Man könnte meinen, dass Ihr ERP-System alle Ihre Geschäftsprozesse abdeckt, aber dem ist nicht ganz so. Robert Warming von Basware gibt seine professionelle Meinung dazu ab, warum ERPs unzulänglich für Kreditorenprozesse sind und Unternehmen stattdessen eine robuste Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Betracht ziehen sollten.
Mit mehr als 12 Jahren Erfahrung in der ERP-Branche habe ich gesehen, wie ERP-Systeme immer komplexer geworden sind und in der Lage sind, immer kritischere Geschäftsprozesse zu unterstützen. Wenn es jedoch um die Unterstützung der kreditorischen Rechnungsprozesse geht, haben sich die meisten ERP-Systeme nicht allzu sehr verändert. Aus diesem Grund werden Lösungen zur Rechnungsautomatisierung immer wichtiger, wenn Sie Ihre Digitalisierungsvorhaben erfolgreich gestalten wollen.
Kann Ihr ERP-System das leisten?
Fragen Sie sich einfach, ob Ihr ERP-System Folgendes leisten kann:
1. Automatisierter Rechnungseingang und Validierung all Ihrer Eingangsrechnungen
Kann Ihr ERP-System alle Ihre Eingangsrechnungen automatisch empfangen?
Die Antwort lautet: "Nein, kann es nicht!“
Wenn Sie EDI im Einsatz haben, könnten einige Ihrer Rechnungen direkt in Ihr ERP-System gelangen. Aber das ist wahrscheinlich nur ein Bruchteil der Eingangsrechnungen, die Sie erhalten.
Verwenden Sie stattdessen besser ein Netzwerk, um Ihre Rechnungen zu empfangen:
EDI und E-Rechnungen sind die effizientesten Möglichkeiten, Rechnungen zu verarbeiten, während Papierrechnungen und Scannen zusätzliche, arbeitsintensive Schritte verursachen, die den Prozess nur verlängern. Doch unabhängig davon, in welchem Format und über welche Eingangskanäle Sie Ihre Eingangsrechnungen heute erhalten, ist es wichtig zu wissen, dass mit Hilfe eines e-Invoicing-Netzwerks alle Rechnungen direkt - und ohne Ihr menschliches Zutun - validiert und importiert werden können. Warum also nicht vorhandene Technologien nutzen, die Rechnungsdaten automatisch lesen und extrahieren?
2. Automatischer Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und wiederkehrenden Rechnungen
Kann Ihr ERP-System komplexe Abgleiche verarbeiten?
Die Antwort lautet: "Nein, kann es nicht!"
Sicher, viele ERP-Systeme können den Abgleich mit Bestellungen durchführen und verfügen möglicherweise sogar über einige Regeln für die Behandlung von Ausnahmen. Sobald Sie jedoch Wareneingänge für den 3-Wege-Abgleich (sogenanntes „3-way-matching“) oder komplexe Szenarien mit mehreren Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen hinzufügen, wird das ERP-System immer manuelle Benutzereingaben erfordern - wenn ihr ERP überhaupt dazu in der Lage ist! Sobald die Anforderung komplexer wird, z.B. durch zusätzliche Rechnungszeilen oder unterschiedliche Währungen, wird die Rechnungsprüfung und Abgleiche für Unternehmen zu einer noch arbeitsintensiveren Aufgabe.
Die meisten Unternehmen haben zudem eine große Anzahl von Rechnungen ohne Bestellbezug. Diese werden oft als "wiederkehrende Rechnungen" bezeichnet. Keine dieser Rechnungen kann in Ihrem ERP-System automatisiert verarbeitet werden. Auch deren Bearbeitung kann einen enormen Aufwand bei Ihren Kreditorenbuchhaltern ausmachen, was aber nicht so bleiben muss:
Moderne Rechnungsautomatisierungslösungen können komplexe Abgleichszenarien vollständig autonom durchführen, so dass Ihre Eingangsrechnungen – ohne manuelles Eingreifen – kontiert und genehmigt werden können.
3. Automatisierte Identifikation von Genehmigern und Kontierungsvorschlägen
Kann Ihr ERP-System automatisch den zuständigen Genehmiger identifizieren und eine Kontierung für jede Eingangsrechnung vorschlagen?
