Wie Sie Lean-Management-Prinzipien auf Purchase-to-Pay anwenden

Die Lean-Management-Methodik ist darauf ausgelegt, den Nutzen für die Kunden und das Unternehmen zu steigern, indem Prozesse optimiert und Verschwendungen eliminiert werden. Ziel ist es, Ergebnisse schneller, präziser und kostengünstiger zu erreichen.

Diese Methodik beruht darauf, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens die Ursache eines Problems erkennen und praxistaugliche Lösungsansätze dafür entwickeln. Zusätzlich erfordert die Lean-Methodik das Messen von Verbesserungen, um beurteilen zu können, ob die erwarteten Ziele erreicht werden, und um eine Kultur der ständigen Verbesserung zu etablieren.  

Die Lean-Methodik sowie die Six Sigma-Methodik wurden in der Vergangenheit meist in Produktionsumgebungen angewandt, um so Kosten zu senken, die Qualität zu erhöhen und schneller Ergebnisse zu liefern. Diese Techniken wurden allerdings auch in administrativen Umgebungen eingesetzt, welche mit langen Durchlaufzeiten, Rückständen bei der Bearbeitung sowie komplexen und/oder doppelten Arbeitsabläufen konfrontiert sind.

Immer mehr Unternehmen beziehen die Prozesse von der Bedarfsanforderung bis zur bezahlten Rechnung, den sogenannten Purchase-to-Pay (P2P) Bereich, mit in die Unternehmensoptimierung durch die Lean Management Methodik ein. Auch wenn es auf den ersten Blick gar nicht so einfach erscheinen mag, die Grundprinzipien auf Bestell- und Rechnungsprozesse zu übertragen.

Eines der Hauptprinzipien der Lean-Methode ist der Fokus auf die Steigerung des Kundennutzen bzw. Mehrwerts. Aber wie soll man den Nutzen für den Kunden steigern, wenn viele dieser Back-Office-Prozesse von Natur aus keinen Mehrwert haben?

Die Antwort lautet: durch Minimierung und Eliminierung von Verschwendung. Denn Lean Management bedeutet „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Indem Sie Verschwendung reduzieren, können auch all die anderen Lean Management Prinzipien umgesetzt werden. Dabei werden 8 Arten der Verschwendung unterschieden: Transport, Bestände, Bewegung, Wartezeiten, Überproduktion, überdimensionierte Prozesse, Nacharbeit und nicht genutzte Kreativität der Mitarbeiter (waste of intelligence). Wie lassen sich die 8 Formen der Verschwendung in Purchase-to-Pay übertragen?

Verschwendung in Purchase-to-Pay identifizieren

1. Unter Transport versteht man das Bewegen eines Elements von einem Ort zu einem anderen. Bedarfsanforderungen, Lieferscheine, Wareneingänge und Rechnungen von einer Warteschleife zur anderen zu schicken zwecks Prüfung und Freigabe zeigen, wie sich Verschwendung in einem von Transaktion bestimmten Prozess auswirkt. 

2. Der Bestand besteht in unserem Beispiel aus nicht erledigter Arbeit bzw. noch andauernder Arbeiten. Das zeigt sich beispielsweise in einer Reihe von Bestell- und Rechnungsdokumenten, die auf den nächsten Bearbeitungsschritt warten oder mehrere Kopien desselben Dokuments, die auf einem Schreibtisch gelagert werden.

3. Unter Bewegung versteht man unnötige Handgriffe oder körperliche Bewegung von Personen. Zum Beispiel das Suchen nach Dokumenten oder Daten in einem System, um die Informationen in einem anderen System zu überprüfen.

4. Das Warten auf Informationen oder eine Unterschrift, um einen Bearbeitungsschritt abschließen zu können, fällt auch unter Verschwendung.

5. Überproduktion bedeutet, dass mehr produziert wird als nötig, wie beispielsweise das Erstellen von Berichten und Listen, die dann nicht verwendet werden.

6. Unter überdimensionierten Prozessen versteht man unnötige Bearbeitungsschritte, wie mehrfache Überprüfungen oder Unterschriften. Hier gibt es Beispiele mit mehr als 15 Personen, die eine Rechnung überprüfen und unterzeichnen.

