Facturation électronique obligatoire : une opportunité d’automatiser la comptabilité fournisseurs

La facturation électronique devient progressivement obligatoire dans de nombreux pays. Votre entreprise est-elle prête, que ce soit en termes de maturité, de solutions déployées ou de changements d’organisation à mettre en œuvre en interne ? Nous vous proposons une check-list de points à contrôler pour vous préparer à la facturation électronique obligatoire et la transformer en une opportunité pour automatiser de bout en bout vos processus de facturation et de comptabilité fournisseurs. 

4 questions pour vérifier que votre entreprise est prête pour la facturation électronique obligatoire  

1. Disposez-vous déjà d’une solution pour recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs ?

Si la réponse est "oui", vérifiez que votre solution est conforme aux exigences réglementaires à venir des différents pays où votre entreprise est implantée, que ce soit en termes de canaux de réception, de formats de facture, d’archivage ou encore de fiscalité. Si ce n'est pas le cas, prenez contact avec votre fournisseur pour vérifier qu’il a entrepris des démarches pour faire évoluer sa solution, ou mettez-vous à la recherche d’un autre fournisseur. 

Si la réponse est "non", faites un état des lieux avant de rédiger votre appel d’offres :  

• Combien de fournisseurs comptez-vous ?  

• Combien de factures recevez-vous par an ?  

• Quels formats de facture électronique et canaux d’envoi sont utilisés par vos fournisseurs ? Et dans quelle proportion ?  

• Quels sont vos processus actuels de gestion des factures entrantes, et quels sont les moyens de les optimiser ? 

2. Utilisez-vous déjà une solution d'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs ? 

Si la réponse est "oui", vérifiez si votre fournisseur actuel peut également couvrir la facturation électronique (factures clients). Si ce n'est pas le cas, assurez-vous que le partenaire de facturation électronique que vous avez choisi (ou allez choisir) génère des formats de factures électroniques compatible avec votre solution d’AP Automation existante. Dans tous les cas, il est nécessaire de contrôler que votre ou vos partenaire(s) ont entrepris les démarches pour être conformes aux règles des différents pays où votre entreprise opère.  

Si la réponse est "non", le moment est venu de profiter des réformes rendant la facturation électronique obligatoire pour envisager d’automatiser vos processus de comptabilité fournisseurs.  

3. Utilisez-vous déjà une solution de facturation électronique pour vos factures clients ?  

Si la réponse est "oui", vérifiez auprès de votre service informatique que votre solution peut générer et envoyer les formats qui seront autorisés à l’avenir dans les différents pays où votre entreprise opère. 

Dans le cas contraire, faites un état des lieux avant de vous mettre à la recherche d’un fournisseur : 

• Combien de clients comptez-vous ?  

• Combien de factures envoyez-vous par an ?  

• Quels formats de facture électronique et canaux de réception sont utilisés par vos clients ? Et dans quelle proportion ?  

Assurez-vous de choisir un fournisseur qui vous garantisse un envoi de factures électroniques conformes dans tous les pays où votre entreprise est implantée. 

4. Enfin, êtes-vous en mesure d'archiver les factures électroniques ?  

Dans l'affirmative, vérifiez auprès de votre département informatique que votre solution d'archivage peut traiter et stocker les formats de factures autorisés, à ce jour et à l’avenir, dans les pays où votre entreprise opère. 

Si la réponse est "non", recherchez un fournisseur qui couvre plusieurs zones géographiques pour un archivage conforme avec une seule solution. De nombreux fournisseurs de services de facturation électronique proposent des solutions d'archivage conformes. Veillez à rajouter ce point dans votre cahier des charges.  

Au-delà de la conformité avec les réglementations, l’occasion de s’équiper d’une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs ou de la faire évoluer

La facturation électronique obligatoire constitue une opportunité d’accélérer votre transformation digitale, de dématérialiser et d'automatiser vos processus de comptabilité fournisseurs, voire vos processus P2P (de l’approvisionnement au paiement). Un récent rapport d'Ardent Partners révèle que les deux tiers des entreprises interrogées considèrent que la gestion des comptes fournisseurs apporte de la valeur ajoutée aux entreprises. Ce chiffre, qui a doublé en six ans, est à mettre en parallèle avec le déploiement croissant de solutions d’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs. Parmi les enseignements de ce rapport, Ardent Partners relève que ces solutions permettent de produire des informations et des connaissances exploitables pour mieux piloter la trésorerie et le BFR, rendre la supply chain plus résiliente voire améliorer le résultat net des entreprises.