Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden ist der einfachste und kostengünstigste Weg zur papierlosen Buchhaltung und wird daher gerade von kleineren Unternehmen gerne genutzt. Die Sache hat aber einen Haken: Ein PDF ist keine echte elektronische Rechnung.
PDF-Rechnungen werden zwar elektronisch übermittelt, können aber nicht maschinell verarbeitet werden. Das bedeutet wiederum, dass Sender und Empfänger nicht voll von den Vorteilen des e-Invoicing profitieren können. Letzten Endes wird ein PDF wie eine Papierrechnung bearbeitet: manuell oder per Scan & Capture. Deswegen bietet Basware seine Lösung PDF e-Invoice an:
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Rechnungssender erstellen eine PDF-Rechnung, schicken diese per E-Mail an Basware.
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Dort werden die Daten direkt aus dem PDF ausgelesen, in das gewünschte Format des Empfängers konvertiert und zugestellt.
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Der Empfänger kann die Rechnung dann ohne weiteren Zwischenschritt maschinell verarbeiten.
E-Invoicing spart beiden Parteien Zeit und Geld. Es senkt Forderungslaufzeiten sowie Bearbeitungskosten und verbessert den Cashflow. PDF e-Invoice hat darüber hinaus den Vorteil, dass es weder Integration in die Systemumgebung noch IT-Ressourcen benötigt und äußerst schnell einsatzbereit ist. Erfahren Sie hier alles wichtige rund um PDF e-Invoice.
Wie werden die Daten aus dem PDF ausgelesen?
Das Auslesen geschieht über einen automatisierten Prozess, bei dem der im PDF eingebettete Text extrahiert und in XML-Daten umgewandelt wird. Bei maschinenlesbaren PDF-Dateien ist kein OCR erforderlich. Maschinenlesbar sind PDFs in der Regel dann, wenn sie von einem System, beispielsweise ERP-System oder Office-Programm, generiert wurden. Nicht maschinenlesbar sind eingescannte Papierrechnungen, da hier nur die Bildinformationen vorliegen.
Wie hoch ist die Fehlerquote beim Auslesen von PDF-Rechnungen?
Da die Lösung die im PDF eingebetteten Daten ausliest und nicht das Rechnungsbild verwendet, das erkannt und interpretiert werden muss, ist die Qualität der Daten sehr hoch und die Fehlerquote gering. Ein deutlicher Vorteil gegenüber Scan & Capture-Verfahren für Papierrechnungen.
Welche Daten werden ausgelesen?
Basware kann sowohl Kopf- als auch Positionsdaten auslesen, je nach Konfiguration des Rechnungsempfängers. Alle weiteren steuerrelevanten Informationen können, ebenfalls abhängig von der Konfiguration, über das Image eingesehen oder auch ausgelesen werden.
Jeder Lieferant hat einen anderen Rechnungsaufbau. Wer übernimmt das Mapping und wie lange dauert der Mapping-Prozess?
Das Mapping des Rechnungslayouts des Lieferanten zum Basware Standard-Format erfolgt bei Eingang der ersten Rechnung durch einen Mapping-Spezialist. Der Prozess wird vollständig von Basware übernommen und ist innerhalb weniger Tage erledigt. Sollte sich das Layout ändern oder hat der Lieferant mehrere Layouts, durchlaufen die Rechnungen ein weiteres Mapping.
Wie funktioniert die Anbindung von Lieferanten? Müssen sie Basware als Dienstleister nutzen?
Lieferanten müssen nicht zwingend eine vollständige Anbindung an Basware nutzen. Für den Empfänger-Kunden richtet Basware eine zentrale E-Mail-Adresse ein, an welche die Lieferanten ihre Rechnungen senden können. Diese hat typischerweise folgendes Format: <kunden_name>.<business_unit>@basware.com. Um PDF e-Invoice zu nutzen, müssen sich Lieferanten einmalig registrieren. Das stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse des Senders bekannt ist und die Rechnungen nicht abgewiesen werden.
Was muss hinsichtlich Archivierung von PDF-Rechnungen beachtet werden?
Die Aufbewahrungspflichten besagen, dass elektronische Rechnungen in dem Format, in dem sie als Original-Rechnung empfangen wurden, aufbewahrt werden müssen. Erhalten Sie also eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Anhang zu einer E-Mail, dann müssen Sie den Anhang aufbewahren. Die E-Mail als solche ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn im Text der E-Mail selbst rechnungsrelevante Inhalte zu finden sind (analog zum Empfang einer Papierrechnung: Der Briefumschlag wird auch nicht archiviert). Nicht zulässig sind Papierausdrucke von PDF-Rechnungen.
E-Rechnungen, die bei Eingang in das Unternehmen in ein anderes Format konvertiert wurden, müssen im Original und im konvertierten Format aufbewahrt werden. Dieser Fall trifft bei Basware’s PDF e-Invoice Lösung zu, das heißt sowohl das PDF als auch die daraus erzeugte „echte“ elektronische Rechnungsdatei werden zur Archivierung bereitgestellt. Diese können Sie entweder in Ihrem bestehenden Archiv-System aufbewahren oder Sie machen es sich einfach und nutzen dafür das Basware-Archiv.
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Unser Datenblatt Basware PDF E-Invoice liefert Ihnen kompakt weitere Informationen zum Thema. Und natürlich stehen wir Ihnen auch persönlich Rede und Antwort. Schreiben Sie uns!
Ein Hinweis zum Abschluss:
Der Absatz hinsichtlich Archivierung gibt die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthält lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Der Beitrag kann daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesem Beitrag betrachteten Themen treffen. Die
Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
