Die 3 größten Herausforderungen bei der Einführung von e-Invoicing in einem globalen Shared Service Center

Vor meiner Tätigkeit als Business Consultant bei Basware war ich als P2P-Spezialist bei einem schwedischen multinationalen Konzern für Informations- und Kommunikationstechnik mitverantwortlich für die Implementierung einer e-Invoicing-Lösung in einem globalen Finance Shared Service Center (SSC).

Das SSC bedient Standorte in 150 verschiedenen Ländern und bewältigt ein Rechnungsvolumen von 6 Millionen Rechnungen/Jahr.

Elektronische Prozesse in einem Finance Shared Service Center sollen dabei helfen, die immer komplexer werdende Rechnungsverarbeitung zu standardisieren sowie automatisieren und damit insgesamt effizienter zu gestalten. Dies erhöht die Transparenz der Prozesse, steigert die Qualität und senkt Kosten. Doch gerade in einem globalen Shared Service Center wartet ein solches Projekt mit einigen Herausforderungen auf. Welches für mich die 3 größten Herausforderungen waren und wie wir sie gelöst haben, möchte ich Ihnen im Folgenden skizzieren.
 

Herausforderung 1: Zuständigkeit für Lieferantenbeziehungen

Das Finance Shared Service Center hatte die Aufgabe e-Invoicing zu fördern, das Aufkommen an Papierrechnungen zu reduzieren und dadurch den Automatisierungsgrad der Kreditorenbuchhaltung zu erhöhen. Der Kontakt zu den Lieferanten lief jedoch über die Beschaffungsabteilung, die andere Prioritäten hatte. Dies führte dazu, dass nur langsam auf e-Invoicing umgestellt wurde.

Die Lösung:

Die Lösung dieses Interessenkonflikts lief über das Preismodell des Shared Service Centers. Generell gibt es fünf etablierte Modelle, die abhängig von der Ausgangssituation und den angebotenen Services eingesetzt werden können: fixed price, time & material, transaction-based, gain sharing oder effort-based. Das Finance Shared Service Center entschied sich für ein Preismodell abhängig von der Art der Transaktionen. Die Verarbeitung von Papierrechnungen ist demnach deutlich teurer als die von E-Rechnungen. Da diese Kosten den jeweiligen Fachabteilungen in Rechnung gestellt werden, ist der Anreiz für die Beschaffung, Ihre Lieferanten von e-Invoicing zu überzeugen, deutlich gestiegen, denn so können die Ausgaben der Abteilung gesenkt werden.
 

Herausforderung 2: Unterschiedliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben im internationalen Umfeld

Um die komplexen lokalen Märkte zu verstehen und Compliance-Vorgaben an E-Rechnungen in den unterschiedlichen Ländern zu entsprechen, wurden zahlreiche Treffen mit den lokalen Stakeholdern organisiert. Interkulturelle Missverständnisse, Sprachbarrieren, mangelndes technisches Know-How und genereller Widerstand gegen e-Invoicing in einzelnen Ländern machten dies jedoch zu einer langwierigen Angelegenheit, die eine enorme Projektverzögerung nach sich zog.

Die Lösung:

Die Zusammenarbeit mit einem e-Invoicing-Anbieter ist dabei die Lösung. Aufgrund seines Experten-Wissens und seiner Erfahrung kann ein Anbieter deutlich schneller und effektiver alle Anforderungen und Vorgaben der unterschiedlichen Länder klären. In der Regel bestehen dafür bereits etablierte Partnerschaften mit Vertretern vor Ort. Dies spart international agierenden Unternehmen Zeit, Ressourcen und Geld bei der Implementierung von e-Invoicing.
 

Herausforderung 3: Interne Widerstände gegen Veränderungen

Auch innerhalb des Unternehmens gab es, wie bei jeder Veränderung, erstmal Widerstand in den Abteilungen, die am P2P-Prozess (Purchase-to-Pay: vom Einkauf bis zur Bezahlung) beteiligt sind. Um e-Invoicing-Projekte zum Erfolg zu führen, müssen Kritiker überzeugt werden.

Die Lösung:

Change Management ist hier das Stichwort. Für den schwedischen Konzern hatten vier Punkte große Bedeutung:

1. Governance Struktur: Eine Organisationsstruktur wurde aufgebaut, die den Informationsaustausch zwischen dem Finance Shared Service Center und den betroffenen Fachabteilungen ermöglichte. Vierteljährlich bzw. monatlich wurden im Top Level Management bzw. auf operationaler Ebene Ziele gemeinsam erarbeitet und umgesetzt sowie Services an die Bedürfnisse der Abteilungen angepasst.

2. Reporting/KPIs: Zahlen lügen nicht: Über entsprechende KPIs wurden die Vorteile von e-Invoicing im Finance Shared Service Center schwarz auf weiß aufgezeigt.

3. Globaler Kommunikationsplan: Strategische Kommunikation schafft Transparenz und hilft dabei, der gesamten Organisation die Bedeutung der Veränderung verständlich zu machen. Studien zeigen außerdem, dass eine doppelte Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen sehr hilfreich dabei ist, Widerstände abzubauen. Top Level Manager erklären dabei, was die Veränderung für Kunden und das Unternehmen im Ganzen bedeutet. Direkte Vorgesetzte verdeutlichen ihren Mitarbeitern, welche persönlichen Auswirkungen die Veränderung mit sich bringt.

4. Bonusmodell: Bei Unternehmen mit Bonusmodell können KPIs, die im Zusammenhang mit e-Invoicing stehen, in die Zielsetzung für die einzelnen Mitarbeiter einfließen und so Anreize schaffen, sich auf das Thema einzulassen.

Natürlich gibt es je nach Unternehmen und Ausgangssituation weitere oder andere Herausforderungen und auch die Lösungsansätze können dementsprechend ganz unterschiedlich aussehen. Mit meinen Erfahrungen möchte ich Ihnen zumindest eine Idee davon geben, wie man Hürden ganz konkret überwinden kann. Am Besten lassen sich passende Lösungen für Ihre ganz eigenen Herausforderungen in einem persönlichen Gespräch erörtern.
Sprechen Sie uns einfach an.