3 Fragen, die Sie Anbietern zur elektronischen Rechnungsarchivierung stellen sollten

Es gibt viele gute Gründe, von einer Papierablage auf die elektronische Archivierung von Rechnungen umzustellen. Man kann unter anderem Platz und Ressourcen sparen, die man zur Rechnungsarchivierung benötigt, die Datensicherheit und -integrität maximieren sowie unmittelbaren Onlinezugang zu jeder beliebigen Rechnung erhalten. Für die meisten Unternehmen bedeutet das im Ergebnis eine verbesserte Effizienz und merkliche Einsparungen.

Aber es gibt noch einen weiteren guten Grund: um ganz einfach den länderspezifischen Anforderungen von Steuerbehörden gerecht zu werden. In der Europäischen Union sind, zum Beispiel, alle Unternehmen gemäß der EU-Richtlinie 2010/45 verpflichtet, Rechnungen für regulatorische Zwecke und zum steuerlichen Nachweis aufzubewahren. Das hilft den Regierungen, Steuerbetrug im Keim zu ersticken, und stellt sicher, dass sie jene Steuern einnehmen, die ihnen zustehen. Rechnungen sind in diesem Prozess rechtliche Schlüsseldokumente und dementsprechend streng reguliert.

Herausforderungen in multinationalen Unternehmen bei der Rechnungsarchivierung 

Für multinationale Unternehmen ist es eine Bürde, überall dort, wo sie Geschäfte machen, bezüglich der Regeln und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben – unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder elektronisch arbeiten. Einfach ein allgemeines Archiv zu haben, ist nicht genug – es gibt strenge Regeln, wie in welchem Land archiviert werden soll. Und um es noch komplizierter zu machen, ändern sich die Vorschriften in den einzelnen Ländern regelmäßig.

Agieren sie in mehreren Ländern, sind die Archive vieler Organisationen über Tochtergesellschaften, Abteilungen und Serviceanbieter hinweg verstreut. Häufig entscheiden die Tochtergesellschaften selbst, welche Unterlagen aufbewahrt werden, und inwiefern andere Teile der Organisation darauf zugreifen können. Auch wenn jede Entscheidung bezüglich der Archivierung auf einem stimmigen Business Case beruhen mag, stellt eine solche Ausgangslage Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, Compliance, Audits sowie den Zugang zu Unterlagen und Informationen durchgängig über alle Geschäftseinheiten hinweg zu wahren. 

Man kann es drehen und wenden wie man möchte, umsatzsteuerrechtliche Vorgaben einzuhalten ist nicht einfach. Sogar große Konzerne mit ausgezeichneten Ressourcen haben bekanntermaßen Compliance-Probleme. Aber Nicht-Einhaltung ist keine Option: man riskiert, von den Steuerbehörden erwischt, für nicht abgeführte Umsatzsteuer zur Verantwortung gezogen zu werden und Strafen hinnehmen zu müssen.

3 Fragen, die in Ihrer Ausschreibung zur elektronischen Rechnungsarchivierung nicht fehlen dürfen 

Die Lösung des Problems heißt cloud-basierte Anwendung zur elektronischen Rechnungsarchivierung, die Ihnen nicht nur dabei hilft, sich in der alltäglichen Komplexität durch die Geschäftstätigkeit in verschiedenen Ländern mit verschiedenen Regierungen zurechtzufinden, sondern auch automatisch aktualisiert wird, wenn sich Gesetze und Vorschriften ändern.

Wenn Sie mögliche Lösungen zur Rechnungsarchivierung prüfen, sollten Sie jedem Anbieter folgende 3 wichtigen Fragen stellen:

1. Mit welchen Funktionen wird die Integrität der Daten sichergestellt? 

Im Großen und Ganzen bedeutet Datenintegrität, sicherzustellen, dass Daten exakt abgebildet werden und bei einem erneuten Abruf unverändert sind. Die Fragen, die Sie diesbezüglich einem Anbieter für elektronische Archivierungslösungen stellen sollten, sind:

• Wie beweise ich 2027, dass die dann einzusehenden Rechnungsdaten genau dieselben sind, wie jene, die ich heute sehe?

• Wie kann ich sicherstellen, dass in der Zwischenzeit niemand die Daten fälscht oder löscht?

Um Datenintegrität sicherzustellen, sollten archivierte Dokumente digital signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden. Ein vertrauenswürdiger digitaler Zeitstempel bestätigt Ihnen zuverlässig, dass der Inhalt Ihrer Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt existierte und seitdem nicht verändert wurde. Um jegliche Änderung oder das Löschen archivierter Unterlagen zu verhindern, empfiehlt es sich darüber hinaus, Dokumente an mehreren Orten abzulegen – bevorzugt in unveränderbaren WORM (write once, read many)-Speichern und Online-Speichern inklusive Back-ups.

2. Wie ist die Vorgehensweise hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist? 

Die Aufbewahrungsfrist bezeichnet den Zeitraum, in dem die Rechnungsinformationen aufbewahrt werden müssen. Diese Frist variiert zwischen den verschiedenen Ländern beträchtlich, die meisten verlangen von Unternehmen jedoch eine Mindestaufbewahrungsdauer von 5 Jahren (Wer mehr wissen will: was in Deutschland hinsichtlich Aufbewahrungspflichten elektronischer Rechnungen gilt). Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das in unterschiedlichen Ländern aktiv ist, kann es eine Herkulesaufgabe sein, mit den sich stetig verändernden lokalen Regeln und Vorschriften Schritt zu halten. Die relevanten Fragen hierbei sind:

• Benötige ich eine Aufbewahrungsfrist für jedes Dokument, das ich speichere? Wer denkt daran, die Dokumente nach Ablauf der Frist zu entfernen?

• Wie kann ich hinsichtlich der sich verändernden Vorschriften auf dem Laufenden bleiben?

Die Lösung sollte automatisch die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen, die in den Mehrwertsteuergesetzen der einzelnen Länder vorgegeben sind. Wird die Lösung in mehreren Ländern verwendet, sollte es möglich sein, die geltenden Aufbewahrungsfristen je Land vorab zu definieren und die Rechnungen automatisch in den passenden Ordnern und an den richtigen Orten abzulegen, um den Anforderungen der Behörden gerecht zu werden. Nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist sollten Ihre Dokumente automatisch gelöscht werden, auch um die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze sicherzustellen, wie zum Beispiel der bevorstehenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (auch GDPR).

3. Wie kann ich auf meine Rechnungen zugreifen, wenn sie abgelegt wurden? 

Für Unternehmen, die in vielen verschiedenen Ländern agieren, kann es eine Herausforderung sein, der Papierflut und den zahlreichen elektronischen Dateien Herr zu werden, die tagtäglich im Büro eintreffen. Und ehe man sich‘s versieht, steht man vor einem Berg aus Papier und hat keine Ahnung, wie man die Dokumente findet, die man selber oder der Wirtschaftsprüfer benötigt. Diese Frage sollten Sie folglich stellen:

• Wie kann ich sicher sein, dass ich unmittelbaren Zugang zu relevanten Rechnungsdaten habe, wenn ich ihn benötige, auch wenn die Rechnung in einer anderen Tochtergesellschaft oder an einem anderen Standort aufbewahrt wird?

Eine Cloud-Lösung zur elektronischen Archivierung hilft Ihnen dabei, alle Rechnungen an einem zentralen Ort zu versammeln, für den Zugangsrechte individuell und auf Ordnerebene festgelegt werden können. Somit können Sie zu jedem Zeitpunkt auf alle Rechnungsdaten zugreifen, schnell und einfach nach bestimmten Dokumenten suchen und diese auch verlässlich wiederfinden, wenn sie benötigt werden.

Die Zeit für elektronische Rechnungsarchivierung ist gekommen 

Niemand zwingt Sie, auf elektronische Aufbewahrung umzusteigen. Wie bei vielen Geschäftsentscheidungen geht es auch hierbei darum, den Status-Quo und etwaige Probleme im eigenen Unternehmen zu verstehen und mögliche Vorteile zu beurteilen. Im Fall der elektronischen Rechnungsaufbewahrung sind die Vorteile in Sachen Kosten und Effizienz zu groß, um sie zu übersehen – Unternehmen aus allen Branchen können dadurch physischen Speicherraum, Zeit, Ressourcen und Kosten einsparen. 

Steuerbehörden sind zufrieden mit den traditionellen Aktenschränken voller Papier, allerdings ist das ein veralteter und teurer Weg der Unternehmensführung. Mit der richtigen Lösung zur elektronischen Archivierung können Sie alle vordergründigen Prozessvorteile nutzen und gleichzeitig Compliance-Risiken senken. Das wird die Komplexität des globalen Geschäftsverkehrs für Sie reduzieren, so dass Sie sich auf das fokussieren können, was Sie am besten können: Ihr Unternehmen führen. 

Übrigens: Nicht nur die Aufbewahrung von Rechnungen ist ein Thema für Unternehmen, sondern auch die umsatzsteuerrechtlichen Mindestanforderungen an Rechnungen und deren Verarbeitungsprozess, insbesondere im internationalen Geschäftsverkehr. Aus diesem Grund haben mehrere renommierte Steuer- und Wirtschaftskanzleien aus Europa unter der Federführung der Münchener Kanzlei Peters, Schönberger & Partner ein EU-Compendium erstellt, das einen Überblick über die Rechtslage in 22 Ländern und Antworten auf die drängendsten Fragen gibt. Hier erfahren Sie mehr und finden das EU-Compendium zum Download.