Les bénéfices de la facture électronique, au-delà de la nouvelle réglementation à venir

La facturation électronique (e-invoicing) devient non seulement la norme, mais aussi une obligation dans de nombreux pays. À partir du 1er juillet 2024, elle deviendra progressivement obligatoire en France. Au-delà des exigences règlementaires, la dématérialisation des factures et de leur processus de traitement offre de nombreux avantages (diminution des délais et des coûts de traitement des factures, respect des délais de paiement, réduction des erreurs et des exceptions à gérer manuellement, meilleur pilotage des flux de trésorerie, conformité réglementaire, etc.) que nous allons détailler dans cet article.

Dans le monde entier, de plus en plus de pays imposent la facturation électronique. En France, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en capacité de recevoir les factures électroniques à compter du 1er juillet 2024 (en savoir plus sur la facturation électronique obligatoire en France).

Au-delà de cette obligation légale, cette réforme constitue pour les entreprises une opportunité d’accélérer leur transformation digitale et procure huit bénéfices majeurs.

1. Réduction des délais de traitement des factures et gains d’efficacité

La facturation électronique permet de réduire de manière considérable les délais de traitement des factures. Ainsi, avec un processus manuel, les factures sont traitées en moyenne en 19,4 jours, de la réception de la facture au paiement en passant par le processus d'approbation. En dématérialisant ce processus, le délai de paiement moyen peut atteindre 3,7 jours, soit une réduction de près de 17 jours.

Découvrez comment ABB a réduit de 50 % les temps de traitement des factures.

Bien que l'automatisation du traitement des factures fournisseurs existe depuis un certain temps, bon nombre d’entreprises doivent encore traiter manuellement 10 à 30 % de leurs factures entrantes. Chez Basware, nous proposons des outils innovants qui permettent d’automatiser la capture de la totalité des données des factures papiers numérisées au format PDF, de réduire de 57 % le nombre d’exceptions à gérer manuellement et de multiplier par 3,4 le nombre de factures traitées de manière totalement automatisée.

2. Réduction des coûts de traitement des factures

Un autre intérêt de la dématérialisation des factures est économique. Un nouveau rapport d'Ardent Partner révèle que le coût moyen de traitement d'une facture en 2023 est de 10,18 dollars, certaines entreprises ayant digitalisé leurs processus ne dépensant que 3,12 dollar par facture. Au global, le coût de traitement des factures peut être réduit de 40 % à 90 % en automatisant les processus de facturation électronique, que ce soit pour les factures sortantes ou entrantes.

Cette réduction s'explique par la suppression des coûts liés au processus papier (enveloppes, papier, mise sous pli, réception…), des frais postaux mais aussi par une meilleure productivité des équipes comptables.

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3. Respect des délais de paiement

En France, 25 % des défaillances d’entreprise sont dues à des retards de paiement. C’est la raison pour laquelle la loi sur la Modernisation de l’Économie (LME) de 2008, qui encadre les délais de paiement, prévoit des sanctions administratives importantes en cas de non-paiement des factures fournisseurs dans les délais (jusqu’à 2 millions d’euros pour une personne morale, et jusqu’à 4 millions d’euros en cas de récidive).

Cependant, le retard moyen de paiement constaté au deuxième trimestre 2022, par le cabinet Altares, est de près de 12 jours. La Banque de France a commencé en 2022 à abaisser la note de risque de crédit des entreprises affichant des retards de paiement et compte accélérer en 2023.

La réduction des temps de traitement des factures contribue au respect, voire à la réduction, des délais de paiement.

4. Réduction du nombre d’erreurs et des exceptions

Le traitement manuel des factures est bien souvent synonyme d'erreurs de saisie. En dématérialisant les factures, leurs données sont reconnues et capturées de manière automatique, réduisant ainsi le nombre d’erreurs.

D’autre part, les technologies d’intelligence artificielle et de machine learning permettent désormais de réaliser de manière totalement automatisée le rapprochement entre les commandes (avec ou sans bon de commande) et les factures, ainsi que la gestion des exceptions, si bien que la plupart des factures peuvent désormais être validées sans intervention des équipes opérationnelles ou comptables.

5. Meilleur pilotage de la trésorerie et du BFR

En fiabilisant et en centralisant les données, en temps réel ou de manière prévisionnelle, les solutions d’automatisation du traitement des factures clients et fournisseurs, offrent aux directions financières une vision à la fois précise et exhaustive des factures émises et des dépenses engagées. Outre un pilotage plus fin des budgets annuels, ces informations sont particulièrement utiles pour gérer la trésorerie et prévoir le besoin en fonds de roulement (BFR).

6. Conformité règlementaire simplifiée

Les règlementations en matière d'impôts indirects, tels que la TVA, la TPS et les droits de douane et d'accise sont différentes d’un pays à un autre, et évoluent en permanence.

Si vous travaillez dans une entreprise exerçant ses activités dans plusieurs pays, la veille nécessaire pour vous tenir informé des différentes réglementations est chronophage. Dans ce cas, l’adoption d'une solution de facturation électronique capable de répondre à des besoins de conformité à l'échelle mondiale est véritablement un plus.

En outre, dans la mesure où chaque facture traitée électroniquement est automatiquement stockée, les audits, tant internes qu’externes, sont facilités.

7. Archivage électronique

Lorsque toutes les factures sont dématérialisées et traitées électroniquement, elles sont automatiquement stockées, ainsi que les documents associés.

L'archivage électronique centralise toutes les informations relatives aux factures en un seul endroit et facilite ainsi la recherche et la récupération rapide des documents archivés, notamment dans le cadre d’audits internes ou externes.

Il offre de nombreux autres avantages :

• Il est moins couteux que l’archivage papier ;
• Il permet de diminuer les risques de fraude ;
• Il garantit la sécurité et l’intégrité des données car chaque document est signé numériquement et horodaté ;
• Il offre la garantie que les archives électroniques seront conservées pendant la durée requise dans chaque pays où votre entreprise est implantée.

8. Réduction de l’impact environnemental de votre entreprise

Enfin, la facturation électronique permet de réduire considérablement (voire d'éliminer totalement) l’utilisation du papier. Elle contribue ainsi à la réduction de l’empreinte environnementale des entreprises, en réduisant de manière drastique le nombre d’arbres à abattre, de produits chimiques et la consommation d’énergie nécessaires pour produire du papier, l’utilisation d’encre pour imprimer les factures, ou encore le coût CO2 lié au transport des factures d’une entreprise à une autre, pour ne citer que quelques exemples.

Pour aller plus loin

• Facturation électronique obligatoire en France
• Réception des factures électroniques
• Envoi de factures électronique
• Archivage électronique de factures