7. Unter Nacharbeit fallen schlechte oder falsche Daten: ein ungenauer Bericht, der aufgrund falscher Informationen wiederholt werden muss oder Bestellanforderungen, die aufgrund falscher Informationen zurückgesendet werden.

8. Verschwendung von Intelligenz liegt vor, wenn das volle Potenzial eines Mitarbeiters nicht ausgeschöpft wird oder auch im Fall eines schlechten Managements, wenn Mitarbeiter nicht ausreichend geschult oder befähigt werden. Das führt zu unzureichendem Engagement der Mitarbeiter und verminderter Produktivität. Achten Sie aber auch darauf, dass Verschwendung nicht dadurch entsteht, dass Mitarbeitern Aufgaben zugeteilt werden, die zu einer Unterauslastung ihrer Kernkompetenzen oder Eignungen führen.

Schlanke Prinzipien im Purchase-to-Pay-Prozess

Für die Gestaltung effizienter Prozesse ist es wichtig zu wissen, welche Formen der Verschwendung es zu vermeiden gilt. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, die Sie bei der Überprüfung oder Etablieren neuer Prozesse im Hinterkopf behalten sollten.

• Etablieren Sie einen Purchase-to-Pay-Prozess, der das Engagement der Mitarbeiter erhöht, Produktivität in den Mittelpunkt stellt und eine kontinuierliche Verbesserung vorantreibt.

• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Bedarfsanforderungen im Rahmen der vereinbarten Verträge selbstständig zu erstellen. eProcurement-Lösungen mit entsprechenden Produkt- und Servicekatalogen garantieren eine hohe Compliance und reduzieren unnötige Aufwände.

• Definieren Sie Budgets und standardisierte Genehmigungsprozesse, welche die Automatisierung der Überprüfungen ermöglichen. Es müssen dann nur noch die Ausnahmen manuell bearbeitet werden. Dies vermeidet unnötige Arbeitsschritte und reduziert die Durchlaufzeiten.

• Die verwendeten Lösungen im Einkauf und bei der Rechnungsprüfung müssen den Benutzer effizient zu den eigentlichen Aufgaben führen. Die Bearbeitungsschritte sollten so logisch aufeinander aufbauen, dass Schulungen auf ein Minimum reduziert werden kann.

• Das Fehlen korrekter Informationen zur Bearbeitung einer Ausnahme erhöht die Durchlaufzeit. Unterstützen Sie eine enge und integrierte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Systemen. Durch den ständigen Austausch der Informationen ohne Medienbrüche, reduzieren vorgeschaltete Prüfprozesse den Anteil der Ausnahmen.

• Mitarbeiter sammeln häufig Informationen und erstellen Statusberichte für die Geschäftsführung oder für andere Abteilungen. Lassen Sie die entsprechenden Mitarbeiter die Berichte in den Lösungen definieren und automatisieren Sie die Verteilung der Informationen.

Ein weiteres Grundprinzip der Lean-Methodik ist das kontinuierliche Streben nach Perfektion. Sobald alle vier Lean-Prinzipien angewandt wurden, wird das Unternehmen durch das fünfte Prinzip, das Streben nach Perfektion, dazu ermutigt, den Prozess zur Beseitigung jeglicher Verschwendung zu wiederholen und so den Nutzen für den Kunden weiter zu steigern. Wie das am Beispiel der automatisierten Rechnungsverarbeitung abläuft, lesen Sie hier.

Eine Möglichkeit hierfür ist die Messung von Prozess-Kennzahlen, sodass Veränderungen leicht erkannt und von der Geschäftsleitung überprüft werden können. Laut einer aktuellen Studie eines führenden Finanzverbands messen nur 53 % der untersuchten Unternehmen KPIs in der Kreditorenbuchhaltung . 33 % dieser Unternehmen rechnen damit, dass KPIs innerhalb der nächsten zwei Jahre an Bedeutung gewinnen. Was passende Kennzahlen sind und wie Sie diese messen, erfahren Sie hier im Blog.

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