Zwei Fragen vorneweg: Wächst Ihr Unternehmen? Sind Sie in mehr als einem Land geschäftlich tätig? Falls ja, lohnt es sich für Finanzverantwortliche weiterzulesen …
Compliance mit Umsatzsteuervorschriften, e-Invoicing-Mandate, gesetzliche Anforderungen: Globale Unternehmen sehen sich im Bereich Purchase-to-Pay mit unzähligen Vorschriften konfrontiert. Die Technologie lässt die Welt jeden Tag näher zusammenrücken. Um die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten, müssen Sie daher sicherstellen, dass Ihre Purchase-to-Pay-Lösung gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wächst. Und dabei spielt die weltweite Einsatzfähigkeit eine wichtige Rolle.
Was versteht man unter weltweiter Einsatzfähigkeit?
Die weltweite Einsatzfähigkeit gibt Aufschluss darüber, inwiefern sich eine Purchase-to-Pay-Lösung für die Implementierung und die Unterstützung über geographische Grenzen hinweg eignet. Multinationale Unternehmen haben in der Regel komplexe Purchase-to-Pay-Anforderungen, wie zum Beispiel die Folgenden:
Warum ist die weltweite Einsatzfähigkeit von Purchase-to-Pay-Lösungen so wichtig?
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Eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, die für eine weltweite Belegschaft intuitiv zu bedienen ist und mehrsprachige technische Hilfestellung bietet, die allgemein verfügbar ist
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Rechnungstransaktionen mit verschiedenen Währungen
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Unterstützung bei der Compliance mit Steuervorschriften, indem Rechnungen z. B. vor dem Versand automatisch konvertiert werden, um länderspezifische Umsatz- und andere Steuervorschriften einzuhalten
Die beste Methode, Geschäftsabläufe zu optimieren, smarte Ausgabenentscheidungen zu treffen und Ihre Kapitalrendite zu maximieren ist, Ihre Purchase-to-Pay-Lösung an allen Standorten weltweit zu implementieren. Dabei gilt es allerdings sicherzustellen, dass sie auch tatsächlich weltweit zum Einsatz kommt. Was wäre beispielsweise, wenn Sie Geschäfte in Mexiko tätigen und Ihr Technologiepartner keine Möglichkeit zur Rechnungsvalidierung durch die mexikanische Regierung bietet? Das würde für Sie heißen, dass Sie sich auf die Suche nach einem anderen Anbieter machen müssen, um die lokalen Anforderungen zu erfüllen. Dies wiederum würde höhere Kosten verursachen und bedeuten, dass Ihre Finanzdaten über verschiedene Systeme hinweg aufgeteilt werden müssten.
Doch damit nicht genug, denn dann gilt es noch alle anderen Anforderungen jedes einzelnen Landes zu berücksichtigen: spezielle Rechnungsformate, rechtliche und steuerliche Anforderungen, Einhaltung der ordnungsgemäßen Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften für Rechnungen und so weiter. Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die nicht über die Funktionalität verfügt, sich automatisch um diese Aspekte für mehrere Länder gleichzeitig zu kümmern, muss Ihre Kreditorenbuchhaltung sich ständig über sämtliche Vorschriften informieren, um deren Einhaltung – notfalls manuell – zu gewährleisten. Und wenn eine Lösung keine Unterstützung in der lokalen Sprache bietet, stellt die richtige Nutzung des Systems für alle eine große Herausforderung dar. Letztendlich stehen Sie dann vor zwei Problemen: kostspielige (weil personalintensive) Abläufe und hohes Risikopotenzial. Mit der passenden, weltweit einsetzbaren Lösung lassen sich solche Probleme hingegen ganz einfach vermeiden.
Was sagen die Experten?
Forschungs- und Beratungsunternehmen haben Käufern von Purchase-to-Pay-Lösungen geraten, folgende Kompetenzen von Anbietern genau zu prüfen:
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Erfahrung bei der Implementierung außerhalb von Nordamerika und Europa - vor dem Hintergrund, dass die Komplexität der Rechnungsanforderungen in Lateinamerika eine große Herausforderung darstellen kann
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Länderspezifische Plug-ins für Steuerverwaltungsprogramme und die Verfügbarkeit von lokalem Support in den benötigten Sprachen
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Funktionen zur Rechnungsarchivierung zur Erfüllung rechtlicher und steuerlicher Audit-Anforderungen in verschiedenen Ländern
Vor Kurzem ernannte Gartner Basware zum dritten Mal in Folge zum „Leader“ im 2018 Gartner Magic Quadrant für Procure-to-Pay-Suites, wobei die weltweite Einsatzfähigkeit unserer Lösungen hervorgehoben wurde.
Welche Strategie verfolgt Basware bei der weltweiten Einsatzfähigkeit?
Basware ist bekannt für seine Erfahrung mit der weltweiten Bereitstellung seiner Lösungen, den umfangreichen technischen Support und die Beratungskompetenz in globalen Projekten. Basware arbeitet mit einer Vielzahl von internationalen Unternehmen zusammen, darunter über 100 Purchase-to-Pay-Kunden, deren Jahresumsatz über 1 Milliarde Dollar liegt, mit Unternehmensstammsitzen in 13 verschiedenen Ländern. Wir sind stolz darauf, die führende Lösung für automatisierte Rechnungsverarbeitung für globale Unternehmen anzubieten. Gartner stuft Basware als „Leader“ ein bei der Unterstützung umsatzsteuerrelevanter Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung in Europa und Lateinamerika, einschließlich der neuesten e-Invoicing-Mandate (z. B. von B2B-e-Invoicing in Italien).
Unsere Purchase-to-Pay-Suite:
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bietet mehr Sprachen (24) als die meisten anderen Lösungen
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verarbeitet derzeit konforme e-Rechnungen in 55 Ländern (12 durch Partner), dazu zählen Argentinien, Brasilien, Chile, Costa Rica, Ecuador, Kolumbien, Peru und Uruguay
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unterstützt die meisten gängigen lateinamerikanischen Rechnungsanforderungen – einschließlich der Anforderungen für NFe, CTe, CFDI und DTE. Außerdem können wir uns dank Benachrichtigungen von Steuer- und Regulierungsbehörden an jegliche Veränderungen in diesem Bereich anpassen
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Hat mehrsprachige Teams in vielen Ländern, die für die Anbindung und Beratung von Lieferanten weltweit zuständig sind und technischen Support in 8 Sprachen bieten.
Möchten Sie mehr dazu erfahren?
Lesen Sie den 2018 Gartner Magic Quadrant für Procure-to-Pay-Suites, um mehr über unsere Stärken als Anbieter von globalen Purchase-to-Pay-Lösungen zu erfahren, und kontaktieren Sie uns – wir stehen Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.
