e-Procurement : 6 points clés pour obtenir l’adhésion de vos fournisseurs

L’implication et l’adhésion des fournisseurs sont indispensables à la réussite d’un projet de digitalisation des procédures d’approvisionnement et d’achat. Six points clés pour les accompagner et leur faire comprendre qu’ils ont eux aussi tout à y gagner.

Catalogue, commandes et factures : dans un projet e-achats, c’est toute la chaîne qu’il est nécessaire de digitaliser. Cela implique de disposer de données fiables pour obtenir des gains à toutes les étapes. Vos fournisseurs ont tout à y gagner de leur côté aussi : réduction des coûts de traitement des commandes, des erreurs, des litiges, des délais de paiement, amélioration de la relation client-fournisseur, voire augmentation du volume d’affaires.

1. Fixez-vous des objectifs SMART et partagés

Comme pour tout projet, définissez des objectifs réalistes, mesurables et partagés par l’ensemble des services impliqués : réduction du nombre de fournisseurs, de références, de litiges, des délais de livraison, pourcentage de fournisseurs embarqués, etc.

2. Définissez vos cibles prioritaires

Définissez avec les directions métiers pilotes les fournisseurs « pionniers ». Par exemple, des fournisseurs ayant fait la demande de passer à la dématérialisation, proposant un grand nombre de références, ou ayant eu des problèmes récurrents d’approvisionnement par le passé. Les gains et les résultats mesurables obtenus par ces fournisseurs feront office de preuves auprès des autres services.

3. Incitez vos fournisseurs à basculer

Pour favoriser ce passage à la dématérialisation, construisez un argumentaire basé sur une relation « gagnant-gagnant ». Par exemple, une réduction du temps d’émission de la commande et du paiement, en contrepartie de l’obligation de fournir un catalogue au format électronique. Sur le plan financier, il est déconseillé de faire porter une partie des coûts du projet aux fournisseurs.

4. Adaptez-vous à l’environnement de vos fournisseurs à travers le multicanal

La digitalisation des approvisionnements modifie profondément les processus existants. Echangez avec vos fournisseurs pour leur proposer des formats adaptés à leurs processus et leurs contraintes, qui peuvent différer d’un pays à l’autre : portail fournisseur, catalogue électronique, flux EDI, envoi de PDF par mail. Multiplier les canaux permet de faciliter le déploiement auprès des fournisseurs de tous types en fonction de leur maturité digitale.

5. Communiquez et conduisez le changement

La communication est clé dans la réussite de toute transformation digitale, et ne peut se faire qu’avec une implication de différents départements en interne (service achats, service financier et départements métiers) et en externe (fournisseurs). Les directions en contact direct avec vos fournisseurs sauront les convaincre mieux que quiconque des gains partagés.

6. Soyez pragmatique et ouvert

Quelques mois sont nécessaires pour mener à bien ce type de projet. Privilégiez une plateforme qui se base sur les standards du marché, des pilotes et des fournisseurs dont la réussite entraînera les autres services et fournisseurs dans leur sillage.

Vous êtes en cours de réflexion sur un prochain projet d'e-Procurement ou d'optimisation de votre comptabilité fournisseurs ? Vous vous demandez comment convaincre vos fournisseurs de dématérialiser leurs catalogues et factures simplement et rapidement ? Contactez-nous pour nous poser vos questions et découvrir de quelle manière Basware peut vous aider.