La dématérialisation des commandes et factures par simple e-mail

Pour nombre d’entreprises, l’océrisation apparait comme une réponse simple et rapide pour dématérialiser le traitement des factures fournisseurs. Pourtant, cette alternative à la facturation électronique est, en raison du nombre d’étapes requises, souvent responsable de l’allongement des délais de paiement. Plus fiable et économique, Basware SmartOrders permet à tous vos fournisseurs de vous renvoyer une facture électronique d’un simple clic. Découvrez comment.

Préparez dès maintenant le passage à 100% de factures électroniques

Préalable à l’automatisation et à un gain d’efficacité important, la facturation électronique deviendra obligatoire en France entre entreprises entre 2023 et 2025. D’ici là, l’enjeu pour les entreprises qui souhaitent être prêtes pour l’échéance légale est d’inciter un maximum de fournisseurs à leur adresser des factures au format digital.

En s'appuyant sur le Basware Network, les acheteurs peuvent adresser leurs bons de commande électroniques par e-mail à leurs fournisseurs. Plus qu'un simple envoi de PDF, le service émet des e-mails dynamiques permettant aux fournisseurs d'effectuer plusieurs actions. En effet, chaque e-mail leur permet d'accéder à un portail web dédié, où ils peuvent consulter le détail de leurs commandes, les accepter ou les refuser, ou encore proposer des modifications. En retour, ces actions permettent de mettre à jour la solution P2P, offrant davantage de transparence et une collaboration acheteur / fournisseur optimale.

Le contenu des e-mails évolue au fur et à mesure de l'évolution du processus ; Par exemple, une commande acceptée par un fournisseur génère un e-mail offrant la possibilité d'accéder à la fonction dite "PO Flip", lui permettant de transformer cette commande en facture électronique en un simple clic.

SmartOrders, une alternative simple et sans contrainte

Pour les fournisseurs nul besoin de s'inscrire ou de se connecter à une application pour utiliser ce service. La simplicité d'envoi, de réception, de réponse et de conversion des bons de commande en factures depuis un e-mail les encourage à adopter cette fonctionnalité et augmente la part de factures électroniques.

L’échange de bons de commande et de factures électroniques via SmartOrders offre en outre les avantages suivants :

• Un gain d’efficacité et une réduction des coûts liés à l’élimination du traitement manuel des factures papier 

• Une amélioration de la qualité des données et une diminution des litiges avec les fournisseurs