Auch hier lautet die Antwort: "Nein, kann es nicht!
Leider können nie alle Rechnungen übereinstimmend abgeglichen werden - auch nicht mit einer Rechnungsautomatisierungslösung. Auf der Grundlage der Rechnungsdaten, die beim Empfang der Rechnung extrahiert werden (wie unter Punkt 1 betrachtet), können Sie jedoch alle Ihre Rechnungen automatisch an die zuständigen Genehmiger verteilen lassen – sogar heruntergebrochen auf Rechnungszeilenebene – und durch das System bereits vollständig kontieren. Hier kommen künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Robotik ins Spiel. Sie werden überrascht sein, wie schnell und mit welchem Detaillierungsgrad diese Tools Ihre Daten und Ihr Verhalten erkennen und gleichzeitig die Geschäfts- und Genehmigungsregeln Ihres Unternehmens einhalten.
4. Rechnungen direkt aus E-Mails heraus prüfen und genehmigen lassen
Erlaubt Ihnen Ihr ERP-System, eine Rechnung mit einem einzigen Mausklick zu genehmigen?
Die Antwort ist sehr wahrscheinlich: "Nein, tut es nicht!"
Die Genehmigung einer Eingangsrechnung findet fast immer im ERP-System statt. In vielen Fällen kann dies jedoch ein umständlicher und manchmal sogar recht starrer Prozess sein, der niemandem wirklich gefällt. Infolgedessen werden Rechnungen vielleicht nur dann genehmigt, wenn die Kreditorenbuchhaltung immer wieder nachhakt.
Dadurch verzögert und verlängert sich der Rechnungsdurchlauf, was zu verspäteten Zahlungen führen kann. Das bedeutet für die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung meist noch mehr Arbeit. Und fehlende Zahlungen an wichtige Lieferanten können fatale Folgen haben.
Eine Rechnungsautomatisierungslösung unterstützt E-Mail-Benachrichtigungen, die direkt an Prüfer und Genehmiger zur Bearbeitung gesendet werden. Diese können dann ihre Aufgaben entweder direkt von der E-Mail aus erledigen oder zur eingehenderen Prüfung einem Link ins System folgen - natürlich von jedem beliebigen Gerät aus.
Schnelle und einfache Prozesse für Prüfer und Genehmiger, ohne die Notwendigkeit, sich jemals in das ERP-System einzuloggen!
5. Zugriff auf automatisierte Reports & Dashboards zur Ausgaben-, Prozess- und Cashflow-Analyse
Verfügt Ihr ERP-System über eine vollständige Suite von Dashboards zur Ausgabenanalyse, Einsicht in Prozesskennzahlen und Ausblick auf Cashflow-Bedarf?
Nein. Aber Ihr ERP-System erfasst eine Menge nützlicher Daten. Es kann jedoch schwierig sein, die richtigen Daten den richtigen Benutzern zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Und dies zu bewerkstelligen, ist oft mit einem hohen Preis verbunden.
Es geht auch einfacher: Mit einer Rechnungsautomatisierungslösung kann auch dies automatisiert werden. Das Ergebnis sind Ausgaben-, Prozess- und Cashflow-Dashboards, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen, noch effizienter zu werden. Und wer möchte nicht Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten treffen?
Also... warum sollte Sie das interessieren?
Aus meiner Sicht sollte Sie das Thema interessieren, weil sich in diesen Prozessen ein enormes Einsparpotenzial verbirgt. Lösungen zur Rechnungsautomatisierung ermöglichen es Ihnen, alle kreditorischen Rechnungsprozesse zu automatisieren. Natürlich erfordert es einen gewissen initialen Aufwand, wenn Sie damit anfangen, aber es ist wirklich einfacher, als Sie denken. Und der Return on Investment ist beachtlich.
