Deutschlands neues B2G-Mandat für elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Hand: Compliance sicherstellen vom ersten Tag an

Die elektronische Rechnungsstellung ist kein vorübergehender Trend - sie hat sich in der Praxis durchgesetzt. Die zunehmende weltweite Verbreitung bringt allerdings auch eine Vielzahl damit verbundener Gesetze, Auflagen und neue Compliance-Anforderungen mit sich. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen und wie Sie diese am besten einhalten.

Die elektronische Rechnungsstellung hat sich bewährt und wird in der Zukunft weitere Verbreitung finden. Während in der Vergangenheit die Entwicklungen zu diesem Thema weitgehend vom privaten Sektor vorangetrieben wurden, gibt es nun eine anhaltende und bemerkenswerte Verschiebung hin zu Regierungen, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in den letzten Jahren vorangetrieben haben.

Dies ist insbesondere innerhalb der Europäischen Union zu beobachten: Nach der EU-weiten Harmonisierung der E-Rechnungs-Standards durch EN16931 vertrauen immer mehr EU-Mitgliedsstaaten auf die Spezifikationen des Peppol-Netzwerks für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Während bereits seit 2018 die Möglichkeit besteht, elektronische Rechnungen an öffentliche Stellen auf Bundesebene zu versenden, wurde diese Option auf Länderebene erst ab 2020 angewendet.

Mit dem Inkrafttreten des B2G-Mandats für elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten des Bundes am 27. November 2020 ist der Weg einer weiteren großen Wirtschaftskraft zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bereitet.

Deutschlands Verwaltungsebenen & das föderale B2G-Mandat für elektronische Rechnungsstellung

Der Vorstoß zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung steht seit geraumer Zeit auf der Tagesordnung von Regierungen auf der ganzen Welt. Dies ist keine Überraschung, da der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten (wie etwa Rechnungen) die Einhaltung von Vorschriften sowie die Effizienz von Prozessen erhöht und die Abkehr von einer papierbasierten Verwaltung unterstützt.

Während die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der Privatwirtschaft immer üblicher geworden ist, hinkt die Einführung im öffentlichen Bereich in Deutschland bisher deutlich hinterher. Dies ändert sich mit dem Inkrafttreten des neuen E-Rechnungsmandats am 27. November 2020. Das Mandat betrifft alle Rechnungen an öffentliche Träger des Bundes sowie des Bundeslandes Bremen. Die verbleibenden fünfzehn Bundesländer schreiben die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten noch nicht vor.

XRechnung, Leitweg-ID & Peppol: worauf es ankommt & wie man gesetzeskonform bleibt

Das neue Mandat zielt darauf ab, dass Deutschland die EU-Norm EN16931 zur Harmonisierung der Standards für die elektronische Rechnungsstellung einhält. Kurz gesagt: Diese Norm gibt den EU-Mitgliedsstaaten eine Vorgabe, welche technischen Standards sie bei der lokalen Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung befolgen sollten. Es gibt drei technische Hauptaspekte, die für jedes Unternehmen relevant sind, die die Einhaltung des neuen deutschen Mandats anstreben.

Der erste Punkt, der zu berücksichtigen ist, ist das strukturierte Datenformat. Das spezifische E-Rechnungsformat kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Aus technischer Sicht basieren alle auf EN16931 und sie werden weiterhin definiert durch ihre Core Invoice Usage Specifications (CIUS). Beispielsweise ist Peppol BIS Billing 3.0 eine CIUS-Formatspezifikation, die in allen Ländern gültig ist. Abgesehen von Peppol BIS 3.0 hat Deutschland zwei Inlandsformate, die der EN 16931 entsprechen, nämlich XRechnung 2.0 und ZuGFERD 2.0. Um die Einhaltung des Mandats jetzt und in der Zukunft zu gewährleisten (wenn die übrigen Bundesländer dem Mandat folgen und es umsetzen), bevorzugt die Regierung das Format XRechnung.

Zweitens, und dies ist spezifisch für Deutschland, muss jede Rechnung eine "Leitweg-ID" tragen. Jeder Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand trägt eine eindeutige Identifikationsnummer, die eine genaue Nachverfolgung der Rechnung ermöglicht. Der Empfänger hinter der Leitweg-ID kann auf vielfältige Weise definiert werden, indem die Rechnung an eine juristische Person oder noch spezifischere Untereinheiten weitergeleitet wird. Derzeit gibt es kein öffentliches Register für die IDs, daher muss die Leitweg-ID während des Bestellvorgangs von der Käuferseite mitgeteilt werden, damit der Lieferant sie zu seinen Kundenstammdaten hinzufügen kann. Im Rahmen des Mandats ist die Leitweg-ID ein obligatorisches Rechnungsfeld.

