ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein einheitliches Rechnungsformat, das frei zugänglich ist und breit eingesetzt werden kann. Technisch gesehen ist ZUGFeRD ein Hybridformat und bietet den Nutzern verschiedene Profile hinsichtlich des Datenumfangs.
Grundlegende Informationen über ZUGFeRD und wie der Rechnungsaustausch damit funktioniert, bietet das Forum elektronische Rechnung Deutschland oder auch unsere Blogbeiträge „Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?“ und „5 Punkte, die Sie über ZUGFeRD wissen sollten“. In diesem Blogbeitrag möchte ich mich der Frage widmen, was speziell Kreditorenbuchhalter über die Verwendung von ZUGFeRD wissen müssen.
Die drei Profile von ZUGFeRD
In ZUGFeRD gibt es drei verschiedene Profile: Basic, Comfort und Extended. Die Profile bestimmen den Umfang der Daten, die mit der elektronischen Rechnung übermittelt werden – von rudimentären Daten, hauptsächlich auf Kopfebene, für einfache Rechnungen bis hin zu umfänglichen Daten mit branchenspezifischen Erweiterungen auf Kopf- und Positionsebene für speziellere Anforderungen.
Kreditorenbuchhalter sollten also darauf achten, dass Rechnungssender das passende ZUGFeRD-Profil verwenden, damit die Rechnung alle benötigten Daten enthält. Hier ist gegebenenfalls eine vorherige Abstimmung mit dem Lieferanten notwendig.
Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen
Grundsätzlich können drei Fälle unterschieden werden:
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Der einfachste Fall 1: Sie benötigen ZUGFeRD als Eingangsformat und Ihre Lieferanten sind alle in der Lage, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erzeugen und Ihnen per E-Mail zu senden. In diesem (Ideal-)Fall kann der Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD auch ohne Hilfe eines Dienstleisters genutzt werden, denn das Format steht kostenfrei zum Download zur Verfügung.
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Fall 2: Sie benötigen ZUGFeRD als Eingangsformat, aber nicht alle Ihrer Lieferanten sind in der Lage, ZUGFeRD-Rechnungen zu erzeugen. Ein e-Invoicing-Dienstleister sorgt dafür, dass Sie alle Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten, unabhängig davon, ob sie als ZUGFeRD, EDIFACT, PDF oder Papierrechnung versendet worden sind. Beispielsweise können Sie mit Hilfe eines e-Invoicing-Dienstleister Ihren Lieferanten Zugang zu einem Web-Portal zur Verfügung stellen, in dem diese ihre Rechnungsdaten eingeben können. Daraus erzeugt der Dienstleister dann eine ZUGFeRD-Rechnung und übermittelt sie an Ihren Rechnungseingang.
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Fall 3: Sie benötigen ein (branchen-)spezifisches Eingangsformat, aber einige Lieferanten können Ihnen nur ZUGFeRD-Rechnungen senden. Ein Dienstleister kann Sie in diesem Fall unterstützen, eingehende ZUGFeRD-Rechnungen in Ihr gewünschtes Eingangsformat zu konvertieren, um die ZUGFeRD-Sender nicht vom elektronischen Rechnungsverkehr auszuschließen.
Wie bei jeder Rechnung muss auch bei ZUGFeRD der Empfänger die Integrität und Authentizität sicherstellen. Dies geschieht durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, sprich durch die Rechnungseingangsprüfung. Dafür kann sowohl das XML als auch das PDF herangezogen werden. Im Rahmen der Rechnungseingangsprüfung empfiehlt es sich, stichprobenartig zu kontrollieren, ob PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung wirklich identisch sind. Wie bei jedem ordentlichen Kontrollsystem sollte auch hier die stichprobenartige Kontrolle (und deren dokumentiertes Ergebnis) Bestandteil der Rechnungsprüfung sein.
Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD
Die großen Vorteile von ZUGFeRD für Kreditorenbuchhalter offenbaren sich bei der Verarbeitung. Die strukturierten Daten der XML-Datei werden unmittelbar im ERP-System erfasst und können bei Bedarf sogar automatisiert weiterverarbeitet werden. Das Auslesen eines PDFs oder einer gescannten Papierrechnung mittels OCR und manuelle Genehmigungsworkflows entfallen. Dies beschleunigt den Prozess der Rechnungsverarbeitung deutlich und senkt die Fehlerquote. Für manuelle Prozesse kann wie gehabt das PDF verwendet werden, ohne dass der Sender auf den Einsatz von e-Invoicing verzichten muss.
ZUGFeRD und Archivierung
Wie alle Rechnungen müssen in Deutschland auch ZUGFeRD-Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Da es sich dabei um originär elektronische Rechnungen handelt, müssen sie elektronisch archiviert werden – und zwar BEIDE Dateien. Ob diese physisch getrennt aufbewahrt werden oder nicht, ist unerheblich, aber im Prüfungsfall muss auf beide Dateien zugegriffen werden können. Für die menschenlesbare Komponente von ZUGFeRD wird übrigens ein PDF/A-3 verwendet, das für die Langzeitspeicherung geeignet ist. Wird ZUGFeRD per E-Mail empfangen, muss die E-Mail nur archiviert werden, wenn sie umsatzsteuerliche Pflichtangaben enthält. Andernfalls kann sie ebenso wie der Briefumschlag einer Papierrechnung entsorgt werden.
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