-Invoice auch für Lieferanten ein echter Gewinn ist, lässt sich an den Zahlen erkennen: Ende 2016 konnte McDonald’s Deutschland über 90% elektronische Eingangsrechnungen verzeichnen. Für uns ergab sich daraus eine wichtige Erkenntnis:Um die Akzeptanz auf Lieferantenseite zu erhöhen und dem Unternehmen 100% e-Invoice zu ermöglichen, lohnt es sich, einen bunten Blumenstrauß an Lösungen anzubieten, bei dem für jeden etwas Passendes dabei ist. So spart Ihr Unternehmen am Ende des Tages nicht nur Geld, sondern verbessert auch noch die Lieferantenbeziehungen.
Für McDonald’s ist der Weg an dieser Stelle aber noch nicht zu Ende. Zum einen strebt die Hauptverwaltung in München neben einem verbesserten Reporting und Controlling durch zentral verfügbare Daten für dieses Jahr 95% elektronische Eingangsrechnungen an. Zum anderen bergen unsere Franchise-Nehmer großes Potential: 2,5 Millionen Eingangsrechnungen erhalten diese von unseren Lieferanten – und auch die sollen 2017/18 auf elektronisch umgestellt werden.
Das Webinar von Daniel Voigt, auf dem dieser Artikel basiert, können Sie hier nochmal anschauen.
Wenn Sie mehr über die Vorteile von e-Invoicing für Ihr Unternehmen erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns anzusprechen.
