Internationale Konzerne haben oftmals eine Vielzahl von Tochtergesellschaften, die sich auch untereinander Rechnungen stellen. Das Rechnungsvolumen ist mitunter bedeutend, die Versandwege per Post lang. Höchste Zeit über Intercompany e-Invoicing nachzudenken.
Große internationale Konzerne mit einer Vielzahl von Tochtergesellschaften stellen sich häufig untereinander Rechnungen, z.B. für zentral erbrachte Dienstleistungen oder Zwischenprodukte zur weiteren Verarbeitung. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Konzern mit 600 Tochterunternehmen, deren Standorte über den ganzen Globus verteilt sind, versendet und empfängt rund 1 Millionen Intercompany-Rechnungen auf Papier über den Postweg. Es fällt einem nicht schwer, sich vorzustellen, dass es beim postalischen Versand von Asien nach Südamerika zu erheblichen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen kommt – wenn diese überhaupt ankommen. Die Folge: Auch der Monatsabschluss verzögert sich.
Zudem entstehen für Intercompany-Rechnungen dieselben Aufwände und Kosten wie in der Beziehung zu externen Lieferanten oder Kunden – allerdings sowohl für den Versand als auch für den Empfang. Deswegen sollte Intercompany e-Invoicing unbedingt Teil der e-Invoicing-Strategie von Großkonzernen sein.
Natürlich wartet ein solches Projekt mit einigen Herausforderungen auf:
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Die schiere Anzahl der Tochtergesellschaften ist für sich schon eine Herausforderung. Erschwerend kommt oft hinzu, dass in der Zentrale die lokalen Ansprechpartner für das Thema e-Invoicing nicht bekannt sind.
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In der Regel sieht man sich in einem Großkonzern mit einer historisch gewachsenen Komplexität und Heterogenität der IT-Landschaft konfrontiert. Zahlreiche unterschiedliche ERP-Systeme sind im Einsatz. Auch hier ist in der Zentrale nicht immer dokumentiert, welche Tochter welches ERP-System verwendet.
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Die Tochtergesellschaften sind über den gesamten Globus verteilt. Unterschiedliche Compliance-Vorgaben, kulturelle Unterschiede und Zeitverschiebungen sind nur einige der Hürden, die dieser Umstand hervorbringt.
Die Frage ist also:
Wie kann man mit vertretbarem Aufwand eine Vielzahl von internationalen Konzerngesellschaften zu Sendern und Empfängern von e-Invoices machen?
Die Lösung: eine e-Invoicing-Plattform. Jede Gesellschaft benötigt nur eine einzige Schnittstelle, nämlich die zur Plattform. Der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt dann nicht nur mit dem Mutterkonzern, sondern auch untereinander über diese zentrale Datendrehscheibe, welche verschiedene Ein- und Ausgangsformate zulässt.
Um schnell möglichst viele Gesellschaften in die Lage zu versetzen, elektronische Rechnungen zu senden und empfangen und gleichzeitig die oben genannten Herausforderungen zu umgehen, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt: Zunächst erhalten alle Gesellschaften Zugang zu einer Basis-Lösung für den Versand und Empfang über die gemeinsame e-Invoicing-Plattform. Diese Basis-Lösung umfasst zum Beispiel den Versand von PDF-Rechnungen via E-Mail und dem (manuellen) Empfang von PDF und Datensatz in einem Portal. Finanziert wird dies idealerweise aus einem zentralen Budget um aufwendige, lokale Beschaffungsprozesse (Vertrag, Bestellung usw.) zu umgehen. So können alle Gesellschaften sehr schnell in die Lage versetzt werden, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen, ohne sich vorab aufwendig mit den einzelnen Ländergesellschaften abstimmen zu müssen. 70-80% der Anwendungsfälle können mit einer solchen Standard-Lösung oftmals bereits abgedeckt werden.
Doch auch speziellen lokalen Anforderungen kann man im Zuge dieser Vorgehensweise entsprechen. Jede Gesellschaft kann in der Folge selbstständig online ein Upgrade buchen und in diesem Prozess die länderspezifischen Anforderungen mitteilen. Solche Upgrades können zum Beispiel den Empfang des Beleges über eine spezifische Schnittstelle beinhalten. Selbst Empfänger, die Papierbelege benötigen, um lokale rechtliche oder steuerliche Anforderungen zu erfüllen, können mit eingebunden werden. Mit dem elektronischen Datensatz kann die Rechnung bereits gebucht und der Monatsabschluss vorgenommen werden. Das Papier-Original kommt dann etwas später auf dem Postweg und muss nur noch abgelegt werden.
Die Vorteile von e-Invoicing sind unbestritten und treffen auf Intercompany-Rechnungen genauso zu wie auf den Rechnungsaustausch mit externen Kunden und Lieferanten. Deshalb lohnt es sich, einen Blick auf das Volumen von Intercompany-Rechnungen zu werfen und ein solches Projekt in Ihrer e-Invoicing-Initiative zu berücksichtigen. Es kann durchaus ein intelligenter Ansatz sein, diese sogar mit einem Intercompany-Projekt zu beginnen.
Die Vorteile von Intercompany e-Invoicing
Da man keine „externen“ Kunden bzw. Lieferanten von e-Invoicing überzeugen muss, sondern alle Sender und Empfänger unter Kontrolle hat, kann man den Rechnungseingang und -ausgang quasi sofort zu 100% auf elektronisch umstellen. Das ermöglicht wiederum sehr schnell einen hohen Automatisierungsgrad, was frühzeitig zu mehr Qualität, effizienterem Arbeiten und hohen Einsparungen führt.
Intercompany e-Invoicing bedeutet außerdem e-Invoicing für Sender und Empfänger. Die Anbindung an eine Plattform erfolgt nur einmal, also entstehen auch nur einfache Kosten für die Implementierung. Von den Vorteilen und Einsparungen profitiert der Konzern jedoch doppelt – auf Empfänger- und Senderseite. Volle Kontrolle und doppelte Einsparungen sind gewichtige Argumente für den e-Invoicing Business Case.
Legt man mit einem Intercompany-Projekt den Grundstein für e-Invoicing, kann man risikoarm Erfahrungen sammeln. Die Infrastruktur dafür wird oft aus zentralen Budgets aufgebaut und kann später für weitere Projekte mit externen Kunden bzw. Lieferanten ausgeweitet werden. Das senkt Hürden für die Anbindung und belastet die Budgets der einzelnen Ländergesellschaften nicht so sehr.
Essentiell für den Erfolg einer e-Invoicing-Initiative ist eine klare Gesamt-Strategie. Ob Ausgangspunkt oder nicht – Intercompany e-Invoicing sollte auf jeden Fall ein Teil davon sein. Gerne erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein Konzept und unterstützen Sie bei der Berechnung des Business-Cases. Sprechen Sie uns an.
