Facturation électronique obligatoire entre entreprises : comprendre dès maintenant les enjeux

2023 – 2025 : c’est l’échéance prévue par la loi de finances pour 2020 quant à l’obligation de procéder à la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA. Quelles modalités précisément ? A cette heure, aucune directive n’a été donnée et le calendrier n’a pas encore été fixé. Pour autant, quels que soient les choix qui seront opérés, il est conseillé de s’y préparer dès aujourd’hui pour profiter de ses avantages.

Facturation électronique obligatoire : une impulsion européenne, des enjeux fiscaux

En matière d’échanges commerciaux, la facture revêt trois fonctions principales : commerciale (constat de la créance entre un fournisseur et son client), comptable (justification d’un paiement ou d’une réception de fonds) et fiscale (collecte et déductibilité de la TVA). C’est relativement à ce dernier point que les pouvoirs publics, en France mais également un peu partout dans le monde, multiplient les initiatives pour rendre obligatoire la facture électronique entre organisations assujetties à la TVA : il s’agit de lutter contre la fraude à la TVA, qui représente de loin les plus importants montants de fraude en matière de fiscalité.

En France, l’ordonnance du 26 juin 2014 a rendu obligatoire l’envoi de factures électroniques aux institutions publiques et collectivités locales, via le portail Chorus. En Europe, certains Etats Membres ont imposé la facturation électronique, que ce soit pour les échanges B2G ou B2B. Partout dans le monde, elle est le support le plus adéquat pour répondre aux enjeux de fraude à la TVA. Pour les services fiscaux, l’objectif est d’instaurer un contrôle systématisé des informations contenues dans les factures. Et notamment l’identité des parties prenantes à la facture (client et fournisseur), l’objet de la facture et surtout le régime fiscal qui y est associé.

En France, la généralisation de la facture électronique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA est prévue pour 2023 et au-delà de cette obligation de facturation électronique, l’Etat français souhaite instaurer la communication automatique des données relatives à ces factures aux services fiscaux, en temps réel. À ce stade, si les objectifs sont clairement établis, il n’en va pas de même pour les modalités de mise en œuvre. Car non seulement la facturation électronique peut revêtir de nombreux formats, mais il s’agira aussi pour l’État de préciser les modalités d’e-reporting et le champ d’application de la mesure (B2B, B2C, uniquement les opérations taxables ? etc..)

Comment se préparer : l’enrichissement de la donnée

Face à un objectif clairement fiscal, et assez proche dans le temps, les entreprises doivent se préparer en amont en considérant trois points : la fiabilité des données, la définition d’un calendrier et la prise en compte des impacts sur le système d’information. Le premier chantier est de taille : il s’agit de s’assurer de la qualité des données concernant les clients, les fournisseurs, les articles et services achetés ou vendus et le régime de TVA associé. Le contrôle de la donnée, et son enrichissement, sont des processus d’autant plus complexes et longs dans des systèmes d’information hétérogènes. Il est donc nécessaire de s’y préparer dès maintenant en impliquant les différentes directions opérationnelles concernées : le service achats, la DAF et la DSI.

La nécessaire documentation de la piste d’audit fiable

En l’état actuel de la législation, ce n’est pas parce qu’une entreprise a déployé (ou décide de déployer) des outils de dématérialisation des factures permettant une traçabilité complète des workflows, qu’elle ne doit pas se conformer à son obligation légale de rédiger sa piste d’audit fiable. Documentation à remettre aux services fiscaux en cas de contrôle fiscal, la piste d’audit fiable doit permettre de retracer une opération depuis le bon de commande jusqu’à la réalisation effective (en ventes comme en achats) en identifiant précisément l’identité du fournisseur et de l’acquéreur, le contenu de l’opération et le régime de TVA afférent.​

Valable pour les échanges commerciaux en France et à l’international, elle doit être précise, étayée et auditable. Il s’agit de définir précisément le niveau d’informations à produire. Il est donc conseillé de nommer un chef de projet pour rédiger ce document et en assurer le suivi et, le cas échéant, être le principal interlocuteur des services fiscaux.

Le défaut de remise engendre deux niveaux de risque : un rejet de déductibilité de la TVA sur les achats (soit un surcoût de 20 %), et une pénalité de 5 % pour défaut de factures sur les ventes. La fiabilité de la piste d’audit s’avère donc cruciale, car le risque financier est loin d’être anecdotique, en particulier pour les entreprises opérant beaucoup d’achats.

Facture électronique : un projet d’entreprise avant d’être une obligation légale

Au-delà de l’obligation légale à venir, le passage à la facturation électronique présente de nombreux intérêts : gains de productivité, diminution des risques d’erreurs (de saisie, de double paiement, de déclaration de TVA…), automatisation du rapprochement comptable et du reporting, réduction des délais de paiement, etc. Ce qui en fait nécessairement un projet transverse dans l’entreprise, initié par la direction générale, avec le support de la DSI et de la DAF.