Lors du déploiement d’une solution de dématérialisation de la comptabilité fournisseurs, l’onboarding des fournisseurs doit être géré comme un projet à part entière. Une bascule big bang de tous les fournisseurs est utopique : il est indispensable de prévoir un onboarding progressif des fournisseurs, de définir des modalités d’envoi de factures simples et adaptées aux capacités de chacun d’entre eux et d’accompagner le changement.
Lors du déploiement d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, l’adoption de cette dernière par vos fournisseurs est clé. Il est impératif de leur permettre, quels que soient leur taille, leur localisation géographique, leurs capacités internes et leurs processus comptables, de s’insérer facilement dans le processus digitalisé de facturation.
Six conseils pour accélérer l’adoption de votre future solution de dématérialisation des factures fournisseurs :
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Élaborer une stratégie d’onboarding spécifique à chaque type de fournisseurs et selon la volumétrie de factures.
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Proposer une multiplicité de canaux d’envoi : Pour obtenir l’adhésion des fournisseurs, il est indispensable de leur laisser le choix du canal d’envoi des factures (EDI, PDF e-mail, scan, saisie sur un portail) et de les impliquer au plus tôt dans le processus.
Du fait de sa simplicité d’utilisation et de mise en œuvre, l’envoi de PDF structuré par e-mail est à privilégier. Toutefois, quand la volumétrie de factures est très importante, l’EDI peut être indiqué même s’il implique un projet d’interfaçage les systèmes d’information de ces fournisseurs et monopolise des ressources (développements, tests, recettes, maintenance) ;
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Définir une stratégie d’accompagnement au changement : Il faut recenser tous les fournisseurs, établir une liste de ceux qui sont éligibles prioritairement à la dématérialisation (en fonction du volume de factures entrantes) et ordonnancer leur bascule vers le nouveau système en tenant compte de leurs impératifs comptables, organisationnels et technologiques. Un accompagnement au changement doit être prévu selon un plan structuré par étape et par typologie de fournisseurs. Les fournisseurs atypiques sont à exclure dans un premier temps.
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Concevoir un plan de communication global : La communication autour de votre projet de dématérialisation est clé pour accélérer l’adoption. Il est indispensable de prévoir des messages, des contenus et des supports adaptés en fonction des cibles (typologie de fournisseurs). Il est conseillé de privilégier une approche de communication multimodale : site web dédié, plateforme collaborative, appels et mails personnalisés, webinars, vidéos, support téléphonique, guides détaillés, etc.
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Prévoir des sponsors en interne pour accompagner les fournisseurs au quotidien. Les fournisseurs stratégiques doivent bénéficier d’une attention particulière. Il est recommandé de leur dédier un sponsor spécifique.
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Constituer une équipe dédiée à l’onboarding des fournisseurs.
Découvrez notre guide pratique « Digitalisation de la comptabilité fournisseurs : nos conseils pour réussir votre projet ».
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Dans ce guide, outre la question de l’onboarding des fournisseurs, vous trouverez les questions à vous poser avant de rédiger votre appel d’offres ainsi que des conseils et des points de vigilance pour choisir une solution qui soit adaptée à vos besoins et à votre organisation, pour cadrer votre projet et pour organiser la gestion du changement, en interne ainsi qu’auprès de vos fournisseurs.