Es gibt viele Gründe sich nach einer Lösung zur Rechnungsautomatisierung umzuschauen, aber sie lassen sich im Wesentlichen auf diese drei Gründe herunterbrechen:
1. Effizienz:
Kreditorenprozesse können langwierig, komplex und für die Mitarbeiter unübersichtlich sein. Und alle (bislang) manuellen Aufgaben nehmen Zeit in Anspruch: vom Empfang einer Rechnung über die Eingabe in das ERP-System, den Abgleich oder die Kontierung der Rechnung bis hin zur Identifizierung der Prüfer und Genehmiger sowie der Durchführung der Prüfung und Genehmigung. Wenn Ihr Unternehmen 100.000 Rechnungen pro Jahr erhält, nehmen die Rechnungsprozesse tatsächlich einen Großteil der Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch. Tatsächlich kann die Bearbeitung einer fehlerfreien Rechnung leicht 15 Minuten in Anspruch nehmen. Und wenn es bei einer Rechnung Probleme und Unsicherheiten gibt oder wenn sie nicht leicht abzugleichen ist, kann der Zeitaufwand schnell auf bis zu 30 Minuten ansteigen. Automatisierungslösungen für Rechnungen können die Bearbeitungszeit auf bis zu 0 Minuten reduzieren!
2. Compliance:
Neben Ihren Genehmigungsprozessen sichern die Abgleich- und Kontierungsregeln ein Höchstmaß an Compliance. Selbst komplexe Genehmigungshierarchien und Geschäftsregeln können in eine Automatisierungslösung eingebettet werden, so dass sichergestellt ist, dass keine Rechnung außerhalb der Geschäftsregeln kontiert, genehmigt und bezahlt wird. Gleichzeitig werden alle System- und Benutzeraktionen in einem detaillierten Prüfpfad erfasst (ein sogenannter Audit trail), der die ordnungsgemäße Dokumentation aller Entscheidungen sicherstellt.
3. Transparenz und tiefe Einsichten:
Daten aus allen kreditorischen Prozessen werden erfasst und sind sofort per Mausklick verfügbar. Indem Sie Einblicke in alle Aktivitäten haben, können Sie alle Lieferanten identifizieren, die fehlerhafte Rechnungen versenden und dadurch Ihre Mitarbeiter zwingen, Zeit für die manuelle und zeitraubende Bearbeitung aufzuwenden. Sie können schnell Engpässe in Ihren internen Prozessen finden, z. B. wenn der Genehmigungsprozess zu lange dauert. All dies sind wertvolle Informationen, wenn Sie Ihre AP-Prozesse verbessern, rationalisieren und automatisieren möchten.
Die Rechnung ist einfach
Die Berechnung eines Business Cases kann naturgemäß komplex sein, da es viele Variablen gibt, die bei der Betrachtung von Rechnungsautomatisierungslösungen zu berücksichtigen sind. Eine einfache Möglichkeit, das Gespräch in Gang zu bringen, ist jedoch die Betrachtung der Zeit, die heute in Ihrem Unternehmen für die Rechnungsverarbeitung aufgewendet wird.
Wie bereits erwähnt, dauert die manuelle Bearbeitung einer Rechnung in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten. Die 10 % der Kunden mit den besten Ergebnissen haben durchschnittlich 83 % automatische Rechnungsverarbeitung. Und bei 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr könnte die Berechnung dann so aussehen: 100.000*15*83% = 1.245.000 Minuten oder 20.750 Stunden, die durch die Automatisierung von Rechnungen jährlich eingespart werden können.
Rechnen Sie es einfach mal für Ihre eigene Organisation nach...
[Wenn Sie es genauer wissen wollen, erfahren Sie in diesem Beitrag anhand eines Beispiels, warum und wie Sie Ihren Business Case berechnen. ]
Erfahren Sie mehr über Rechnungsautomatisierung
Wenn die Rechnung für Sie aufgeht, zögern Sie nicht, sich weiteres Informationsmaterial über den Nutzen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung anzusehen. Laden Sie hier unser E-Book zur automatisierten Rechnungsverarbeitung herunter oder lesen Sie einen kürzlich erschienenen Bericht vom Marktforschungsspezialist Spend Matters darüber, warum der Einstieg über die Kreditorenbuchhaltung der beste Weg ist, um seine Purchase-to-Pay-Projekte zu strukturieren.
Natürlich können Sie uns auch jederzeit direkt für ein unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren.