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Die elektronische Rechnungsstellung wird weltweit zur Norm, und Frankreich befindet sich auf der Zielgeraden dorthin. Seit dem 1. Januar 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor (B2G) über das Portal Chorus Pro verbindlich. Der nächste Schritt erfolgt am 1. Juli 2024. Dann müssen alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen elektronische Rechnungen akzeptieren. Je nach Größe des Unternehmens werden sie zwischen dem 1. Januar 2024 und dem 1. Januar 2026 auch mit der elektronischen Rechnungsstellung starten. Auch wenn die von der Regierung angekündigten Termine noch weit weg erscheinen, müssen Unternehmen schon heute mit den Vorbereitungen für diese Reform beginnen. Überall auf der Welt wenden sich Länder mehr und mehr der elektronischen Rechnungsstellung zu. Warum eigentlich? Weil die Vorteile für sich selbst sprechen. Die elektronische Rechnungsstellung senkt die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung drastisch, verringert die Wahrscheinlichkeit von Rechnungsstreitigkeiten, eliminiert manuelle Eingabefehler, erhöht die globale Steuerkonformität, verringert papierbasierte Prozesse und schafft somit einen umweltfreundlicheren, nachhaltigeren Arbeitsplatz. Während in der Vergangenheit die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung weitgehend vom Privatsektor vorangetrieben wurde, ist in den letzten Jahren eine kontinuierliche und bemerkenswerte Verlagerung hin zu Regierungen zu beobachten. Dies ist insbesondere in der Europäischen Union zu beobachten. Nach der EU-weiten Harmonisierung der e-Invoicing-Standards durch die Norm EN 16931 stützen sich immer mehr EU-Mitgliedstaaten auf die Spezifikationen des Peppol-Netzwerks für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Viele Länder, wie z. B. Frankreich, haben die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung durch verpflichtende E-Invoicing-Mandate vorangetrieben. Frankreichs Umstellung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich im Jahr 2024 Seit der Einführung 2010 hat die französische Regierung kontinuierlich den Rechtsrahmen weiterentwickelt, der die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung befördert. Das übergeordnete Ziel dieser Bemühungen ist es, Steuerhinterziehung zu bekämpfen und Strukturen für schlankere Transaktionsprozesse in der Zukunft zu schaffen. Ähnlich wie in anderen Ländern (z. B. in Skandinavien) waren B2G (Business-to-Government)-Transaktionen die ersten, die von den neuen Vorschriften betroffen waren. In der Praxis bedeutete dies, dass ab 2020 jede B2G-Rechnung in Frankreich, eine elektronische Rechnung sein muss, die über eine öffentliche Plattform namens Chorus Pro freigegeben wird. Als einer der weltweit führenden Anbieter von e-Invoicing-Lösungen stellt Basware seit 2017 elektronische Rechnungen über Chorus Pro bereit. Nach den positiven Erfahrungen mit diesem System hat die französische Regierung einen ausgewogenen Rahmen für künftige B2B (Business-to-Business)- und B2C (Business-to-Customer)-Transaktionen ausgearbeitet. Zum jetzigen Zeitpunkt sind die genauen Spezifikationen, wie die technische Umsetzung aussehen wird, noch nicht veröffentlicht worden. Die offizielle Verordnung Nr. 2021-1190 vom 15. September 2021, die sich auf die allgemeine elektronische Rechnungsstellung für Umsätze zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen und die Übermittlung von Transaktionsdaten bezieht, legt jedoch die Grundzüge dieser Reform fest: Die Verordnung sieht eine zweigleisige Lösung vor, indem sie einerseits die E-Rechnungsstellung für inländische B2B-Rechnungen vorschreibt, andererseits ein einheitliches Meldeverfahren für internationale B2B- als auch B2C-Rechnungen vorschreibt. Der Empfang elektronischer Rechnungen wird für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen ab dem 1. Juli 2024 verpflichtend sein. Die Einführung der verpflichtenden Ausstellung elektronischer Rechnungen hängt von der Unternehmensgröße ab: 1. Juli 2024 für Großunternehmen, 1. Januar 2025 für mittelgroße Unternehmen und 1. Januar 2026 für mittlere bis kleine Unternehmen und Kleinstunternehmen.* Die Einführung der elektronischen Meldepflicht erfolgt nach demselben gestaffelten Zeitplan. Die elektronische Meldepflicht umfasst auch Transaktionen, die nicht von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen sind: Umsätze mit einer von der Mehrwertsteuer befreiten Person (B2C), grenzüberschreitende Umsätze zwischen steuerbefreiten Organisationen und Übermittlung von Zahlungsdaten durch Service Provider. Die französische Regierung hat sich für das "Y"-Modell entschieden: Die Unternehmen können zwischen einer staatlich zertifizierten privaten Digitalisierungsplattform oder dem öffentlichen Portal Chorus Pro wählen, das bereits die elektronische Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor (B2G) abwickelt. Diese Entscheidung hängt vom digitalen Entwicklungsstand des jeweiligen Unternehmens ab: diejenigen, die bereits über ein e-Invoicing-System verfügen, können von ihrer Investition profitieren. Andere müssen in eine private Lösung investieren oder sich für eine Zusammenarbeit mit Chorus Pro entscheiden. Unser über Jahrzehnte aufgebautes Wissen bezüglich Regulierungen und Best Practices in den lokalen Märkten hilft uns dabei, im Detail zu verstehen, was diese neuen Vorschriften für Unternehmen und Organisationen in der Praxis bedeuten. Basware hat immer die neuesten Entwicklungen in Frankreich im Auge und wird sicherstellen, dass die B2B- und B2G-Konnektivität in Frankreich auch in Zukunft regelkonform ist. Basware hilft bei der Bewältigung von Compliance-Herausforderungen Die e-Invoicing-Lösung von Basware unterstützt Sie bei all Ihren Compliance-Herausforderungen, von der Identifizierung von Pflichten und der Bewertung von Vorgaben bis hin zur Entwicklung und Verwaltung von Lösungen und dem Verfolgen aller Änderungen im rechtlichen Umfeld. Seit Jahren entwickelt Basware neue Formatkonvertierungen, verbindet lokal autorisierte Compliance-Partner und Steuerbehörden und ermöglicht die Nutzung digitaler Signaturen und Zertifikate. Mit all diesen Kenntnissen können wir Sie weltweit unterstützen – und sowohl B2B- als auch B2G-Anbindungen abdecken. Als weltweiter Marktführer im Bereich e-Invoicing ist Basware ein starker Partner, den Sie mit Blick auf globale Compliance- Anforderungen für Ihre elektronische Rechnungsstellung in Betracht ziehen sollten. Ganz gleich, welchen Bedarf Sie haben, Basware hilft Ihnen, alle Kanäle der elektronischen Rechnungsstellung abzudecken. Wir stellen eine zentrale Anlaufstelle für die globale Einhaltung von Vorschriften zur Verfügung, indem wir über unsere mehr als 200 Interoperabilitätspartner Unterstützung in über 60 Ländern anbieten. Wir liefern eine Multi-Channel-Abdeckung in Kombination mit lokalem Wissen und Konnektivität zu Drittanbietern. Und wie können wir all dies für Unternehmen weltweit anbieten? Zunächst einmal haben wir uns mit den führenden Beratern und Dienstleistern für die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung von Steuervorschriften sowie mit verschiedenen lokalen Partnern zusammengetan, um sicherzustellen, dass unser Geschäftsnetzwerk unsere Kunden bei der elektronischen Rechnungsstellung dort unterstützt, wo es am meisten gebraucht wird. Darüber hinaus arbeitet das interne Compliance-Management von Basware mit unserem Service-Management-Team sowie mit externen Beratern und Behörden zusammen, um den Compliance-Support des Basware-Netzwerks zu erhalten und zu verbessern. Unser Netz und seine Länderabdeckung wachsen ständig und bieten Unternehmen Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften. Dies befreit sie von der Last und Komplexität der globalen Compliance und ermöglicht es ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wie bereits erwähnt, ist die Einhaltung globaler Rechnungsstellungs- und Steuervorschriften komplex und die Folgen einer Nichteinhaltung können schwerwiegend sein. Mit Basware können Sie Ihre elektronische Rechnungsstellung automatisieren, um bei der Einhaltung aller B2G- und B2B-Vorschriften zu helfen, die unterschiedliche Formate, Prozesse und Archivierungsstandards umfassen. Basware unterstützt Sie bei Ihren Bestrebungen rund um die Mehrwertsteuer-Compliance in mehr als 60 Ländern und ist ein zertifizierter Peppol-Access Point. Effizienz, Konformität und Kontrolle – dank Automatisierung Letztendlich ist die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung nicht einfach. Aber wenn Sie sich von Experten unterstützen lassen, gewinnen Sie an Effizienz, Compliance und Kontrolle. EFFIZIENZ Reduzieren Sie die Kosten, die mit der Einhaltung globaler Steuervorschriften verbunden sind. Erlangen Sie Transparenz über den Status der Dokumente. Befreien Sie Ihre Ressourcen von einem Großteil des Aufwands und der Komplexität der elektronischen Rechnungsstellung und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. COMPLIANCE Minimieren Sie Fehler durch die Bereitstellung aktueller Steuerinformationen. Verringern Sie das Risiko von Geldstrafen und anderen Sanktionen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften. Die gesamte Erklärung von Basware, wie sie globale Compliance unterstützt, finden Sie in unserer Allgemeinen Compliance-Bekanntmachung zu den Basware Services. Sie möchten mehr darüber erfahren und Ihre Möglichkeiten mit uns in einem ersten Gespräch unverbindlich diskutieren? Dann nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit uns auf. Mehr zu Compliance Themen und zum B2G-Mandat für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Hand in Deutschland, können Sie hier in unserem Blogpost nachlesen. *Definition Unternehmensgröße https://sovos.com/vat/tax-rules/e-invoicing-france/

Procure-to-Pay (P2P) -Lösungen haben sich im vergangenen Jahr drastisch verändert. Mit dem Beginn der Pandemie, die zahlreiche Unternehmen zur Digitalisierung zwang, erkannten viele, dass es an der Zeit war, ihre on-Premise P2P-Lösungen und manuellen Prozesse gegen cloud-basierte Automatisierung einzutauschen. Im Gartner® Magic Quadrant™ for Procure-to-Pay Suites 2021 wurde die Reaktionsfähigkeit von Baswares Lösungen im Zuge der Pandemie als Stärke hervorgehoben, ebenso wie unser Modul AP Automation. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren. Ein neuer Blick auf P2P Procure-to-Pay-Ecosystems verändern die Art und Weise, wie Unternehmen auf ihre Prozesse blicken. Warum also eine mittelmäßige Lösung verwenden, wenn Sie auch Spezialisten für Ihre spezifischen Anforderungen wählen können? Wir bei Basware sind ein Verfechter dieses Ansatzes. Und so wird nicht nur unsere cloud-basierte P2P-Lösung immer häufiger verwendet, sondern auch AP Automation, unsere Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Im Gartner Magic Quadrant 2021 für Procure-to-Pay Suites wurden wir als Visionär eingestuft und unsere Stärken bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sowie in weiteren Bereichen hervorgehoben. Durch den Einsatz intelligenter Workflows und innovativer Technologien, die unseren Lösungen (insbesondere unserer AP-Lösung) zugrunde liegen, bieten wir eine einfache, regelkonforme und schnelle Möglichkeit, Rechnungen aller Art zu verarbeiten. Das ist von entscheidender Bedeutung, da wir im Vergleich zu anderen P2P-Anbietern eine signifikant hohe Anzahl von Rechnungen pro Jahr verarbeiten. Und es ist wichtig, da viele unserer Kunden international tätige und große Unternehmen sind. Bei so vielen unterschiedlichen Rechnungsverordnungen, die von Land zu Land variieren, und Firmen, die mit Lieferanten auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, ist es (mindestens) ein Vollzeitjob, mit den unterschiedlichen Anforderungen Schritt zu halten – vor allem, wenn daran so große Risiken hängen. Basware hilft Unternehmen dabei, die Vorschriften einzuhalten und stellt sicher, dass Lieferanten schnell und korrekt bezahlt werden. Baswares Antwort auf die Pandemie Die Pandemie hat die Lieferketten weltweit empfindlich gestört. Bei Basware haben wir in dieser Situation alles getan, um unseren Kunden möglichst viele Optionen zur Stabilisierung und Gewährleistung der Geschäftskontinuität zu bieten. Zu diesem Zweck haben wir eine Reihe neuer Funktionen auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) eingeführt. So wollten wir sicherstellen, dass unsere Kunden ihre Geschäfte weiterführen können. Darüber hinaus nahmen wir an, dass viele Unternehmen stärker darauf drängen würden, ihre Abläufe zu digitalisieren, da es zu massiven Lockdowns und Quarantänemaßnahmen kam und viele Mitarbeiter nicht mehr im Büro arbeiten konnten. Die verstärkten Digitalisierungsmaßnahmen in Kombination mit den Störungen der Lieferkette führten dazu, dass das Thema Kostenreduktion wichtiger wurde. Daher wollten wir sicherstellen, dass unsere Preisgestaltung flexibel bleibt und dass neue Kunden die Möglichkeit haben, das Lösungslayout zu erstellen, das sie benötigen – im Rahmen ihres Budgets. AP first – Die Kreditorenbuchhaltung zuerst automatisieren Dies ist einer der Gründe, warum wir für den Ansatz plädieren, mit einem P2P-Ecosystem zu arbeiten. Damit können Sie einen schnellen ROI erzielen, digitale Lösungen nach einem für Sie passenden Zeit- und Kostenplan einführen und mit dem Herzstück Ihrer P2P-Prozesse beginnen – der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Denn dann können Unternehmen Lieferanten schneller bezahlen, Finanzdaten sammeln, diese Daten für strategischere Geschäftsentscheidungen nutzen und einen vollständigen Überblick über alle Geld- und Warenströme erhalten. Sobald Ihre Kreditorenbuchhaltung vollständig automatisiert ist, werden Sie von folgenden Vorteilen profitieren: Alle Ihre Rechnungsdaten werden automatisch erfasst, ohne menschliches Zutun. Mindestens 80% der Rechnungen werden vollständig automatisiert verarbeitet werden. Wiederkehrende Rechnungen ohne Bestellbezug können unkompliziert verarbeitet werden. Die Einbeziehung vergangener Rechnungsdaten wird Ihre Rechnungskontierung automatisieren. Sie können Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen, die in anderen Systemen erstellt wurden. Sie können auch Rechnungen, die sich auf mehrere Bestellungen beziehen, oder mehrere Rechnungen für eine Bestellung automatisch abgleichen. Die Bearbeitungszeit Ihrer Rechnung beträgt weniger als acht Tage. Mehr über AP first Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ein AP first-Ansatz im Zuge Ihres digitalen P2P-Transformationsprojekt zu einer erfolgreichen Automatisierung beitragen kann, lesen Sie hier weiter. Natürlich stehen wir Ihnen auch gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

In einem aktuellen Webinar von EBG Network erörtern Dr. Bernhard Schaffrik, Principal Analyst bei Forrester Consulting, und Magnus Bergfors, Global Business Director bei Basware, die Rolle und die Vorteile von künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und robotergestützter Prozessautomatisierung in den P2P- und Finanzfunktionen, um die Entscheidungsfindung auf dem Weg zur Automatisierung zu unterstützen. Was sagen Unternehmen über KI und ML? "Welche Pläne hat Ihr Unternehmen in Bezug auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz - insbesondere maschinelles Lernen und Deep Learning?" Diese Frage stellte Forrester rund 3.000 Entscheidungsträgern aus der ganzen Welt, die sich mit Big Data und Analytik befassen, aus verschiedensten Branchen kommen und Unternehmen unterschiedlicher Größe angehören. Zu Beginn des Webinars stellte Forrester die Ergebnisse dieser Umfrage vor: mehr als 20 % haben künstliche Intelligenz (KI) bereits im Einsatz und wollen das weiter ausbauen weitere 20 % sind gerade dabei, KI einzuführen Das bedeutet, dass fast 50 % der Befragten schon heute künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen (ML) nutzen. Eine weitere Frage lautete: "Welche Vorteile könnte der Einsatz von KI- und ML-Technologien für Ihr Unternehmen haben?" Die vier wichtigsten Antworten waren folgende: verstärkte Automatisierung der internen Prozesse Verbesserung der allgemeinen betrieblichen Effizienz Verbesserung der Kundenerfahrung Steigerung des Umsatzwachstums Diese Antworten zeigen, dass Unternehmen sich nicht mehr nur auf mögliche Gewinneinbußen und Kosteneffizienz fokussieren. Ihre Aufmerksamkeit widmen sie vielmehr einer ergebnisorientierten Diskussion, in welcher der Hauptfokus auf Umsatzsteigerung und der Frage, wie diese durch ML und KI ermöglicht werden kann, liegt. Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung? Die robotergestützte Prozessautomatisierung – auch Robotic Process Automation (RPA) genannt – kombiniert einige der wichtigsten Aspekte der heutigen Softwareentwicklung: Roboter und Automatisierung. Mit RPA können sich wiederholende Tätigkeiten während der Ausführung aufgezeichnet und in ein Skript übertragen werden. Anhand dieses Skriptes können dann Software-Roboter einige dieser Aufgaben automatisch ausführen. Obwohl RPA als eine der nützlichsten Technologien für den Procure-to-Pay-Prozess (P2P) anerkannt ist, ist sie nur ein Teil des Innovationspuzzles in einer fortschreitenden Technologielandschaft. RPA wird oft als virtuelle Arbeitskraft bezeichnet und kann in Software integriert werden, um einfache Aufgaben wie die Pflege einer Lieferantendatenbank, die Bestätigung des Wareneingangs, die Behebung von Preisdiskrepanzen, die Festlegung eines Zahlungsdatums oder die Aktualisierung des Hauptbuchs zu übernehmen. RPA ist jedoch nicht die einzige Technologie, die Unternehmen einsetzen, um die Effizienz ihrer P2P-Operationen zu steigern. KI und ML bieten den Beschaffungs- und Finanzabteilungen ebenfalls umfangreiche Unterstützung, um einen strategischen Mehrwert zu schaffen und zukünftiges Wachstum zu fördern. Was fehlt den RPA-Tools? Robotic Process Automation führt weniger zur Umgestaltung der Geschäftsprozesse, sondern ersetzt eher mühsame manuelle Aufgaben. Dadurch erreicht man auch mit alten Systemen einen schnellen Effizienzgewinn. Werden diese veralteten Systeme jedoch erneuert, um den gesamten Prozess effizienter zu gestalten, verlieren die bestehenden RPA-Tools an Bedeutung. Über die anfänglichen Kosteneinsparungen durch die Reduzierung manueller Aufgaben hinaus bringen sie keinen Nutzen mehr. RPA eignet sich gut für sich wiederholende Aufgaben mit hohem Volumen, die mit sehr spezifischen Geschäftsregeln automatisiert werden können. Aber was passiert, wenn sich die Parameter ändern? Die Roboter müssen neu lernen, was sie zu tun haben. RPA eignet sich zwar hervorragend für einige Aufgaben innerhalb des P2P-Prozesses (insbesondere für KMUs), lässt sich aber nicht skalieren. Globale Unternehmen mit komplexen Prozessen, die oft das Ergebnis mehrerer Fusionen und Übernahmen sind, brauchen etwas anderes, um ihre Anforderungen zu erfüllen. Intelligente Automatisierung - mehr als nur Robotic Process Automation Bei Aufgaben, die mit komplexen Prozessen verbunden sind, sollte man eine intelligente Automatisierung in Betracht ziehen. Bei Basware suchen wir ständig nach Möglichkeiten, die berührungslose Bearbeitung durch intelligente Verarbeitung, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zu verbessern. Um die Unterschiede herauszuarbeiten, lassen Sie uns ein paar konkrete Beispiele betrachten. Rechnungsabgleich- Bei Basware können wir durch die in unsere Lösungen eingebaute Logik mehr Bestellungs- und Rechnungsszenarien abgleichen als alle unsere Mitbewerber. Dadurch wird die Anzahl der Ausnahmen, mit denen sich die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung befassen müssen, minimiert. Wenn es sich um eine einfache Transaktion mit vielleicht ein oder zwei Positionen handelt oder wenn die Rechnung vollständig mit der Bestellung übereinstimmt, würde der Abgleich auch dann nahtlos funktionieren, wenn Sie sich allein auf robotergestützte Automatisierung verlassen. Aber wenn Ihre Rechnungen komplexere Szenarien mit mehreren Positionen abbilden, oder wenn auf Positionsebene Unterschiede zwischen Rechnung und Bestellung bestehen, wird bei der Verwendung von RPA nach wie vor ein menschlicher Eingriff zur Lösung der Diskrepanz notwendig sein. Baswares Lösung kann jedoch alle diese komplexen Szenarien mit Leichtigkeit bewältigen. Das Gleiche gilt für die Kodierung - unser SmartCoding analysiert mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen vergangene Transaktionen, um Kodierungsvorschläge zu machen, auch für Rechnungen ohne zugehörige Bestellung. SmartPDF- Während die meisten unserer Konkurrenten optische Zeichenerkennung (OCR) zum Extrahieren von Daten verwenden, stellt unsere Lösung zunächst fest, ob eine PDF-Rechnung maschinenlesbar ist, also ein sogenanntes natives PDF oder ein Bild-PDF ist. Wenn es sich um ein maschinenlesbares PDF handelt, ist es nicht nötig, es in ein Bild umzuwandeln und dann OCR zu verwenden. Sie hätten dadurch nur Einbußen bei der Datengenauigkeit. Mit der Einführung einer KI-Komponente für unser SmartPDF-Angebot können Rechnungsfelder auch dann automatisch einander zugeordnet werden, wenn Lieferanten und Käufer unterschiedliche Rechnungsformate verwenden. So entfällt der manuelle Aufwand vollständig. Prädiktive Analytik- Wir nutzen Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen auch auf der analytischen Seite der Lösung. Prädiktive und präskriptive Analysen helfen der modernen Finanzorganisation, indem Daten aus dem gesamten P2P-Zyklus verwendet werden können, um die wahrscheinlichen Ergebnisse von Prozessen zu analysieren, bessere Entscheidungen zu treffen und die Erreichung von KPIs zu fördern. Dies sind nur einige Beispiele. Die Lösungen von Basware haben das Ziel den manuellen Aufwand im P2P-Prozess zu minimieren, die vollautomatisierte Verarbeitung auszubauen, um Ausnahmebehandlungen zu reduzieren und die begrenzten Ressourcen der Kreditorenbuchhaltung strategischer nutzbar zu machen. All das ist möglich durch die Kombination von maschinellem Lernen, künstlicher Intelligenz und fortschrittlicher Automatisierung. Umsatzwachstum und andere Vorteile durch KI und ML Mit den vorausschauenden Analysen machen sich unsere Kunden bereits heute auf den Weg zu KI-gestützten Erkenntnissen, die ihnen einen deutlichen Vorteil verschaffen. Dank dieses Ansatzes sind künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nicht mehr nur reine Schlagworte, sondern haben messbare Auswirkungen auf die Abläufe im Procure-to-Pay-Prozess. Der erweiterte Einblick führt dazu, dass Kunden ihre Betriebskosten senken, ihre Ausgaben intelligenter gestalten und starke Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten aufbauen können – und so langfristige Einsparungen und Wachstum sichern. Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie sich das gesamte Webinar an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie die Komplexität der Prozesse in Ihrer Kreditorenbuchhaltung reduzieren können, um sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren. Wenn Sie wissen möchten, wie Basware Ihre Kreditorenbuchhaltung in ein Profitcenter verwandeln kann, schauen Sie sich dieses eBook an oder vereinbaren Sie einen unverbindlichen Gesprächstermin. Besonders relevant sind wir für: Unternehmen mit mehr als 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr Shared Service Center Organisationen Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen

Wenn Unternehmen ein Digitalisierungsprojekt im Bereich Procure-to-Pay (P2P) in Angriff nehmen, gibt es im Verlauf grundsätzlich Unbekannte und Hindernisse. Von der Festlegung klarer Verantwortlichkeiten über die Identifizierung der zu automatisierenden Prozesse und die enge Begleitung der Veränderungen bis hin zur Realisierung des ROI – die Vorteile in jedem Schritt überwiegen bei weitem die anfänglichen Unsicherheiten. Doch um in den Genuss der Vorteile zu kommen, dürfen Sie die üblichen Risiken während der Umsetzung des Procure-to-Pay-Projektes nicht übersehen. Keine eindeutige Verantwortlichkeit für die digitale P2P-Transformation Auch wenn Beschaffung und Finanzen Teil desselben Unternehmens sind, unterscheiden sich oft Ihre Prioritäten und Ziele. Ein häufiger Fehler zu Beginn eines digitalen Transformationsprojekts besteht darin, dass keine klare Zuständigkeit für das Projekt festgelegt wird. Zwar sind beide Bereiche auf jeden Fall involviert und der Input aller relevanten Stakeholder muss berücksichtigt werden, aber wenn beide das Projekt verantworten, verantwortet es keiner. Bei einem P2P-Transformationsprojekt gibt es zwei P's – „Procure“ und „Pay“, Beschaffung und Bezahlung. P2P umfasst eine Reihe von Teilprozessen, die sich über viele verschiedene Bereiche des Unternehmens erstrecken. Daher hilft ein stufenweiser Ansatz, der sich entweder auf den Beschaffungs- oder den Zahlungsbereich konzentriert, dabei, zu definieren, ob das Projekt aus der Beschaffungs- oder Finanzperspektive vorangetrieben wird. Wenn sich beide Seiten in der Verantwortung für das Projekt sehen, kann es zu Spannungen und einer verlangsamten Entscheidungsfindung kommen. Das kann letztlich zu losen Enden, Problemen bei der Einhaltung der neuen Prozesse sowie der Entstehung unabgestimmter Einzelprozesse führen. Die unterschiedlichen Standpunkte der Beschaffungs- und Finanzabteilungen sollten berücksichtigt und vollständig in den Bewertungsprozess integriert werden, aber es sollte eine klare Verantwortlichkeit und festgelegte „Kontrollpunkte“ entlang des Weges geben. Management der P2P-Einführung und von Veränderungen Einer der größten Vorteile von digitalen Procure-to-Pay-Lösungen ist die Transparenz und die einfache Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten. Die elektronische Erfassung aller Daten und Prozesse bedeutet, dass Sie alle auf dem gleichen Stand sind. Nicht alle Lieferanten sind jedoch so enthusiastisch, eine digitale P2P-Lösung anzunehmen, insbesondere wenn sie bei derartigen Projekten mit anderen Käufern bereits Integrationsprobleme oder einen Mangel an Schulung/Unterstützung erlebt haben. Der Umgang mit diesem Procure-to-Pay-Risiko während der Projektimplementierung ist essenziell für das Vertrauen und die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten. Selbst in einem Lieferantenumfeld, das den digitalen Handel im Allgemeinen begrüßt, kann es Stolpersteine geben, da von Lieferanten erwartet wird, dass sie sich an eine Vielzahl von Möglichkeiten des elektronischen Handels anpassen. Während es relativ einfach sein kann, einen Lieferanten dazu zu bewegen, eine Bestellung in einem beliebigen Format zu akzeptieren, ist es vielleicht nicht so einfach, ihm zu sagen, wie er Rechnungen an Sie schicken soll. Daher ist es wichtig, dass der P2P-Anbieter, den Sie auswählen, viele Rechnungsformate akzeptiert, um alle Formate Ihrer Lieferanten zu berücksichtigen und eine positive Beziehung zu fördern. Neben der externen Akzeptanz sollte man auch den internen Widerstand gegen den Wandel nicht aus den Augen verlieren. Veränderungsmanagement ist keine einfache Aufgabe. Der mögliche Widerwille von Mitarbeiter, sich an Neues anzupassen, sollte während der gesamten Transformation im Blick behalten werden. Warum zögern Benutzer, sich auf neue Prozesse und Technologien einzulassen? Lässt sich das Zögern durch bessere Kommunikation und/oder zusätzliche Schulungen ausräumen? Oft hängt die Zurückhaltung gegenüber Veränderungen direkt mit alten, fest verankerten Arbeitsweisen zusammen, die nicht nur Angewohnheiten sind, sondern aus schlechten Prozessen und Praktiken resultieren. Mit der richtigen Lösung können Sie diese wahrscheinlich aus dem Weg räumen. Wenn Sie das Change-Management ernst nehmen und die Kommunikation zu Ihren Geschäftsprozessen gezielt steuern, können Sie unnötige Verwirrung und Unsicherheiten vermeiden, die später zu Hindernissen bei der Einführung führen. Anpassung von Prozessen an die Technologie Ein großes Risiko bei der Beschaffung und Bezahlung ist der Versuch, einen Prozess an eine bestimmte Software-Lösung anzupassen. Sie sollten unbedingt darüber nachdenken, wie Ihre Prozesse weiterentwickelt werden müssen, um das Unternehmen und künftiges Wachstum besser zu unterstützen. Aber Sie sollten nicht darüber nachdenken, wie der Prozess geändert werden muss, nur weil die Lösung einen anderen Weg vorgibt. Ihre Geschäftsprozesse müssen für sich genommen stimmig sein und sich an Ihrem Unternehmen orientieren. Die Technologie kann dann das, was Sie tun, automatisieren und ergänzen. Bei dem rasanten Innovationstempo der heutigen Zeit ändert sich die Technologie ständig. Ihre Prozesse sollten nicht von einer bestimmten Software abhängig sein. Vielmehr sollten Ihre Prozesse von einer Technologie unterstützt werden, die so konzipiert ist, dass sie den größten Nutzen für das Unternehmen bringt, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet, Risiken verringert und es den Mitarbeitern ermöglicht, ihr Bestes zu geben. Biegen Sie Ihren Prozess nicht für eine bestimmte Softwarelösung zurecht. Entwerfen Sie gemeinsam mit dem Anbieter Ihren künftigen Idealzustand und entwickeln Sie Ihren Prozess mit Unterstützung der Technologie dementsprechend weiter. Wie können Sie P2P-Risiken minimieren? Um also das Risiko bei der Transformation Ihres P2P-Prozesses zu minimieren, sollten Sie: eine klare Projektverantwortung festlegen, die Projektziele während des gesamten Prozesses kommunizieren und überprüfen, festlegen, welche Benutzer Schulungen und Unterstützung benötigen (z. B. Lieferanten, Einkäufer, Buchhaltung), sich vergewissern, dass Ihre P2P-Lösung auf Ihre Prozesse abgestimmt ist, um den größten Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen. Wenn Sie mehr über die Reduzierung von Procure-to-Pay-Risiken erfahren möchten, lesen Sie unser eBook "10 Business-Critical Procurement Metrics for the Cost-Conscious CPO" und unser Whitepaper "Wie man Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung evaluiert”. Sie wünschen ein unverbindliches Beratungsgespräch? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Katrin Hamann, Director Finance Transformation der PwC GmbH Dr. Jörg Schramm, Vice President Product and Business Management Continental Europe & UK, Basware Digitalisierung ist in aller Munde, doch gerade in Deutschland sind wir bei der Automatisierung des Finanzbereichs bisher nur wenig vorangekommen. Dabei ist das Thema in Zeiten von Corona und Homeoffice so drängend wie nie. Warum gerade die Kreditorenbuchhaltung der beste Ort zum Starten ist und wie man die richtigen Benchmarks findet, um den Erfolg der Digitalisierungsmaßnahmen zu messen, erläutern praxisnah Katrin Hamann von PwC Deutschland und Dr. Jörg Schramm von Basware. Die Finanzfunktion durchläuft einen grundlegenden Wandel. Denn der Druck, Mehrwert für das Unternehmen zu liefern, wächst. Gefragt sind Analysen als Entscheidungsrundlage und weniger das reine Transaktionsmanagement. Um das zu erreichen, müssen die transaktionalen Prozesse optimiert werden. Daten sollen automatisch durchs Unternehmen gelenkt werden. Finanzverantwortliche werden zu Steuernden am Dashboard. Die Finanzfunktion ganzheitlich zu transformieren kann sehr umfangreich sein, daher empfiehlt sich zunächst die Konzentration auf einen Teilbereich. In der Kreditorenbuchhaltung findet man einen der größten transaktionalen Prozesse, der in vielen Fällen vorwiegend manuell erfolgt. Ein hohes Transaktionsvolumen gepaart mit großem Automatisierungspotential bietet beste Voraussetzungen für den Start der Transformationsreise. Erfahrungsgemäß scheitern die meisten Ansätze zur digitalen Transformation an unklaren Zielen und fehlenden Ressourcen. Daher ist es zu Beginn wichtig, sich klarzumachen, wo man steht, wo man hin möchte und welche Prioritäten man setzt. Dabei können folgende 3 Leitgedanken helfen: Fokussierung auf den Mehrwert für Nutzer Es geht zwar um die Optimierung der Accounts Payable (AP)-Funktion, aber die wird nur erfolgreich verlaufen, wenn man den gesamten Prozess in den Blick nimmt, also inklusive Einkauf und der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die Eingangsrechnungen bearbeiten. Ein starker Fokus sollte folglich darauf liegen, zu verstehen, wer bei dieser Transformation die Stakeholder sind. Diese können dann involviert und für die einzelnen Bereiche entsprechende Zielsetzungen formuliert werden. Mitarbeiter zu Performance Managern entwickeln Wie können Mitarbeiter im Laufe der Transformation befähigt werden, den Prozess eher zu steuern anstatt ihn durchzuführen, ihn immer weiter zu optimieren und immer weniger Zeit auf die Ausnahmebehandlung verwenden zu müssen. Einen Gesamtverantwortlichen für den Prozess bestimmen Am besten wäre natürlich, einen einzigen Verantwortlichen für den gesamten P2P-Prozess zu haben. In der Praxis gestaltet sich das jedoch oft schwierig. Hat man zwei Verantwortliche (aus Einkauf und Finanzen), müssen deren Ziele im Transformationsprojekt gut aufeinander abgestimmt sein und in dieselbe Richtung weisen. Ziele für eine Transformation der Kreditorenbuchhaltung Eine mess- und steuerbare Rechnungsbearbeitung ist die Grundlage für die „Transactional Excellence“ in der Kreditorenbuchhaltung. Als Ziele sollten daher KPIs festgelegt werden, die sich an Benchmarks orientieren, getreu dem Motto: „Wenn andere das schaffen, dann kann ich das auch.“ Relevante KPIs und mögliche Zielwerte sind unter anderem: Anteil elektronischer Eingangsrechnungen (> 90%) Anteil vollautomatisiert verarbeiteter Rechnungen (~ 80%) Anteil Rechnungen mit Bestellbezug (> 90%) Anzahl Rechnungen pro FTE (~ 60.000) Verarbeitungszeit (~ 2 Tage) Skontorealisierungsrate (99,9%) Am Anfang konzentriert man sich am besten auf wenige übergeordnete KPIs, später im laufenden Betrieb kann man weitere hinzunehmen und so nachjustieren und dann vor allem qualitative KPI ergänzen. Mit einer klaren Zielsetzung auf Basis von KPIs erlangt man das Buy-in vom Management, das dann auch die richtigen Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung stellt. Harte Ziele für die Kreditorenbuchhaltung sind ein erster Schritt. Darüber hinaus gibt es natürlich zahlreiche andere, die im weiteren Verlauf der Transformation eine Rolle spielen. Wie kann man die Transformationsreise gestalten Um die Transformation auf den Weg zu bringen, gibt es verschiedene Ansätze. Eine Möglichkeit ist ein zweigeteilter Ansatz, der zunächst auf eine schnelle Umsetzung erster Effizienzmaßnahmen zielt und im Weiteren nachhaltig für stabile und sehr gute Prozesse sorgt. Im ersten Teil wird in Workshops erarbeitet, welches die größten Schwachstellen im Prozess sind und wie man diese kurz-, mittel – und langfristig beseitigen kann. Das können organisatorische oder technologische Themen sein oder auch Unwissenheit von zuliefernden Bereichen. Diese „Pain Points“ werden auf einer Roadmap priorisiert und dann angepackt. Im zweiten Teil wird strukturiert an die Transformation herangegangen. Dazu gehört die Definition der Ziele mit den dahinter liegenden Fragen: Welche sind die relevanten KPIs? Wie wollen wir die Abteilung zukünftig steuern? Was ist uns wichtig? Daraus kann dann ein Sollprozess abgeleitet werden, mit dem man die Kennzahlen erreicht. In einem weiteren Schritt wird der Soll-Prozess abgeglichen mit dem Ist-Prozess – manuell/workshopbasiert oder automatisch mit Process Mining. Daraus ergibt sich eine ganzheitliche Sicht aller Herausforderungen, die es gilt anzugehen. Zum Schluss werden die beiden Teile des Ansatzes zusammengeführt, d.h. die subjektiven „Pain Points“ aus den Workshops werden abgeglichen mit den objektiven „Pain Points“ aus der strukturierten Analyse, um dann einen ganzheitlichen Implementierungsplan zu erstellen. Je nach digitalem Reifegrad müssen Unternehmen erstmal die technologische Basis schaffen oder einzelne Justierungen vornehmen, zum Beispiel Einstellungen verändern, Lieferanten mit an Bord holen etc. Abhängig davon ist dann auch die Dauer des Projektes. Transparenz als Schlüssel zum Erfolg Sehr häufig steht am Ende des Analyse-Prozesses die Erkenntnis, dass das Unternehmen noch nicht über die Technologie verfügt, die es braucht, um seine Ziele zu erreichen. Bei einer unter fast 800 Führungskräften weltweit durchgeführten Umfrage der Harvard Business Review Analytic Services (HBRAS) gaben 90% an, dass sie auf Datentransparenz setzen, um Optimierungspotentiale zu definieren. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung leistet da einen wertvollen Beitrag. Mit einer digitalen Lösung werden alle Eingangsrechnungen – egal aus welchem Land oder für welche Ware (direktes und indirektes Material) oder Dienstleistung – in einer Lösung zentral zusammengeführt. Dies bietet dann direkt die Möglichkeit, eine Transparenz über alle Ausgaben und Prozesse zur Verfügung zu stellen. Gute Erfahrungen hat Basware und seine Kunden bei der Implementierung einer Automatisierungslösung mit dem iterativen Ansatz gemacht. Zunächst wird mit Best Practices der Software schnell gestartet. Dadurch bekommt das Unternehmen direkt eine Transparenz über die Ausgaben und Prozesse in den Analyselösungen. Damit lassen sich dann gezielt weitere Optimierungspotentiale identifizieren und individuell nach den Zielen des Unternehmens die Optimierung priorisieren. Die Lösung von Basware bietet auch eine schnelle Erfolgskontrolle. Über ein Dashboard kann man auf einen Blick erfassen, welche KPIs zu welchem Prozentsatz erfüllt sind, wie sich die Kennzahlen über die Zeit verändern und welchen Effekt die entsprechenden Maßnahmen hatten. Außerdem ist ersichtlich, wie viele Ausnahmebehandlungen nötig sind und welche Gründe es dafür gibt. Das gibt Hinweise auf Probleme im Prozess, die dann gezielt verbessert werden können. Für Automatisierung ist eine gute Datenqualität essenziell. Daher sollte man sich nicht nur auf die Optimierung der Prozesse konzentrieren, sondern auch die Datenqualität verbessern. Dies gelingt, indem man Papierrechnungen durch PDF oder strukturierte elektronische Rechnungen ersetzt. Je wichtiger eine Kunden-Lieferanten-beziehung ist, desto mehr Sinn mach die Integration der Lieferantensysteme.Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Integration der verschiedenen unternehmenseigenen Systeme und der entsprechende elektronische Datenaustausch. Auch dies kann im Rahmen des iterativen Ansatzes nach und nach erfolgen. Praxisbeispiel Innio Innio ist ein Hersteller von Gasmotoren zur Erzeugung von Strom, Wärme und Kälte. Der Hauptsitz ist in Österreich, das Unternehmen ist weltweit tätig und erwirtschaftet einen Umsatz von über einer Milliarde Euro. Bei der Suche nach einem Anbieter für Rechnungsautomatisierung hatte das Unternehmen klare Ziele: Kostenreduktion im Rechnungsprozess Erhöhung der Produktivität in allen Abteilungen Zahlung innerhalb der Zahlungsziele zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen eine weltweit einsetzbare Lösung mit einem einheitlichen Prozess Dabei stand Innio vor einigen Herausforderungen: Um die Rechnungsverarbeitungszeiten zu reduzieren, musste zunächst von Papier- auf elektronische Eingangsrechnungen umgestellt werden. Dazu kamen verschiedene ERP-Systeme in den unterschiedlichen Bereichen und Regionen des Unternehmens, die integriert werden mussten, sowie mehr als 3000 Lieferanten, die in die Optimierung der Prozesse miteinbezogen werden sollten. Mittlerweile ist die Lösung von Basware seit gut einem Jahr produktiv und Rechnungen werden zu 86% elektronisch empfangen – entweder als maschinenlesbares PDF oder als XML. Dadurch wurde die Datenqualität optimiert und die Erkennung auf 100% gesteigert. 69% der Rechnungen werden heute vollständig automatisiert verarbeitet („Dunkelbuchung“), innerhalb der nächsten 6 Monate soll dieser Wert auf 75% erhöht werden. Dadurch haben sich die Verarbeitungszeiten deutlich verringert, bei Dunkelbuchungen liegt sie bei nur 1 Stunde. Die Lösung von Basware ersetzt als vorgelagertes System 5 Prozesse in verschiedenen ERP-Systemen. Und Lieferanten profitieren von mehr Transparenz. Sie können jederzeit über das Lieferantenportal den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen einsehen und wann die Zahlung erfolgt. Dies reduziert den Arbeitsaufwand für Nachfragen von Lieferanten. Wenn auch Sie die AP-Transformation in Ihrem Unternehmen anpacken wollen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen. Die Aufzeichnung des Webinars mit Katrin Hamann und Jörg Schramm finden Sie hier. Zu den Autoren: Katrin Hamann ist Director im Bereich Finance Transformation der PwC GmbH und verfügt über 15 Jahre Erfahrung in der Transformation von Accounting Prozessen. Ihr Fokus liegt in der Ausgestaltung von optimalen transaktionalen Tätigkeiten insbesondere durch die Einführung von relevanten Enabling Technologies, wie Accounts Payable Automation Software. Dr. Jörg Schramm (VP Product and Business Management) ist bei Basware für den Produktbereich in Kontinental-Europa und Großbritannien verantwortlich. Mit seinen Erfahrungen im Einsatz von strategischen und operativen Lösungen liegt sein Fokus auf der kontinuierlichen Entwicklung der automatisierten Geschäftsprozesse beim Kunden.

Die Notwendigkeit, die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, war noch nie so dringlich wie heute. Da viele Unternehmen Personal abgebaut haben, um den wirtschaftlichen Abschwung zu kompensieren, führt der Aufschwung, den wir jetzt erleben, zu einem Dilemma für jene Unternehmen, die noch stark auf manuelle Abläufe setzen. Gemeinsam mit Basware hat das Institute of Finance & Management (IOFM) die beste Strategie für globale Unternehmen, die nun wieder mit steigenden Rechnungsvolumen kämpfen, herausgearbeitet. Erfahren Sie in diesem Auszug aus dem Bericht mehr über einige der Ergebnisse. Nutzen Sie die digitale Evolution, um sich neu aufzustellen Die Pandemie hat die Dringlichkeit erhöht, in Source-to-Pay (S2P)- und Procure-to-Pay (P2P)-Plattformen zu investieren, um Prozesse zu harmonisieren. Während Unternehmen ihre Zukunft in den Blick nehmen, indem sie Investitionen in neue Source-to-Pay-Angebote planen oder den aktuellen Stand ihrer Technologie prüfen, bleibt die Notwendigkeit, die Kreditorenbuchhaltung (AP) zu automatisieren, wesentlich, wie eine aktuelle Analyse des Institute of Finance & Management (IOFM) zeigt. Unabhängig davon, ob Sie am Anfang Ihrer digitalen Evolutionsreise stehen oder bereits eine umfassende Lösung eines führenden Anbieters implementiert haben, wird die AP-Automatisierung ein entscheidendes Element für den Erfolg Ihrer gesamten digitalen Strategie sein. Die Frage ist nicht, ob, sondern wann Sie in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung investieren. Jetzt ist die Zeit für AP-Automatisierung Im Februar 2021 berichtete eine Mehrzahl von 50 der befragten Führungskräfte aus der Kreditorenbuchhaltung, dass das Rechnungsaufkommen wieder ansteigt, darunter eine von fünf Personen, die sogar einen Anstieg von 10% oder mehr sah. Darüber hinaus steigt auch die durchschnittliche Höhe der Rechnungen, was darauf hindeutet, dass dieser Trend erst am Anfang stehen könnte. Dieser Anstieg bedeutet, dass Kreditorenbuchhaltungen nun mit einem Problem konfrontiert sind: Sie müssen schnell neue Mitarbeiter einstellen oder automatisieren. Die Einstellung neuer Mitarbeiter – beginnend mit der Suche über den Auswahlprozess bis hin zur Einarbeitung – geht im normalen Geschäftsbetrieb weder schnell noch einfach. Noch schwieriger ist es, solange viele Manager von zu Hause arbeiten. Die Automatisierung hingegen bereitet das Unternehmen auf die Zukunft vor, egal, was diese bringen mag. Auch wenn die Umstellung auf eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung in einer sinnvollen Weise im Vorfeld einiges an Vorbereitung benötigt, ist es langfristig die bessere Lösung. Was kostet es, nichts zu tun? Während sich die Wirtschaft zu erholen beginnt, könnten Unternehmen der Vorstellung erliegen, dass ihre Prozesse von vor der Pandemie auch in der „neuen Normalität“ nach der Pandemie funktionieren werden. Viele Experten glauben jedoch nicht, dass dies wirklich möglich ist. Unternehmen, die es nicht schaffen, sich auf eine veränderte Welt nach der Pandemie einzustellen, werden von Personalmangel, Rechnungsrückstau und einer Belegschaft überrascht werden, die lieber von zu Hause arbeitet als sich in einer Büroumgebung aufzuhalten. Nichts zu tun, bedeutet auch eine Rückkehr zu Entscheidungen auf Schreibtisch-Ebene. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung seine eigenen Abläufe und Prioritäten hat und selbst entscheidet, wie er seine Arbeit macht: welche Rechnungen zuerst bezahlt werden, wie man Rechnungen mit Bestellungen abgleicht, wie man Dinge zur Genehmigung weiterleitet usw. Solche individuell unterschiedlichen Prozesse stellten Unternehmen Anfang 2020 vor große Herausforderungen. Im Jahr 2021 werden diese im Zuge ansteigender Rechnungsvolumen noch größer werden. Fehlende Standardisierung führt allgemein zu erheblichen Prozessineffizienzen. Im Einzelnen heißt das, Skonti werden verpasst, Zahlungen dauern lange, es gibt doppelte Zahlungen – kurz: echtes Geld wird verschwendet. Das Ziel: Durchgängige Automatisierung Automatisierung bietet jedoch noch viel mehr als Prozesseffizienz und Kosteneinsparungen: Vorausschauende Analysen sind für eine zukunftsorientierte Unternehmensführung unerlässlich. Sie geben Aufschluss über zu erwartende wirtschaftliche Veränderungen und Trends. Dies kann für eine bessere Ausgabenverwaltung des Unternehmens genutzt werden. Risikominimierung in der Lieferkette. Wie wir kürzlich erfahren mussten, kann es in Zeiten von Wirtschaftskrisen für die Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung sein, wenn man den Status von Lieferanten im Blick und Alternativen für eventuelle Ausfälle in der Hinterhand hat. Weitreichende Prozesstransparenz und Compliance. Dies ist besonders wichtig in einer Welt, in welcher der Ruf eines Unternehmens bei fehlender Geschäftsethik und Nachhaltigkeit zunehmend auf dem Spiel steht. Lesen Sie den vollständigen Bericht Laden Sie den vollständigen Bericht hier herunter und erhalten Sie Antworten auf Fragen wie: Welche Schritte muss ich gehen, um eine vollständige, durchgängige Automatisierung zu erreichen? Welche Risiken drohen, wenn ich meine Prozesse nicht automatisiere? Was gewinne ich durch die Standardisierung meiner Kreditorenprozesse? Wie beginne ich meine Automatisierungsreise in der Kreditorenbuchhaltung? Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Prozesse zu automatisieren und sich zukunftsfähig aufzustellen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Informationen wünschen oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.

Die Pharma-Branche steht unter einem besonders großen Druck, den Wert ihrer Produkte zu demonstrieren und die steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen. Daher ringen Pharma-Unternehmen um die Optimierung der internen und externen Produktivität. In diesem Blogbeitrag skizzieren wir, wie Digitalisierung und Automatisierung manuelle, sich wiederholende Aufgaben eliminiert und 100 %ige Transparenz liefert. Dadurch können Unternehmen sich an Marktveränderungen anpassen und kontinuierliches Wachstum fördern. Automatisierung zur Steigerung der Effizienz und Kontrolle Die Pharmabranche steht vor ihren ganz eigenen Herausforderungen. Entsprechend nimmt sie sich auch auf ihre eigene Art und Weise dem Thema Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung an. Beträchtliches Wachstum, sowohl organisch als auch durch Fusionen und Übernahmen, führt dazu, dass die Unternehmen sich abmühen, mit wachsenden Rechnungsvolumen und anspruchsvollen Produktionsplänen Schritt zu halten - und dabei die Umwelt und Nachhaltigkeit im Auge zu behalten. Angesichts des hohen Erwartungsdrucks, bahnbrechende Impfstoffe, Behandlungen und Medikamente zu entwickeln, ist es für Pharmaunternehmen von entscheidender Bedeutung, über die notwendigen Werkzeuge zu verfügen, um dies auch weltweit umzusetzen. Laut einer Deloitte-Umfrage aus dem Jahr 2020 glauben 52 % der Führungskräfte in der Pharmazie, dass die Transformation einzelner Funktionen mithilfe digitaler Technologien in den nächsten 5 Jahren oberste Priorität haben wird. So lange Unternehmen sich auf Papier und manuelle Prozesse verlassen, wird der Zahlungsprozess erheblich verlangsamt sein. Störungen der Lieferkette sind unvermeidlich, die Einhaltung globaler Vorschriften folglich nicht möglich. Dies kann weitere Lieferkettenrisiken sowie Strafen nach sich ziehen. Durch die Implementierung einer zentralen Plattform wie die von Basware können Sie manuelle Aufgaben, die mit der Aggregation von Daten aus verschiedenen Quellen verbunden sind, beseitigen und einen zentralen Knotenpunkt für alle Ihre Daten schaffen. So können Ihre Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung strategischere, datengesteuerte Entscheidungen treffen und sich auf wertschöpfende Aktivitäten wie die Ausfallsicherheit der Lieferkette, Risikominderung und Lieferantenzufriedenheit konzentrieren. Fachleute aus der Pharmabranche sagen weitere Konsolidierungen und Umstrukturierungen voraus. