Global verteilte Unternehmensniederlassungen internationalisieren Purchase-to-Pay-Projekte. Dabei kommt oft noch der Einsatz von Shared Service Centern (SSC) zum Tragen, was die Vereinheitlichung von Prozessen mit nur geringen lokalen Anpassungen zusätzlich befördert.
So stellt sich die Ausgangssituation vieler Purchase-to-Pay-Rollouts dar. Klar, dass man dafür einen niet- und nagelfesten Plan braucht: angefangen bei der Implementierungsstrategie über die Methodik bis hin zu den verschiedenen Phasen der Implementierung. In der Praxis haben sich für internationale P2P-Rollouts Best Practices etabliert. Dank meiner Arbeit in zahlreichen Projekten weiß ich, wo sich Herausforderungen und Fallstricke verbergen, die – frühzeitig identifiziert – einfach entschärft werden können.
Implementierungsstrategie
Internationale Rollouts werden zunächst mit einem Pilotprojekt gestartet, bevor weitere Wellen folgen. Für die Implementierungsstrategie stellt sich die Frage, wonach diese Wellen erfolgen: Segmentiert werden kann nach
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ERP-Landschaft,
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Geschäftsbereichen oder
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Ländern.
Wird ein SSC eingeführt, sollte der P2P-Rollout erst danach erfolgen. Festgelegt wird in diesem ersten Schritt außerdem, ob die Lösung zentral oder dezentral implementiert wird. Wichtig sind auch Entscheidungen über den Aufbau der Projektorganisation, wie Key User unterstützt werden sowie die Etablierung eines Change Management-Prozesses.
Methodik der Implementierung
Die Einführung von Lösungen für den elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess empfiehlt sich nach dem Modell „digitize, expand & optimize and tune“, d.h. der Prozess wird zunächst schnell digitalisiert, dann erweitert und optimiert und regelmäßig feinabgestimmt.
Dieses Vorgehen entspricht der agilen Methode: Dabei startet man mit einer vorgefertigten Lösung, die auf Best Practices und Standards basiert, welche in der Regel bereits 80% der Anforderungen eines Unternehmens abbildet. Davon ausgehend, werden die übrigen Anforderungen (kontinuierlich) evaluiert und die Lösung entsprechend angepasst.
Für die Planung und Umsetzung des gesamten P2P-Rollouts verwendet Basware eine Projektmethodik nach dem Wasserfall-Modell, wonach die Aktionen in den einzelnen Phasen des Rollouts klar definiert sind. Erst nach Erreichen der Meilensteine und Abschluss einer Phase wird mit der nächsten begonnen. Innerhalb der einzelnen Phasen wird mit Best Practices agil gearbeitet, um die Phasen zügig und problemlos zum Abschluss zu führen.
Bevor es richtig losgeht, gibt es allerdings erstmal ein „Solution Scoping“, also ein Festlegen des Funktionsumfangs der Lösung. In einem mehrtägigen Workshop wird eine Blaupause für den Prozess erstellt, die im Pilotprojekt ausgerollt und geprüft wird. In den folgenden Wellen kann diese Vorlage dann noch verfeinert werden. Dafür müssen Prozesse zunächst definiert und harmonisiert werden. Aus Erfahrung empfehlen wir, dass die Blaupause zu 80% dem Standardprozess entsprechen sollte, nur 20% sollten individuelle Anpassungen an lokale Anforderungen darstellen.
Phasen der Implementierung
1) Plan und Definition
Aktivitäten:
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Finale Abstimmung des Scopes: Gemeinsam mit den Prozess-Ownern wird nochmal überprüft, ob die Blaupause wirklich passt.
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Fertigstellung des Projektplans
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Festlegung der Projekt-Organisation: Wer gehört zum Kernteam, wer in den Lenkungsausschuss und wer ist in den einzelnen Ländern für den Rollout zuständig?
Erfolgsfaktoren:
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Wichtig ist, dass die Blaupause mehr als 80% der Anforderungen abdeckt. Außerdem sollten wirklich alle Prozess-Owner die Blaupause geprüft und abgesegnet haben, damit es im Nachhinein nicht zu viele Änderungen gibt.
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Relevant ist auch eine stabil aufgestellte Projekt-Organisation mit klaren Verantwortlichkeiten. Wechselnde Besetzungen im Kernteam oder fehlende Eskalationspfade schaden dem Projektverlauf.
