B2B e-Invoicing wird Pflicht in Italien – Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Italien gehört zu den Vorreitern beim e-Invoicing. Lange vor der Deadline, welche die EU-Richtlinie setzt, hat Italien die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zur Pflicht gemacht. Bereits seit dem 31. März 2015 gehören Papierrechnungen in diesem Bereich der Vergangenheit an. Nun wird die Pflicht zum elektronischen Rechnungsaustausch auf Geschäftsbeziehungen zwischen privaten Unternehmen ausgeweitet.

Bereits seit dem 1. Januar 2017 ist es privaten Unternehmen in Italien möglich, Rechnungen elektronisch über das offizielle Austauschsystem Sistema di Interscambio (SdI) zu senden. Allerdings war dies bisher freiwillig und die Nutzung trotz steuerlicher Anreize eher gering. Nun hat die italienische Administration entschieden, den elektronischen Rechnungsversand auch im privatwirtschaftlichen Bereich verpflichtend zu machen.

Ab wann treten die Bestimmungen in Kraft und wen betrifft die neue Regelung?

• Ab dem 1. Januar 2019 müssen alle Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch über das SdI versendet werden.

• Aber Achtung: Für den Öl- und Gas-Sektor treten die Bestimmungen bereits ab dem 1. Juli 2018 in Kraft.

• Betroffen sind alle in Italien registrierten Zulieferer und Dienstleister, die Rechnungen an italienische Kunden schicken.

Allerdings sollten an dieser Stelle zwei Unwägbarkeiten erwähnt werden, die Sie auch künftig im Blick behalten sollten:

• Die bevorstehende Parlamentswahl in Italien im März 2018 könnten – je nach Wahlausgang – dazu führen, dass die verabschiedete Regelung wieder revidiert wird.
• Noch ist unklar, ob die EU eine Ausnahmeregelung zur EU VAT Directive (2010/45) geben wird, welche fordert, dass der Rechnungsempfänger der Verwendung der elektronischen Rechnung zustimmen muss. Ein Prinzip, das Italien mit seiner Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen privaten Unternehmen verletzt und deshalb mit Brüssel in Verhandlung steht.

Aktualisierung am 11. Mai 2018
Der Europäische Rat hat am 16. April einen Durchführungsbeschluss angenommen, der es Italien ermöglicht, das geplante E-Invoicing-Mandat voranzutreiben. Die Ausnahmeregelung gilt bis Dezember 2021 als vorübergehende Ausnahmeregelung, kann jedoch um eine gesonderte Genehmigung verlängert werden.

Welche Vorgaben gibt es für den elektronischen Rechnungsversand an Unternehmen?

Die Vorgaben zu Format und Austauschprozess entsprechen im Großen und Ganzen denen, die bereits für das e-Invoicing im B2G-Bereich ausgearbeitet wurden.

Rechnungen werden in einem XML-Format erstellt, das von der italienischen Steuerbehörde definiert wurde. Dieser Standard nennt sich FatturaPA. Auch die offiziellen EU-Syntaxen sollen erlaubt sein. Anschließend wird die Rechnung mit einer qualifizierten Signatur versehen und über das Austauschsystem SdI übermittelt. Ebenfalls über das Sistema di Interscambio erhalten Sender die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Statusrückmeldungen zu ihren Rechnungen.

Kleine Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen können ihre Daten und Dokumente kostenlos über eine Weboberfläche eingeben und abrufen. Für größere Unternehmen besteht die Möglichkeit Ihre ERP-Systeme direkt an das SdI anzubinden, um Rechnungen und Rückmeldungen automatisch zu verarbeiten.

Die Archivierung von elektronischen Rechnungen muss auch in Italien digital erfolgen. Die Anforderungen dafür sind recht komplex. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt zehn Jahre, in denen die Unveränderbarkeit sichergestellt sein muss. Dazu werden die archivierten Rechnungen gruppiert (pacchetti di archiviazione) und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sowie einem Zeitstempel versehen. Dieser Prozess muss spätestens drei Monate nach der Frist zur Übermittlung der jährlichen Steuererklärung abgeschlossen sein.

Um die Konformität von Archivierungslösungen mit den italienischen Gesetzen zu bescheinigen, gibt es die AgID-Zertifizierung. Sie wird Anbietern ausgestellt, die alle technischen, organisatorischen, finanziellen und formalen Anforderungen an rechtskonforme, elektronische Archivierung in Italien erfüllen. Basware arbeitet in Italien bereits erfolgreich mit lokalen Partnern für die Rechnungsarchivierung zusammen, die über die erforderliche AgID-Zertifizierung verfügen.

Was bedeutet diese Veränderung und wie kann Basware dabei unterstützen?

Der große Vorteil des e-Invoicings zwischen Unternehmen in Italien ist – neben der Zeit- und Kostenersparnis – der Wegfall des sogenannten Spesometro, einer elektronisch übermittelten Mitteilung aller umsatzsteuerrelevanten Geschäftsfälle an die Agentur für Einnahmen, die Steuerhinterziehung eindämmen soll und als bürokratisches Monster gilt.

Durch die verpflichtende Nutzung des Sistema di Interscambio und des Standardformats der italienischen Steuerbehörde für den Rechnungsversand sind alle Rechnungsempfänger über ein einziges System und mit nur einem Format erreichbar. Beides haben viele italienische Unternehmen durch die e-Invoicing-Pflicht im B2G-Bereich schon heute in Betrieb.

Baswares Lösungen sind bereits seit 2014 in der Lage den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung über das SdI zu gewährleisten, seit 2017 besteht diese Möglichkeit auch für B2B-Rechnungen. Zudem arbeiten wir eng mit unseren italienischen und globalen Partnern zusammen, um in Bezug auf die Entwicklungen rund um den Erlass der italienischen Regierung immer auf dem neuesten Stand zu sein und somit unseren Kunden weiterhin Compliance beim e-Invoicing in Italien zu gewährleisten.

Für wen eignen sich Baswares Services für B2B e-Invoicing in Italien, um die Prozesse bis zum Stichtag compliant umzusetzen?

• Unternehmen mit italienischen Standorten und

• mindestens 12.000 Rechnungstransaktionen pro Jahr in Italien

• oder IT- und Beratungsunternehmen/ Systemhäuser, die Baswares e-Invoicing-Services für Ihre Kunden mit italienischen Standorten anbieten möchten

Fragen Sie einfach über das Kontaktformular einen Telefontermin an und wir melden uns bei Ihnen zurück oder sprechen Sie als Bestandskunde Ihren Basware-Kundenbetreuer an. ​

Unser Tipp: Für detailliertere Informationen können Sie sich die Webinar-Aufnahme (24 Minuten) mit Alham Schmidt ansehen - hier geht es zur Aufnahme.