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, kurz- und langfristige Automatisierungspläne zu haben und eine Automatisierungs-Roadmap für heute, morgen und die Zukunft zu erstellen. Vollautomatische Verarbeitung und globale Compliance mit Basware AP Automation Da der Return-on-Investment (ROI) das oberste Gebot ist, müssen die unmittelbaren Vorteile der Automatisierung schnell greifbar werden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing). Durch die Abschaffung von Papier und die vollautomatische Verarbeitung unterstützen e-Invoicing-Lösungen wie die von Basware eine nahtlose Fernarbeit. Zudem bieten sie vollständige Transparenz über Lieferanten und Ausgaben. Indem dezentrale Abläufe und veraltete Prozesse eliminiert werden, läuft der Betrieb wie gewohnt weiter - unabhängig davon, was in der globalen Wirtschaft passiert. Dank Automatisierung werden langwierige, manuelle Arbeitsschritte, die Prozesse verlangsamen, Kosten in die Höhe treiben und die Produktivität beeinträchtigen, obsolet. Speziell für Pharmaunternehmen bietet die fortschrittliche Rechnungsautomatisierung: konfigurierbare Geschäftsregeln und individuelle Logik für Rechnungsrouting, -abgleich und -freigabe Verwaltung und gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast Umgang mit Zusatzkosten, Versand, Fracht, Steuern, Toleranzen Möglichkeit für benutzerdefinierte Felder auf Dokumenten (z. B.: Stapelverfolgung) Durch die Automatisierung der Kreditorenprozesse mit Basware kann ein Unternehmen bis zu 95% seiner Rechnungen ohne menschliches Zutun bearbeiten – im Einzelfall sogar noch mehr. Folgende 4 Rechnungsprozesse können beispielsweise vollständig automatisiert werden, um Ihr Unternehmen der Utopie des berührungslosen Arbeitens näher zu bringen. 1. RECHNUNGSEMPFANG: Empfang aller Lieferantenrechnungen in einem zentralen System, egal, in welchem Format sie eingehen – einschließlich elektronischer EDI- und XML-Rechnungen, gemailter PDFs und sogar Papier 2. DATENEXTRAKTION: Verarbeitung aller Rechnungen, um benötigte Informationen zu extrahieren (einschließlich OCR für Papierrechnungen) und die Daten in Ihrem zentralisierten System zu speichern 3. VALIDIERUNG & GENEHMIGUNG: Bestätigung, dass die extrahierten Daten mit den Dokumenten- und Referenzdaten übereinstimmen (z. B. Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen), dann Weiterleitung zur Kontierung und endgültigen Genehmigung 4. BEZAHLUNG: Zahlungsanweisung für den Lieferanten oder Problembehandlung (z.B. bei doppelteer Belastung) vor der Freigabe der Zahlung (Lesen Sie mehr in unserem Bericht "Backing In' zur Verbesserung des Procure-to-Pay (P2P) ROI") Aus einer globalen Compliance-Perspektive werden Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -besteuerung in einem sicheren, aber leicht zugänglichen, digitalen Rechnungsspeicher organisiert. Das vereinfacht es, Informationen für Prognosen oder mögliche Audits zusammenzutragen. Und dank der Integrationsfähigkeit von Basware mit mehr als 250 ERP- und Finanzsystemen, wie z. B. SAP, können Sie 100 % Ihrer Ausgabendaten präzise erfassen und so unternehmensweite Ausgaben- und Lieferantentransparenz erreichen. In einer kürzlich durchgeführten Deloitte-Studie stuften 63 % der Führungskräfte in der Pharmabranche Forschung & Entwicklung (F&E) als eine der wichtigsten strategischen Prioritäten für die nächsten fünf Jahre ein. Um die Margen zu erhalten, die für kontinuierliche F&E erforderlich sind, setzen Unternehmen verstärkt auf Innovation und suchen nach Technologien, um die Effizienz zu steigern. Durch die vollständige Transparenz der Ausgaben können Unternehmen ihren ROI schnell quantifizieren und so zukünftige F&E-Aufwendungen und -Investitionen planen. Wie Baswares Kunde API unternehmensweite Ausgabentransparenz erreichte API ist eines der führenden australischen Unternehmen im Bereich Gesundheit und Pflege. Das Apothekengeschäft von API bietet Großhandelsvertrieb sowie Geschäfts- und Marketingdienstleistungen für Apotheken in ganz Australien. Die Einzelhandelssparte ist mit ihrer Einzelhandelsmarke "Priceline" führend im Gesundheits- und Pflegemarkt. Ihre Verbrauchersparte ist ein Nischenanbieter für rezeptfreie Arzneimittel und hat ihren Sitz in Neuseeland. Vor der Zusammenarbeit mit Basware verarbeitete API jährlich fast 1,1 Millionen Rechnungen in seinen Filialen und Lagern in ganz Australien mit manuellen Methoden. Die Kreditorenbuchhaltung verarbeitete jede Woche etwa 40 Kisten Rechnungen. Diese Kisten enthielten Rechnungen und zugehörige Materialien wie Reklamationen, Liefernachweise und Kaufaufträge. Dieser Prozess war mühsam, schmerzhaft langsam und ein echter Zeitfresser. Das Ganze war nicht nur sehr kostspielig, sondern machte es für API auch fast unmöglich, einen Überblick über die Rechnungen oder die Kontrolle über die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu erlangen. Durch die Entscheidung für Basware war API in der Lage, seine Kreditorenprozesse zu transformieren, signifikante Kosteneinsparungen zu erzielen und von der unternehmensweiten Ausgabentransparenz zu profitieren. Die Lösung von Basware wurde nahtlos in die bestehenden ERP-Systeme integriert, um die Zahlung aller Rechnungen abzuwickeln. Jetzt müssen weniger als 30 Prozent der Rechnungen mit Bestellbezug von einem Mitarbeiter geprüft und genehmigt werden. Ebenso werden Rechnungen, die nicht auf Bestellungen basieren und innerhalb der Toleranzen der API-Verträge liegen, automatisch und ohne menschliches Zutun durch das System geleitet. "API war in der Lage, die Amortisation seiner Investition in Basware Invoice Automation in nur 10 Monaten zu erreichen, und wir konnten den Personalbedarf für die Rechnungsbearbeitung um fast 25 % reduzieren." Raymond Walker, Group Accounts Payable Manager bei API (Erfahren Sie mehr in der API-Fallstudie) Broschüre herunterladen: Basware-Lösungen für Pharmaunternehmen Erreichen Sie mit Basware eine schnellere Wertschöpfungszeit. Beginnen Sie mit einem papierlosen Rechnungseingang und der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um die Einhaltung globaler Vorgaben zu gewährleisten und die Verarbeitungseffizienz zu steigern. Machen Sie Ihr Finanzwesen mit fortschrittlicher Automatisierung und berührungsloser Verarbeitung zukunftssicher und nutzen Sie Analysen, um die Ausgabenkontrolle und die Ausfallsicherheit der Lieferkette zu verbessern. Lesen Sie mehr über die Vorteile der Basware-Lösungen.

