Les atouts de la facture électronique, en émission comme en réception

La facturation électronique devient progressivement la norme dans les entreprises, mais aussi une exigence réglementaire dans de nombreux pays. En France, elle sera progressivement obligatoire à partir du 1^er juillet 2024. Quels sont les apports de la facturation électronique, tant en émission qu’en réception ?

Réduction des coûts de traitement des factures

C’est son atout majeur : la facturation électronique permet de réaliser d’importantes économies, en particulier pour les entreprises qui émettent ou reçoivent un grand nombre de factures.

Cette réduction des coûts s’explique par deux facteurs qui se cumulent :

• La suppression des processus papier  : papier, enveloppes, mise sous pli, affranchissement, réception… ;
• La diminution, voire l’élimination totale, des traitements manuels des factures : double saisie, envoi des factures, relances des factures impayées, rapprochement avec ou sans bon de commande, gestion des erreurs et des exceptions, etc. Ce qui permet aux équipes comptables de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Efficacité accrue des équipes comptables

Outre les gains de temps et la diminution drastique de tâches chronophages et fastidieuses, la facturation électronique permet aux services comptables de gagner en efficacité et productivité :

• En émission, les factures électroniques sont générées et envoyées en quelques secondes, sans intervention humaine.
• En réception, le temps de traitement d’une facture électronique passe de quelques semaines à quelques jours, voire parfois à moins de 48 heures dans certaines entreprises, grâce aux technologies d’intelligence artificielle et de machine learning. Ces dernières permettent, par exemple, d’automatiser la capture de 100 % des données des factures, le rapprochement des factures avec ou sans bon de commande, ou encore la gestion des erreurs et des exceptions.

Traitement et paiements plus rapides

Avec la facturation papier, une facture peut mettre des jours, voire des semaines, à parvenir à la personne en charge de l’approuver, sans aucune garantie qu'elle soit payée à échéance. En passant à la facturation électronique, les factures clients sont reçues et traitées plus rapidement, ce qui accélère les encaissements.

En parallèle, les technologies d’intelligence artificielle permettent d’atteindre un taux de rapprochement automatique des factures fournisseurs pouvant atteindre 83 %, sans aucune intervention humaine (taux constaté par certains de nos clients). Le traitement accéléré des factures contribue à régler plus rapidement vos fournisseurs.

Précision accrue et visibilité en temps réel

La facturation électronique élimine la nécessité d'une saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque d'erreurs associées :

• En émission, elle évite les coûts liés à la correction des erreurs et à la réémission des factures.
• En réception, les factures électroniques peuvent être automatiquement vérifiées et rapprochées (avec ou sans bon de commande), ce qui réduit le risque d'erreurs de paiement et de litiges.

En outre, la facturation électronique participe à la fiabilisation des données financières, qui sont centralisées et accessibles en temps réel. Pour les équipes comptables, c’est la garantie d’avoir une visibilité totale sur les encaissements, l’état d’avancement du traitement de chaque facture et sur les dépenses réalisées ou à venir.

Réduction du risque de perte de factures

Au format papier, les factures peuvent être égarées au sein d'une organisation, ce qui entraîne des retards de paiement et des litiges potentiels. Avec la facturation électronique, les factures sont envoyées directement au bon endroit (adresse e-mail générique, portail, intégration directe au système d’information du destinataire via EDI), ce qui élimine le risque de perte de factures.

Meilleur pilotage de la trésorerie et du BFR

Avec la facturation électronique, les données des factures sont centralisées, en émission comme en réception, ce qui offre aux directions financières une vision à la fois précise, exhaustive et temps réel des factures émises et des dépenses engagées. Outre un pilotage pointu des budgets annuels, ces informations sont particulièrement utiles dans le cadre d’une gestion de trésorerie efficace et d’une prévisibilité optimale du besoin en fonds de roulement (BFR).

En réception, l’adjonction d’une fonctionnalité multidevises constitue par ailleurs un avantage certain pour lancer opportunément les ordres de paiement en devises étrangères à taux de change favorables. En outre, le traitement accéléré des factures fournisseurs ouvre la voie à de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie, et notamment à la négociation d’escomptes pour paiements anticipés.

Sécurité accrue et réduction des risques de fraude

La facturation électronique offre un niveau de sécurité accrue : les factures sont cryptées et envoyées par des canaux sécurisés, tel que Peppol, ce qui réduit le risque de fraude et d'accès non autorisé à des informations sensibles. 

Par ailleurs, lorsque toutes les factures sont dématérialisées et traitées électroniquement, elles sont automatiquement stockées à un seul endroit, ce qui facilite leur recherche et leur récupération rapide, notamment dans le cadre d’audits internes ou externes.

En parallèle, l'archivage électronique des factures permet de diminuer les risques de fraude, de garantir la sécurité et l’intégrité des données (chaque document est signé numériquement et horodaté) et offre la garantie que les factures seront conservées pendant la durée requise dans chaque pays où votre entreprise est implantée.

Conformité réglementaire

Les réglementations relatives à la réception, à l'envoi et à l'archivage des factures, ainsi que les règles de conformité fiscale, varient considérablement d'un pays à l'autre, et sont en constante évolution. Les systèmes d’automatisation d’envoi ou de réception des factures électroniques, tels que ceux proposés par Basware, réduisent cette complexité et aident les entreprises à se mettre en conformité dans les différents pays dans lesquels elles sont implantées.

Réduction de l’impact environnemental

Enfin, la facturation électronique contribue à la réduction de l’empreinte environnementale des entreprises, en réduisant considérablement (voire en éliminant totalement) l’utilisation du papier. Elle permet de réduire de manière drastique le nombre d’arbres à abattre, de produits chimiques et la consommation de ressources (énergie, eau) nécessaires pour produire du papier, l’utilisation d’encre pour imprimer les factures, ou encore le coût CO2 lié au transport des factures d’une entreprise à une autre, etc.

En outre, un respect strict des durées légales d’archivage des factures limite l’impact environnemental du numérique des entreprises.

Pour aller plus loin

• Envoi de factures électroniques
• Réception et traitement des factures électroniques
• Facturation électronique obligatoire en France à partir de 2024

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