Facture électronique obligatoire en France : se préparer dès maintenant !

À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement obligatoire pour les transactions B2B, en réception et en émission, selon un calendrier et des modalités techniques définies par l’État français. Les échéances approchent. Pour les grandes entreprises (plus de 5000 employés, CA annuel supérieur à 1,5 milliard d’euros ou total de bilan supérieur à 2 milliards d’euros), il est indispensable de se préparer à cette réforme dès maintenant.

Des échéances différentes selon la taille des entreprises 

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront obligatoirement être en mesure de recevoir des factures électroniques B2B selon les modalités définies par le législateur, à la demande de l'émetteur de la facture.

Pour l’obligation d’envoyer les factures B2B au format électronique, les échéances dépendent de la taille de votre entreprise :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• 1er janvier 2026 pour les PME et TPE ainsi que pour les micro-entreprises.

Grandes entreprises : l’impérieuse nécessité de se préparer dès maintenant

Les grandes entreprises seront donc dans l’obligation de recevoir et d’émettre les factures au format électroniques à partir du 1^er juillet 2024. Plusieurs scénarios peuvent se présenter :

1. Vous utilisez déjà une solution (ERP, comptabilité fournisseurs, e-invoicing…) qui permet d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques. Dans ce cas, il vous faut vérifier que votre solution actuelle est en mesure d’émettre, de recevoir et de traiter les formats autorisés par la réforme (UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X), qu’elle respecte les normes d’archivage requises et que votre prestataire a entamé les démarches pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’Administration française.
2. Vous n’êtes pas équipés d’une solution de facturation électronique (émission de factures) ou de traitement des factures fournisseurs (réception). Dans ce cas de figure, il est recommandé de vous mettre rapidement à la recherche de fournisseurs de facturation électronique et d'automatisation de la comptabilité fournisseurs (AP Automation) qui ont l’ambition de devenir une PDP.

Quels sont les points de vigilance lors du choix de la solution ? 

Idéalement, il est préférable de sélectionner une plateforme de dématérialisation partenaire qui sera capable de gérer à la fois la réception et l'envoi de factures électroniques pour réduire les risques inhérents à la multiplication des fournisseurs. Dans tous les cas, il est important de vérifier la capacité de la solution à :

• Recevoir ou émettre des factures électroniques dans l’un des trois formats requis par le législateur : Factur-X, UBL ou CII. Jusqu’en 2026, la solution doit être capable de gérer les flux entrants de factures papier, les factures scannées et les factures PDF ne contenant pas de données structurées ;
• S’interfacer facilement avec votre ou vos ERP ;
• Vous aider à être en conformité avec les évolutions des réglementations à l’échelle mondiale, notamment en termes de format des factures, de modalités d’envoi/réception des factures, de confidentialité des données échangées et d’archivage ;
• Vérifier l’existence de vos partenaires commerciaux (afin d’éviter les fraudes) ;
• Automatiser le rapprochement des factures, y compris pour celles qui ne sont pas associées à un bon de commande ;
• Maximiser le nombre de factures électroniques envoyées à l’international, grâce à son interopérabilité avec d’autres opérateurs de factures électroniques.

Enfin, point crucial, pensez à vérifier que les fournisseurs que vous consultez ont entamé les démarches pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire agréée par l’Administration française. C’est le cas de Basware, qui est également un membre actif des groupes de travail pour préparer la réforme auprès de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) et du FNFE (Forum National de la Facturation Electronique).

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