Accompagnez vos fournisseurs au passage à la facturation électronique

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou le volume de factures traité, continuer à gérer des factures papier engendre des coûts de traitement élevés, des cycles de paiement longs, des erreurs de saisie, des questions récurrentes de vos fournisseurs quant au statut de leurs factures ou encore des retards de paiement. Alors que la distribution du courrier peut être retardée et que nombre de collaborateurs privilégient le télétravail, la facturation électronique représente une opportunité d’assurer la continuité de l’activité de votre entreprise en favorisant des échanges continus et dématérialisés entre les équipes et avec vos partenaires commerciaux.

La facturation papier, une solution dépassée

Dans un environnement de travail en pleine évolution, la gestion de la facturation papier pose question. Certains fournisseurs, les petites et moyennes entreprises en particulier, disposent d’une trésorerie limitée et comptent fortement sur leur chiffre d’affaires pour rester opérationnels et rentables. Ainsi, le moindre contretemps ou retard de paiement peut provoquer des problèmes de trésorerie importants et des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement. La solution ?  Éliminer le papier de l'ensemble du processus de facturation en permettant à 100 % de vos fournisseurs de se connecter à votre portail de réception de factures électroniques.

Comment atteindre 100 % de factures électroniques ?

La réussite du passage à la facturation électronique dépend largement du processus d'activation des fournisseurs. Si vos fournisseurs n’adoptent pas la facturation électronique, votre entreprise ne peut bénéficier pleinement des fruits de l'automatisation. Pour obtenir 100 % de visibilité sur vos dépenses, vous devez connecter 100 % de vos fournisseurs, c'est-à-dire non seulement les plus grands et complexes, mais aussi les petits fournisseurs locaux, adressant peu de factures. Sans connecter 100 % de vos fournisseurs, vos données financières sont incomplètes, ce qui limite votre capacité à prendre des décisions stratégiques et à maximiser votre retour sur investissement. 

La plupart des entreprises disposent d’une base de fournisseurs diversifiée. Il n’est donc pas possible d’adopter une approche identique pour l’ensemble d’entre eux. Si vos fournisseurs de petite et moyenne taille préfèrent continuer à vous adresser des factures papier, pourquoi faudrait-il que votre projet de digitalisation de la facturation en pâtisse ? Avec Basware Network, tous les formats de factures (EDI, XML, PDF, même le papier) peuvent être adressés par voie électronique, sans compromettre la qualité des données ni forcer les fournisseurs à changer leur mode de fonctionnement. En leur proposant des options multiples pour l’envoi de leurs factures, vos fournisseurs peuvent choisir le canal qui leur convient, et vous recevoir 100 % de vos factures au format électronique.  

L'adoption par les fournisseurs est-elle complexe ?

Le projet peut vous sembler colossal, surtout si vous amorcez la digitalisation de votre base fournisseurs. C'est pourquoi nous encourageons nos clients à dresser un plan de gestion du changement, aussi bien pour les utilisateurs internes que pour les fournisseurs. Bien qu'il ne soit pas demandé aux fournisseurs de changer leur façon de travailler, vous aurez probablement besoin d'informations supplémentaires de leur part pour mener à bien le processus d'activation. Une communication claire et cohérente simplifie le processus.

De votre côté, le changement est beaucoup plus important, car au lieu de recevoir des factures papier et de les saisir manuellement dans votre système, vous recevrez désormais des factures électroniques. Ainsi, le temps et les ressources consacrés à la saisie manuelle pourront être dédiés à des tâches plus stratégiques, comme la résolution des exceptions, l'analyse des dépenses et la gestion des relations avec les fournisseurs.

Si vous ne savez pas par où commencer, pas de problème. Nous avons mis au point une check-list pour favoriser l'onboarding des fournisseurs, afin de vous aider à planifier et à établir des priorités. En respectant ces points, vous faciliterez, accélérerez et réussirez l’adoption de la facturation électronique par vos fournisseurs.

Check-list pour l’onboarding des fournisseurs

• Attribuez des ressources dédiées au projet. Pour assurer l'alignement avec le plan de gestion du changement, un porteur (et sponsor) doit être clairement identifié pour maintenir le projet sur la bonne voie et offrir un point de contact précis pour les fournisseurs et les autres personnes impliquées dans l'intégration.

• Identifiez les rôles clés (au niveau global et local) pour soutenir vos fournisseurs et garantir des ressources adaptées.

• Créez un plan de communication interne et externe. Il est impératif d'informer toutes les parties avant et pendant la phase d’activation. Par ailleurs, n’oubliez pas d'informer les nouveaux fournisseurs et collaborateurs du processus.

• Fixez des objectifs et des délais clairs pour toutes les parties concernées. Les fournisseurs apprécieront d’être tenus au courant, et cela vous aidera à mesurer le succès du projet.

• Assurez-vous que les données fournisseurs existantes soient à jour et aussi complètes que possible (adresses, coordonnées bancaires, …).

• Définissez des consignes internes claires pour permettre à vos collaborateurs de parler de la facturation électronique avec les fournisseurs. N’oubliez pas de les faire figurer sur votre intranet.

• Décidez de la meilleure façon de communiquer avec vos fournisseurs. En fonction de vos fournisseurs, il vous faudra probablement combiner plusieurs canaux de communication (allant des appels personnels et e-mails aux tutoriels vidéo et webinars), selon ce qui convient le mieux à chacun d’entre eux. Une communication ouverte et active est essentielle pour s'assurer du suivi des étapes.

• Préparez-vous à la « nouvelle normalité ». Assurez-vous que votre équipe sait que l'activation des fournisseurs est un processus continu qui doit être reproduit avec tous les nouveaux fournisseurs dans la durée.

Comment Basware peut-il vous aider ?

Maintenant que vous avez mis en place un plan de conduite du changement, vous vous interrogez peut-être sur votre capacité à gérer autant de fournisseurs, tout en continuant à assumer vos responsabilités quotidiennes. Basware travaille avec ses clients pour segmenter les fournisseurs par préférence de facturation, puis nous adaptons une approche d'activation spécifique pour chaque segment de fournisseurs. Notre priorité stratégique depuis toujours, à savoir vous permettre de recevoir 100 % de factures électroniques, constitue un élément essentiel de nos partenariats avec nos clients.

Le programme Supplier Enablement Services de Basware offre une approche simplifiée et conviviale pour l'activation de tous vos fournisseurs. Ce service prend en charge une variété d'options et d'outils modernes simples à utiliser, facilitant ainsi l’adhésion. Basware vous aide à activer tous vos fournisseurs en temps voulu, à assurer une communication claire et concise avec eux et à réaliser rapidement un retour sur investissement. Notre expertise dans ce domaine contribue à rendre le processus facile et indolore pour vos fournisseurs, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité et entretenir des relations solides avec eux. En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir le niveau de service qui vous convient pour obtenir les meilleurs résultats possibles, grâce à de multiples niveaux de service d'aide à l’adoption - du « do it yourself » au « do it together ».

En savoir plus sur le programme d’activation des fournisseurs proposé par Basware 

Nous accompagnons les fournisseurs de toutes tailles et tous types de formats de factures. Nous simplifions l’onboarding de vos fournisseurs afin que vous puissiez vous concentrer sur les bénéfices immédiats de la facturation électronique. Pour obtenir de plus d’informations, contactez-nous ou consultez notre programme Supplier Enablement Services.