Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen – Das sollten Kreditorenbuchhalter wissen

Was? Wie? Wo? Wie lange? – Das sind die vier zentralen Fragen, die sich hinsichtlich der Archivierung von E-Rechnungen stellen. Die „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ des Bundesfinanzministeriums, kurz GoBD, geben Antworten darauf.

Damit sich Kreditorenbuchhalter für einen schnellen Überblick nicht mühsam einen Weg durch das Amtsdeutsch bahnen müssen, finden sie im Folgenden das Wichtigste zusammengefasst.

Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden

Bei einer Papierrechnung ist klar, was das Original ist. Wie sieht das aber bei E-Rechnungen in all den unterschiedlichen Spielarten aus? Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig.

• Vor dem Gesetz gilt bereits ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, als elektronische Rechnung, somit muss das PDF elektronisch archiviert werden. Die E-Mail ist mit einem Briefumschlag zu vergleichen und kann gelöscht werden, außer sie enthält steuerrechtliche Pflichtangaben. Dann muss auch sie mit archiviert werden. Auch im Hinblick auf den genauen Zeitpunkt des Zugangs kann die Archivierung der E-Mail sinnvoll sein.

• „Echte“ E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen in einem strukturierten Datenformat, werden in ebendiesem Format archiviert. Werden E-Rechnungen bei Eingang in das Unternehmen in ein anderes Format umgewandelt, muss sowohl das Originalformat wie auch das konvertierte Format aufbewahrt werden.

• Bei Hybridformaten müssen immer beide Elemente archiviert werden. Ein Beispiel dafür ist das ZUGFeRD-Format. Es besteht aus einem PDF/A3, das für das menschliche Auge lesbar ist, und einer inhaltlich identischen XML-Datei, welche automatisiert verarbeitet werden kann. Ob diese physisch getrennt aufbewahrt werden oder nicht, ist unerheblich, aber im Prüfungsfall muss auf beide Dateien zugegriffen werden können.

• Werden Papierrechnungen zur elektronischen Weiterverarbeitung digitalisiert, darf in Deutschland das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde.

E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden

Revisionssicherheit beinhaltet mehrere Punkte, die in den GoBD als Vorgaben an elektronische Rechnungen genannt werden:

• Unveränderbarkeit: E-Rechnungen müssen unverändert und fälschungssicher archiviert werden. Am Besten werden sie daher direkt nach Eingang im Archiv abgelegt. Auf welchem Speichermedium aufbewahrt werden soll, wurde vom Gesetzgeber nicht festgelegt. Empfehlenswert ist eine Aufbewahrung im eigenen Datencenter oder in der Cloud eines Dienstleisters. Zu beachten ist, dass Änderungen an Hard- und Software während des Aufbewahrungszeitraums keinen Einfluss auf die Unveränderbarkeit der Rechnungen haben dürfen.

• Nachvollziehbarkeit: Sollten spätere Änderungen an Rechnungen notwendig werden, müssen sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar sein. Daher ist eine Verfahrensdokumentation des gesamten Rechnungsprozesses unerlässlich. Wie sich diese gestaltet, ist den Unternehmen überlassen und wird von den GoBD nicht definiert. (Weitere Ausführungen zum Thema Verfahrensdokumentation finden Sie im Beitrag "Die E-Rechnung – Eine 360°-Analyse aus Compliance-Sicht" von Steuerberater Stefan Groß und ein Beispiel für eine Mustergliederung im Beitrag "ZUGFeRD aus dem Blickwinkel von Tax-Compliance und IT-Governance".)

• Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Für E-Rechnungen müssen Anzeigeprogramme eingesetzt werden, um diese Anforderung zu erfüllen. Daher muss sichergestellt werden, dass über den Aufbewahrungszeitraum hinweg geeignete Anzeigeprogramme für die archivierten elektronischen Rechnungen vorgehalten werden. Die maschinelle Auswertbarkeit von E-Rechnungen umfasst unter anderem die Möglichkeit zur Durchführung von mathematisch-technischen Auswertungen, Volltextsuchen oder die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen zwischen Buchung und zugehöriger Rechnung.

Archivierung bevorzugt in Deutschland

Für in Deutschland ansässige Unternehmen sind E-Rechnungen bevorzugt in Deutschland aufzubewahren. Auch im EU-Ausland kann laut § 14b UStG ohne Antrag archiviert werden. Für Betriebsprüfer und die Finanzverwaltung muss jedoch jederzeit ein Online-Zugriff auf die Rechnungen bzw. Rechnungsdaten aus dem Unternehmen heraus gewährleistet sein. Die Archivierung im übrigen Ausland ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die Finanzverwaltung möglich.
 

10 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt auch für E-Rechnungen

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland 10 Jahre – unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch im Unternehmen eintreffen. Die Fristen innerhalb Europas variieren zwischen 3 und 10 Jahren.  Die EU strebt eine Vereinheitlichung der Aufbewahrungsfristen an, bisher wurde dieses Vorhaben jedoch nicht umgesetzt.

 Wenn Sie tiefer in die Ausgestaltung GoBD-konformer elektronischer Rechnungsprozesse einsteigen möchten, empfehle ich Ihnen die Zusammenfassung „So schaffen Sie GoBD-konforme elektronische Rechnungsprozesse“ im Blog. Eine Zusammenfassung von Fragen und Antworten zu konkreten Anwendungsfällen rund um GoBD finden Sie hier zum Download.

Sie haben konkrete Fragen zu Empfang, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen? Dann sprechen Sie uns einfach über das Kontaktformular an.


Ein Hinweis noch: Dieser Blog-Beitrag wurde sorgfältig recherchiert und gibt eine persönliche Sicht der wichtigsten Punkte zum Thema Aufbewahrungspflichten wider. Besondere Umstände oder spezielle Fallkonstellationen wurden hier nicht berücksichtigt. Der Artikel kann und will keine rechtliche oder steuerliche Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater ersetzen, sondern soll Ihnen einen allgemeinen Überblick über die Thematik verschaffen.