Schließlich ist noch die Art der Rechnungszustellung an den Empfänger zu beachten. Es geht nicht nur um die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung in einem bestimmten Datenformat zu versenden. Die Empfängerseite (z.B. eine Landesbehörde) muss in der Lage sein, die strukturierten Daten elektronisch zu empfangen. Für diesen Austausch gibt es verschiedene Möglichkeiten des Bundes und der Länder (z.B. Peppol), verschiedene Portale (z.B. ZRE und OZG), den Datei-Upload und den E-Mail-Empfang. Um sicherzustellen, dass Sie allen Anforderungen deutscher öffentlichen Stellen entsprechen, ist die sicherste Zustellmethode daher der Versand Ihrer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail. Peppol ist ein Zustellungsnetzwerk, über das Rechnungen in einem bestimmten Format versendet und empfangen werden können. Das Peppol-Netzwerk ist zwar vor allem in Europa bekannt und akzeptiert, seine Vorteile haben es mittlerweile auch weltweit attraktiv gemacht. Zum Beispiel haben Länder wie Australien, Neuseeland oder Singapur stark in das Peppol-Netzwerk als lokales Standardnetzwerk für die Zustellung elektronischer Rechnungen investiert. Basware ist seit den Anfängen von Peppol ein zertifizierter Peppol Access Point Service Provider und wickelt aktiv den Austausch von Dokumenten in ganz Europa sowie im asiatischen und pazifischen Raum ab.

Jetzt die Gelegenheit ergreifen und auf elektronische Rechnungsstellung umstellen

Es stimmt zwar, dass eine Anfangsinvestition erforderlich ist, um beim Versand von B2G-Rechnungen in Deutschland konform zu bleiben. Gesetzeskonforme Rechnungsstellung an öffentliche Stellen ist jedoch bei weitem nicht der einzige Vorteil den die Einführung einer E-Invoicing-Lösung mit sich bringt.

• Strukturierte Datenformate führen zu qualitativ hochwertigen Daten für alle Beteiligten und gewährleisten eine bessere Ausgabentransparenz und kürzere Bearbeitungszeiten für Rechnungen.

• Effizientere Prozesse verkürzen die Durchlaufzeiten für die Zustellung und Bearbeitung von Rechnungen.

• Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen durch verbesserte Durchlaufzeiten machen sich deutlich geringere Zustellungskosten von Rechnungen im E-Rechnungsformat bemerkbar.

• Da E-Rechnungsmandate immer mehr zum weltweiten Standard für die Rechnungsstellung werden, sollten Sie jetzt vorsorgen, um in der Zukunft die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten zu können.

Basware sorgt vom ersten Tag an für die Einhaltung des deutschen E-Invoicing-Mandats

Als weltweiter Marktführer für E-Invoicing ist Basware Ihr verlässlicher Partner für die Einhaltung von globalen Compliance-Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustauch. Ganz gleich, um welchen Rechnungsempfänger es sich handelt, Basware hilft Konzernen und global aufgestellten Unternehmen dabei, alle Kanäle für die elektronische Rechnungsstellung abzudecken.

Das neue deutsche B2G-Mandat bildet an dieser Stelle keine Ausnahme: Basware sichert die Einhaltung des Mandats vom ersten Tag des Inkrafttretens. Um die Anforderungen des Mandats abzudecken, bietet Basware:

• Übertragung verschiedener Rechnungsformate in das richtige Format.

• Direkte Zustellung von elektronischen Rechnungen im XRechnung- und Peppol BIS-Format durch Peppol.

• Zustellung von elektronischen Rechnungen im korrekten Format per E-Mail an Regierungsportale für öffentliche Einrichtungen, die Peppol noch nicht unterstützen.

Einhaltung des deutschen E-Invoicing-Mandats jetzt gewährleisten

Für Unternehmen, die bereits auf dem deutschen Markt tätig sind, ist die elektronische Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung, um die kontinuierliche Einhaltung der neuen Regelung zu gewährleisten. E-Invoicing optimiert die Prozesse für Unternehmen, die sowohl Rechnungen senden als auch empfangen. Wenn Sie Fragen haben, wie Basware Sie unterstützen kann, diesen Übergang reibungslos zu gestalten, oder wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie die elektronische Rechnungsstellung Ihr Unternehmen bei der Verbesserung der Betriebsabläufe unterstützen kann, wenden Sie sich an den Basware Support.

Für eine kurze Anleitung, wie Sie einen erfolgreichen Übergang von der manuellen zur papierlosen elektronischen Rechnungsstellung erreichen können, laden Sie unser E-Book "6 Schritte zum e-Invoicing-Erfolg" herunter.