Elektronischer Rechnungsaustausch – was ist zu beachten?

Früher war es einfach Rechnungen zu verschicken: Der Sender schrieb die Rechnung, steckte sie in einen Umschlag, brachte sie zur Post und wenige Tage später hielt der Empfänger sie in seinen Händen. Seitdem die elektronische Rechnung Einzug gehalten hat, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie eine Rechnung erstellt wird und zum Empfänger gelangt. Da fällt es einem schon mal schwer den Durchblick zu behalten. Früher war also alles besser – oder vielleicht doch nicht?

Die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches hinsichtlich Prozesseffizienz und Kosten sind vielfach untersucht worden und unbestritten. Hartnäckigen Bedenkenträgern empfehle ich den Blogbeitrag „Ohne Wandel kein Wachstum –  Wie man den 5 häufigsten Bedenken gegen eInvoicing begegnet". Um den vollen Durchblick bei den zahlreichen Möglichkeiten zum elektronischen Rechnungsaustausch zu erlangen, gebe ich Ihnen hier einen kompakten Überblick.

Ein Vorgang, viele Möglichkeiten

Groß, klein, fortschrittlich, traditionell, hohe oder geringe Rechnungsvolumina – egal wie Rechnungssender und –empfänger aufgestellt sind, für jeden gibt es die passende Lösung zum elektronischen Rechnungsaustausch.

1. Scannen von Papierrechnungen: Der Lieferant kann oder möchte keine elektronischen Rechnungen erzeugen? Dann lassen sich Papierrechnungen einscannen und mittels OCR im strukturierten Datenformat an den Empfänger übermitteln. Gut für den Empfänger, da dieser die Rechnung elektronisch weiterverarbeiten kann. Arbeit und Kosten beim Rechnungsaustausch spart diese Variante allerdings nicht. Im Gegenteil: ein OCR-Verfahren, das eine gute Datenqualität liefert, ist zeit- und kostenintensiv. (Die wichtigsten Vor- und Nachteile des OCR-Verfahrens lesen Sie hier.)

2. PDF per E-Mail: Das PDF ist ein elektronisches Dokument und der Versand der Rechnung erfolgt auf elektronischem Weg. Vor dem Gesetz gilt diese Variante folglich als elektronischer Rechnungsversand. Der Haken an der Sache ist: Der Versand einer PDF-Datei per E-Mail ist zwar einfach und günstig, aber der Empfänger muss die Rechnung genauso bearbeiten, wie eine Papierrechnung: entweder manuell abtippen oder das Rechnungsbild per OCR-Verfahren auslesen. Erst dann kann die Rechnung elektronisch weiterverarbeitet werden. Der Sender spart also Papier und Porto, eine „echte“ elektronische Rechnung ist es jedoch noch nicht. Das geht auch anders: Genauso einfach wie ein PDF per E-Mail funktioniert die Basware-Lösung PDF e-Invoice. Der Sender schickt die PDF-Rechnung an das Basware-Netzwerk. Dort wird der eingebettete Text extrahiert, in eine echte e-Invoice konvertiert und dem Rechnungsempfänger zugestellt – und zwar genau in dem Format, das dieser benötigt.

3. Lieferantenportal: Ein Internetzugang ist alles, was Rechnungssender bei dieser Möglichkeit benötigen. Man loggt sich einfach in das Portal ein, tippt die Rechnungsdaten in eine Maske und per Knopfdruck wird daraus eine elektronische Rechnung erzeugt, die dann an den Empfänger übermittelt wird. Da die Rechnungsdaten manuell eingegeben werden, ist diese Lösung in erster Linie für kleinere Lieferanten mit wenigen Rechnungen gedacht.

4. Virtual Printer: Der Virtual Printer ist eine Spezialität von Basware, die nicht mehr erfordert als einen Druckertreiber auf dem Rechner zu installieren. Lieferanten können wie gewohnt ihre Rechnung erstellen und anschließend per Druckauftrag direkt ins System des Empfängers übermitteln. Somit ist die Variante besonders dann geeignet, wenn keine Änderungen an der IT-Landschaft des Senders möglich oder erwünscht sind.

