Für eine ganzheitliche e-Invoicing-Strategie sollten verschiedene Aspekte bedacht werden – von der Organisation der Buchhaltungsfunktionen und Optimierung der Prozesse über die schrittweise Implementierung von e-Invoicing bis zur Beachtung wichtiger Erfolgsfaktoren.
Ein Beispiel aus der Automobilindustrie zeigt, wie eine erfolgreiche e-Invoicing-Strategie aussehen kann.
Bei einem großen deutschen Automobilhersteller mit zahlreichen Lieferanten weltweit kommt ein Großteil der Rechnungen von nur wenigen Lieferanten für das sogenannte Serienmaterial. Zu diesen Lieferanten bestehen Direktverbindungen, abgerechnet wird via Gutschriftverfahren oder Rechnungen per EDI, sofern die Lieferanten EDI-fähig sind.
Die übrigen Lieferanten senden jeweils nur geringe Belegmengen, hauptsächlich für indirektes Material und Dienstleistungen. In Summe macht das mit knapp 4 Millionen Belegen pro Jahr aber immer noch eine beachtliche Zahl an Rechnungen aus. Auch diese sollen elektronisch erfasst werden, so dass am Ende alle eingehenden Rechnungen gleichermaßen elektronisch weiterverarbeitet werden können. Die strategische Bedeutung von e-Invoicing fußt auf der Tatsache, dass die fehleranfällige und zeitintensive Verarbeitung von Papierrechnungen sowie unpünktliche Zahlungen als wesentliche Kostentreiber identifiziert wurden. Dank e-Invoicing entsteht eine Win-Win-Situation, von der sowohl die Lieferanten als auch die internen Rechnungsempfänger profitieren. Doch wie kommt man dorthin?
Organisation der Buchhaltung
Um eine ganzheitliche Strategie für e-Invoicing zu entwickeln und auch erfolgreich umzusetzen, benötigt man zunächst eine Organisation der Buchhaltung, die das erlaubt. Deswegen hat sich der Automobilhersteller für die Bündelung der Buchhaltungsfunktionen in Shared Service Centern entschieden. Die Umstellung erfolgte schrittweise über einen längeren Zeitraum, die Standorte befinden sich überwiegend in Deutschland. Mit der Veränderung der Organisation wandelt sich auch das Selbstverständnis der Buchhaltung. Sie nimmt Lieferanten als Kunden wahr und agiert service-orientiert.
In 4 Schritten zu 100% e-Invoicing
Ebenso wie die Umorganisation der Buchhaltung Schritt für Schritt erfolgt und kontinuierlich an neue Gegebenheiten angepasst wird, so wird auch die ganzheitliche e-Invoicing-Strategie des Automobilherstellers in mehreren Etappen umgesetzt.
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Schon vor vielen Jahren wurde damit begonnen, dass Lieferanten mit dem Mutterkonzern elektronisch abrechnen können. Das funktioniert einerseits über das Gutschriftverfahren, andererseits können elektronische Rechnungen via EDI (VDA 4938) gesendet werden. Da die EDI-Anbindung sehr komplex ist, empfiehlt sie sich allerdings nur für große Lieferanten mit hohem Belegvolumen, die lediglich einen geringen Anteil ausmachen. Und so gibt es mehr als 100.000 Lieferanten weltweit, für die andere Lösungen gefunden werden mussten.
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Zunächst wurde im zweiten Schritt jedoch an der Digitalisierung auf Intercompany-Ebene gearbeitet. Mit Basware als Service-Provider wurden weltweit alle mit dem Mutterkonzern verbundenen Unternehmen innerhalb von zwei Jahren komplett auf e-Invoicing umgestellt. Der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt dabei – nicht nur mit dem Mutterkonzern, sondern auch untereinander – über ein e-Invoicing-Portal, das verschiedene Rechnungsformate zulässt. Bei ca. 700 Tochterunternehmen ist dies ein ganz wesentlicher Stellhebel auf dem Weg zu mehr Automatisierung in der Finanzbuchhaltung.
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Mit dem Rechnungsportal war dann auch der Grundstein gelegt, um in Schritt 3 der ganzheitlichen e-Invoicing-Strategie den Rechnungsempfang nicht nur im Mutterkonzern, sondern auch in allen Tochterfirmen auf elektronisch umzustellen und auch kleineren Lieferanten Möglichkeiten jenseits einer EDI-Anbindung zu bieten (welche das sind, erläutere ich unten)
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Als vierter Baustein der e-Invoicing-Strategie des Automobilherstellers ist derzeit der elektronische Rechnungsversand an alle Kunden in Vorbereitung. Mit Millionen von Kunden und zahlreichen verschiedenen Systemen zur Rechnungserstellung ist dies ein sehr umfangreiches Projekt. Auch der Rechnungsversand soll über das e-Invoicing Portal von Basware laufen und Kunden damit verschiedene Optionen für den Rechnungsempfang bieten.