2) Konstruktion
Aktivitäten:
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Aufbau der P2P-Umgebung (Bereitstellung der Software-as-a-Service-Lösung)
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Durchführung von Modultests mit bereitgestellten Testdaten aus den ERP- und HR-Systemen, die beispielsweise für den Genehmigungsprozess relevant sind.
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Ausrollen des Piloten bzw. der Welle
Erfolgsfaktoren:
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Um keine Projektverzögerungen zu generieren, müssen die anzubindenden Systeme über Interfaces zur Verfügung stehen und Testdaten zum rechten Zeitpunkt vorhanden sein.
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Bereits in dieser Phase sollte man darauf achten, die Testfälle für den User Acceptance Test zu definieren, da dies später problematischer wird.
3) Systemtest und Training
Aktivitäten:
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Kompletter End-to-End Integrations- und Systemtest mit allen Drittsystemen, um zu prüfen, ob das System stabil funktioniert und die definierten Anforderungen erfüllt.
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Schulung der Key User („train the trainer“)
Erfolgsfaktoren:
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Es ist alles bereitgestellt, um das P2P-System und die angeschlossenen Systeme von Anfang bis zum Ende zu testen.
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Die Key User sind eindeutig identifiziert und stehen für das Training bereit, so dass keine doppelten oder unnötigen Schulungen stattfinden.
4) Abnahmetest (User Acceptance Test)
Aktivitäten:
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Durchführung des Abnahmetests mit den Key Usern
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Abstimmung und ggf. Implementierung von Änderungen
Erfolgsfaktoren:
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Alle Key User sind involviert und stehen vollständig zur Verfügung.
Während technische Abweichungen schon im System-Test festgestellt und behoben werden, kann in dieser Phase zum ersten Mal festgestellt werden, ob es Abweichungen vom definierten Prozess gibt. Im Pilotprojekt können die Auswirkungen einer Abweichung noch gut abgefedert werden, in den Wellen ist das eher unglücklich. Grundsätzlich sollte man sich fragen, ob Änderungen wirklich sein müssen und wenn ja, ob sie auch später vorgenommen werden können, denn idealerweise spielt man so viele Änderungen wie möglich auf einmal ein.
5) Inbetriebnahme und Übergabe an das Service Desk
Aktivitäten:
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Produktivsetzung des P2P-Systems
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Hypercare-Support der Key User
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Übergabe des Systems an den Support
Erfolgsfaktoren:
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Je genauer in den früheren Phasen gearbeitet und getestet wurde, desto weniger Probleme tauchen nach der Inbetriebnahme noch im System auf. Je später diese zu Tage treten, desto schwieriger wird es, sie zu lösen.
Optimierung des P2P-Systems
Zur Optimierung des Systems können Prozesse verschlankt und weiter harmonisiert sowie der Automatisierungsgrad erhöht werden. Um weiterhin einen konsistenten P2P-Prozess zu haben, ist der Einsatz eines Change Control Boards sehr wichtig. Dieses Gremium bewertet Änderungsanfragen sowohl globaler als auch lokaler Natur und entscheidet zentral, ob sie implementiert werden sollen oder nicht. Diese werden dann in einer bzw. mehreren Finetuning-Wellen ausgerollt.
6 Tipps für Ihren internationalen P2P-Rollout
Auf welche Faktoren es für einen erfolgreichen P2P-Rollout ankommt, habe ich in den einzelnen Implementierungsphasen beschrieben. Zum guten Schluss möchte ich Ihnen noch meine ultimativen Praxistipps für einen gelungenen internationalen Rollout mit auf den Weg geben:
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Transformieren Sie manuelle Prozesse nicht einfach in elektronische, sondern optimieren Sie sie mit Blick auf Automatisierung.
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Etablieren Sie eine länderübergreifende Blaupause.
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Stellen Sie in jedem Land einen verantwortlichen Key User bereit.
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Fassen Sie Länder mit ähnlichen Prozessen in Wellen zusammen.
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Involvieren Sie ERP-Experten aus jedem Land.
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Etablieren Sie einen Change Management-Plan.
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Führen Sie P2P-Rollouts nur bei stabilen ERP-Systemen aus, nicht bei gerade erfolgter Umstellung auf ein neues System.
Weitere Tipps und Lösungen für Ihren internationalen P2P-Rollout präsentiere ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Der einfachste Weg dorthin führt über unser Kontaktformular.
Übrigens:
Wer noch tiefer in das Thema einsteigen möchte, kann sich hier gerne mein Webinar-Recording zum internationalen P2P-Rollout (nochmal) ansehen.