5. Direktverbindung: „Echte“ elektronische Rechnungen werden vom Lieferanten bereits in einem strukturierten Datenformat wie XML oder EDI erzeugt und in das ERP-System des Empfängers zugestellt. Dies kann über eine direkte Schnittstelle zwischen Sender und Empfänger erfolgen oder über ein e-Rechnungs-Netzwerk. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass es ein offenes Netzwerk ist, das viele Unternehmen und e-Invoicing-Dienstleister miteinander verbindet. Im Netzwerk erfolgt dann nicht nur der Transfer der Rechnung, sondern auch die Validierung und ggf. Konvertierung der Rechnungsdaten. Geeignet sind solche Verbindungen für Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen Rechnungen senden oder empfangen, da der Implementierungsaufwand und die Änderungen an der IT-Infrastruktur – insbesondere bei der direkten Schnittstelle –etwas höher sind als bei den vorher genannten Varianten. ​

Bis auf den Virtual Printer und den Austausch über ein Netzwerk lassen sich prinzipiell alle Varianten bei entsprechendem technischem Know-How innerhalb des Unternehmens selbst realisieren. Nicht selten scheitert ein solches Vorhaben jedoch gerade am fehlenden Know-How und zu geringen personellen Kapazitäten. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit einem e-Invoicing-Dienstleister zusammenzuarbeiten. Und diese Konstellation hat noch einige Vorteile mehr zu bieten.
 

• Schnelle Umsetzung = schnelle Profitabilität: Dank umfangreicher Erfahrung mit dem Thema und bereits vorhandener Best Practice-Lösungen können Dienstleister ein e-Invoicing-Projekt zügig umsetzen, so dass Unternehmen schnell von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsversandes profitieren können und die Implementierungskosten gering bleiben.
• Entlastung und zusätzliche Services: Dienstleister können nicht nur bei der Implementierung, sondern auch im laufenden Betrieb Entlastung bieten. So können beim Rechnungsaustausch das Einscannen und Auslesen von Papierrechnungen, die Validierung der Daten, eine Konvertierung in das gewünschte Format des Empfängers und die Archivierung der Dokumente vom Dienstleister vorgenommen werden. Darüber hinaus können Unternehmen von zusätzlichen Services profitieren, wie z.B. Kampagnen zur Lieferantenaktivierung und Finanzierungsmöglichkeiten zur Optimierung des Umlaufkapitals auf Seiten von Lieferanten und Kunden.
• Kompatibilität und Interoperabilität: Insgesamt gibt es eine große Anzahl gängiger Formate und Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch. E-Invoicing-Dienstleister stellen sicher, dass alle Anforderungen bedient werden können. Arbeiten Sender und Empfänger mit unterschiedlichen Dienstleistern für das e-Invoicing zusammen, greift das sogenannte Roaming-Verfahren. Ein vom Verband elektronische Rechnung (VeR) erarbeiteter Übertragungsstandard stellt dabei die Interoperabilität sicher.
• Rechtssicherheit: In Deutschland werden in den GoBD die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit von Rechnungen vom Datum der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungszeit gefordert. E-Invoicing-Anbieter können diese steuerrechtlichen Anforderungen gewährleisten und berücksichtigen auch länderspezifischen Vorschriften für den internationalen Rechnungsverkehr in ihren Lösungen. Basware arbeitet dafür zum Beispiel mit einem Netzwerk angesehener internationaler Partner zusammen, welche dabei helfen, die lokalen Anforderungen zu realisieren und rechtzeitig auf Änderungen in der Gesetzgebung zu reagieren. Eines sollte man bei dem Thema jedoch nicht vergessen: Die steuerrechtliche Haftung kann niemals ausgelagert werden. Jedes Unternehmen ist letztlich selbst für die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben verantwortlich – das gilt aber genauso für Papierrechnungen. (Tipp: Der Beitrag "GoBD-konforme Rechnungsprozesse" fasst die 8 Grundsätze von Steuerberater Philipp Matheis kompakt zusammen.)