E-Invoicing-Portal für Lieferanten und Kunden
Seit mehreren Jahren gibt es bei dem Automobilhersteller nun schon das e-Invoicing-Portal von Basware für externe Lieferanten und Intercompany-Rechnungen. Es ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für die Rechnungserfassung des gesamten Konzerns und bietet somit maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Gerade bei großen Konzernen ist dies sehr wichtig.
Der Zugang zum Portal wurde bewusst einfach gestaltet, das heißt das Portal bietet verschiedene Lösungen, um die Hürde für Lieferanten, auf e-Invoicing umzusteigen, so gering wie möglich zu halten.
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Die einfachste Variante für das Senden von Rechnungen ist pdf per E-Mail. Das erfordert keine technischen Voraussetzungen und verursacht keine Kosten. Basware wandelt die Rechnung in strukturierte Daten um, indem der Text aus dem PDF extrahiert wird.
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Mit der Installation eines Druckertreibers ist es getan, wenn man den Virtual Printer von Basware nutzen möchte, der aus dem Druckdatenstrom eine E-Rechnung erzeugt.
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Im Portal selbst kann man Rechnungen direkt eintippen und Anhänge hochladen.
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Und schließlich ist es auch möglich, strukturierte Daten in beliebigen Formaten zu senden. Im Portal werden sie dann von Basware in das vom Kunden gewünschte Format umgewandelt.
Auch der Rechnungsempfang lässt über das Portal verschiedene Optionen für die einzelnen Gesellschaften zu: manueller Download aus dem Portal selbst, Empfang der Rechnung per E-Mail oder die Anbindung an das Portal über eine Schnittstelle zum Empfang von strukturierten Daten (interfacing). Falls aus rechtlichen Gründen erforderlich, ist es sogar möglich, die Rechnung auszudrucken und damit auf Papier zu empfangen.
Diese Vielfalt an Versand- und Empfangswegen bietet beiden Seiten größtmögliche Flexibilität und erhöht die Akzeptanz von e-Invoicing deutlich.
Vorteile von e-Invoicing (nicht nur) für die Automobilindustrie
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Einfach und flexibel: E-Invoicing kann vollkommen hürden- und risikolos mit pdf per E-Mail begonnen werden. Wenn man damit gute Erfahrungen gesammelt hat, ist ein Upgrade auf andere Varianten jederzeit möglich. Durch die vielen verschiedenen E-Rechnungsformate können die Bedürfnisse von bestimmten Branchen und unterschiedlichen Lieferanten berücksichtigt werden.
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Schnell und gründlich: E-Invoicing ermöglicht eine bessere Datenqualität und letztlich schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung, was eine wichtige Voraussetzung für pünktliche Zahlungen ist. Verspätete Zahlungen sind nicht nur ein echter Zeit- und Kostenfaktor für das rechnungsempfangende Unternehmen, sondern schaden auch dem Image und der Lieferantenbeziehung.
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Transparent: Belege gehen auf dem Zustellweg nicht verloren und alle Rechnungen aller Firmen, die zum Konzern gehören, können an einem Ort eingesehen werden. Auch der Status von einzelnen Rechnungen lässt sich so jederzeit feststellen.
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Kostensparend: Mit e-Invoicing wird mehr Automatisierung möglich, Buchhaltungen können mit denselben Ressourcen ein höheres Rechnungsvolumen bewältigen. Auch Rechnungssender können Kosten sparen. Manche Lösungen sind kostenfrei und selbst wenn Transaktionskosten anfallen, sind diese immer noch günstiger als Papier, Druckertinte, Umschlag und eine Briefmarke. Diese Win-Win-Situation bewegt auch Lieferanten zum Mitmachen.
Erfolgsfaktoren
Essentiell für den Erfolg eines e-Invoicing-Projektes ist eine klare Gesamt-Roadmap. Gerade für Großkonzerne mit vielen Tochterfirmen und SSC ist es wichtig, nicht zu viele Teilprojekte gleichzeitig zu starten, sondern zu priorisieren und dann Schritt für Schritt umzustellen. Pro Center werden die jeweiligen Aktivitäten sowie Zeitpläne festgelegt und eng mit dem Provider abgestimmt. Der Umfang des Projektes sollte klar definiert und formal genehmigt werden, damit ausreichend interne Ressourcen zur Verfügung gestellt werden können.
Eine zentrale Steuerung der einzelnen Projekte – auch auf Seiten des Providers – hat sich bei unserem Praxisbeispiel bewährt. Zuständigkeiten und Kommunikationswege müssen klar definiert werden, die Projektstruktur und Implementierungsschritte standardisiert werden. All das bedeutet in der hier beschriebenen Größenordnung eine erhebliche Investition an Zeit und Ressourcen, die sich nach der Erfahrung des hier angeführten Automobilherstellers jedoch lohnt.
Basware berät Sie gerne, um auch Ihre e-Invoicing Strategie zum Erfolg zu führen. Schicken Sie uns am besten eine Nachricht über das Kontaktformular und wir melden uns bei Ihnen.
Wer vorab schon mal einen Eindruck davon bekommen möchte, wie viel er mit e-Invoicing sparen kann, kann das ganz einfach mit unserem e-Invoicing-Kalkulator ausrechnen.