CEOs können die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als alleinige Aufgabe des CFO oder Finanzdirektors erwägen, während sie sich auf das Gesamtwachstum und die Unternehmensstrategie konzentrieren. Tatsächlich aber kann die Leistung der Kreditorenbuchhaltung einen deutlichen Einfluss auf das Betriebskapital, die Kosten und die Effektivität des gesamten P2P-Prozesses und die Beziehungen Ihres Unternehmens zu den wichtigsten Lieferanten haben - alles Dinge, die für Ihren CEO genauso wichtig sein sollten wie Umsatz und Gewinn. Die operative Leistungsfähigkeit, das finanzielle Geschick und das Wissen über die Lieferkette Ihres Unternehmens sind untrennbar miteinander verbunden und stellen eine Quelle für Wettbewerbsvorteile dar. Wenn also Ihr CEO bei der Erwähnung von Zahlungen die Augen verdreht, finden Sie hier sieben KPIs, die ihm einen aussagekräftigen Einblick in den Zustand Ihrer Kreditorenbuchhaltung und deren Einfluss auf das gesamte Unternehmen geben. Warum sollten Sie Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung verfolgen? Die Verfolgung von Metriken in der Kreditorenbuchhaltung ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft, aber das ultimative Ziel ist die Messung und Analyse der Ergebnisse zur Verbesserung. Ohne die regelmäßige Verfolgung, Messung und Analyse Ihrer Metriken wird es schwierig sein, Bereiche in der Abteilung zu identifizieren, die Änderungen erfordern. Die wichtigsten Kennzahlen In einem Bericht von Ardent Partners aus dem Jahr 2018 wurde festgestellt, dass erfolgreiche Abteilungen von einer automatisierten Rechnungsverarbeitung profitieren, die nicht nur ein strategisches KPI-Tracking, sondern auch eine durchgängige Rechnungsverarbeitung, einen 3-Wege-Abgleich und einen zentralen Ort für Dokumentenmanagement beinhaltet. Zu den wichtigsten KPIs, für die Optimierung von automatisierter Rechnungsverarbeitung gehören folgende: durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung (nach Typ), erfasste Skonti im Vergleich zu den Bearbeitungszeiten der Rechnungen, verspätete Zahlungen und Mahngebühren, Anzahl der Lieferantenrückfragen, Prozentsatz der durchlaufenden Rechnungen und der ROI der Rechnungsautomatisierung. Metrik #1 - Durchschnittliche Kosten pro Rechnungstyp Dies ist eine offensichtliche Messung, wenn es um die automatisierte Rechnungsverarbeitung geht - und doch eine der am schwierigsten zu kalkulierenden, angesichts der Anzahl der beteiligten Schritte. Nicht alle Rechnungen sind gleich: Rechnungen mit Ausnahmen und nicht-bestellbezogene-Rechnungen können durchaus mehr kosten als korrekte, fehlerfreie Rechnungen. Es kann sehr hilfreich sein, eine Benchmarking-Studie heranzuziehen, die Durchschnitts- und Best-in-Class-Maßnahmen aufzeigt, um festzustellen, wie Ihre Performance bei automatisierter Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu anderen Unternehmen abschneidet. Die potenziellen Einsparungen, die durch Rechnungsautomatisierung erzielt werden können, sind beträchtlich - zwischen 60 und 90 % pro Dokument, je nach Reifegrad Ihrer aktuellen Prozesse. Kreditoren-Benchmarks - warum ist es wichtig, Benchmarks durchzuführen und zu wissen, wo man steht Benchmarking im Bereich der Rechnungsautomatisierung ist eine effektive Methode, um zu verstehen, wie gut Ihre Leistung ist. Im Kern geht es beim Benchmarking darum, die eigene Leistung mit der von Mitbewerbern zu vergleichen. Benchmarking beantwortet wichtige Fragen, wie zum Beispiel: Wie steht es um die Automatisierung meiner Rechnungsprozesse jetzt? Wie ist meine aktuelle Performance? Benchmarking bewertet die verschiedenen Aspekte der aktuellen Kreditoren-Prozesse Ihres Unternehmens und vergleicht sie dann mit den Prozessen von "Best Practice"-Unternehmen. Metrik #2 - Durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit Je länger die durchschnittliche Zeit für die Bearbeitung einer Rechnung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung mit arbeitsintensiven, geringwertigen Aufgaben beschäftigt ist, anstatt sich auf strategische, urteilsbezogene Aktivitäten zu konzentrieren. Marktschätzungen variieren je nach Unternehmensgröße und -typ, aber die typische Bearbeitungszeit pro Rechnung in leistungsstarken Abteilungen liegt bei 3 - 4 Tagen, während Verzögerungen durchschnittlich 17 Tage in Anspruch nehmen. Eine Möglichkeit, Genehmigungsengpässe zu beseitigen, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind, ist die Bereitstellung eines mobilen Zugriffs. So können Genehmigungen – ortsunabhängig - beschleunigen können. Metric #3 - Erhaltene vs. offerierte Skonti Wenn automatisierte Rechnungsprozesse optimiert sind, können Rechnungen schneller bearbeitet werden, so dass Ihr Unternehmen die Vorteile von Skonti nutzen kann. Behalten Sie den finanziellen Verlust sowie die Anzahl der verpassten Skonti im Auge und erwägen Sie die Verwendung von Ursachencodes, um herauszufinden, wie und warum Sie Skontomöglichkeiten nicht nutzen. Um dieses KPI zu verbessern, suchen Sie nach einer Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die Sie automatisch benachrichtigt, wenn eine Skontofrist abläuft, um eine rechtzeitige Zahlung auszulösen. Metric #4 - Verspätete Zahlungen und Mahngebühren Niemand hält sich gerne mit schlechten Nachrichten auf, aber wenn Sie diese Kennzahl ignorieren, ist das ein Risiko. Je höher der Prozentsatz der verspäteten Zahlungen ist, desto mehr Geld verliert Ihr Unternehmen - oft unnötigerweise - durch Gebühren und gesetzliche Zinsen, ganz zu schweigen von der Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens. Auch wenn das Ziel von 100 % pünktlichen Zahlungen ein ehrgeiziges ist, sollten Sie sich nicht scheuen, die Messlatte hoch zu legen - ein guter Ruf für pünktliche Zahlungen kann sich in Bezug auf die Lieferantenbeziehungen und Verhandlungen auszahlen. Metric #5 - Anzahl der Lieferantenanfragen, Diskrepanzen und Streitfälle Je niedriger diese Zahl ist, desto besser. Die Bearbeitung von Lieferantenanfragen, Unstimmigkeiten und Streitigkeiten bindet wertvolle Ressourcen, was die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung torpediert. Die Automatisierung von elektronischen Rechnungen sollte den Umfang der erforderlichen Interaktionen mit den Lieferanten reduzieren, indem sie Möglichkeiten zur Entstehung menschlicher Fehler eliminiert und einen einheitlichen Prozess für die elektronische Übermittlung von Dokumenten bereitstellt, was das Risiko von doppelten Rechnungen und Zahlungen senkt. Metrik #6 - Prozentsatz der durchlaufenden Rechnungen Ausnahme-Rechnungen erfordern manuelle Nacharbeit, bevor sie genehmigt werden können und führen zu verspäteten Zahlungen, erhöhten Betriebskosten und unzufriedenen Lieferanten, was sie zu einer der größten Reibungspunkte zwischen Kreditorenbuchhaltung und der Einkaufsabteilung macht. Um die „Straight-Through-Processing-Quote“ zu erhöhen, benötigen Sie einen automatisierten Prozess für die Einspeisung von Rechnungen in Ihr System und einen intelligenten Workflow, um die unvermeidlichen verbleibenden Ausnahmen zu bearbeiten (die auf etwa 10 % oder weniger sinken sollten). Validierungsregeln können automatisch angewendet werden, um Ausnahmen auszumerzen, während maschinelles Lernen "intelligente" Empfehlungen für die Hauptbuch-Codierung liefern kann, die der Sachbearbeiter / User einfach überprüft und mit einem einzigen Klick bestätigt. Metrik #7 - ROI der Rechnungsautomatisierung Die automatische Rechnungsverarbeitung hinkt oft hinterher, wenn es um die Automatisierung des Cashflow-Zyklus geht. Viele Unternehmen haben ihre Gehaltsabrechnung und Kosten für Spesen besser automatisiert als ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung. Digitalisierung und Optimierung bieten die Echtzeit-Sichtbarkeit und Transparenz, die Ihr CEO benötigt, um strategische Entscheidungen, Effizienz und Wachstum voranzutreiben. Eine Investition in die Rechnungsautomatisierung wird mit ziemlicher Sicherheit zu einer signifikanten Verbesserung all Ihrer KPIs führen. Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten haben, Ihren Business Case numerisch zu begründen, versuchen Sie es mit einem ROI-Rechner, um die potenziellen Einsparungen zu ermitteln und Ihren CEO vom Wert der Automatisierung zu überzeugen. Während Sie versuchen können, all diese Metriken manuell zu messen und zu überwachen, kann eingebettete Analytik auf der Grundlage der von elektronischen Workflows generierten Daten sofortige, aussagekräftige Erkenntnisse liefern, die Ihnen und Ihrem CEO helfen, den Weg zu finanzieller Agilität und operativer Exzellenz zu beschreiten. Wie messen Sie die Leistung der Kreditorenbuchhaltung? Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, haben Sie die Möglichkeit, Ihre KPIs genauer zu verfolgen und Ihre Metriken zu nutzen, um Veränderungen innerhalb Ihrer gesamten Organisation zu beeinflussen. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und die aktive Überprüfung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsmetriken können Sie Fehler erheblich einschränken und Lieferantenanfragen reduzieren. Wenn es um die Messung der Leistung geht, ermöglicht die Automatisierung die zentralisierte Datenerfassung all Ihrer Zahlungsdaten. Je mehr Sie automatisieren, desto mehr Daten sammelt das System. Mit fortschrittlichen und prädiktiven Analysen erhalten Sie dann einen vollständigen Überblick über das gesamte Ausgabenprofil Ihres Unternehmens, d. h. Sie erhalten einen vollständigen Einblick, Überblick und Rückblick in Ihre Kreditoren-Abläufe. Kreditorische Metriken - Quick List Durchschnittliche Kosten pro Rechnungstyp Durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit Erhaltene vs. offerierte Skonti Verspätete Zahlungen und Mahngebühren Anzahl von Lieferantenanfragen, Unstimmigkeiten und Streitigkeiten Prozentsatz der durchlaufenden Rechnungen ROI der Rechnungsautomatisierung Sind Sie bereit, tiefer in das Thema der automatisierten Rechnungsverarbeitung einzusteigen? Erfahren Sie mehr in unserem gesponserten Bericht mit IOFM, "Transform Your AP Pain Into Peak Performance“. Wenn Sie Fragen haben oder einfach nur Ihre Möglichkeiten durchsprechen wollen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Ziele sind immer Prozessverbesserungen und Automatisierung im gesamten Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Aber es ist nicht der einzige Ansatz, eine komplette Umstellung in einem Rutsch durchzuführen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zuerst mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) beginnen und diese als Startpunkt für weitere Initiativen nutzen können, um die beste Chance auf einen ROI zu gewährleisten. Komplette Procure-to-Pay-Lösung können verschiedenste Herausforderungen beinhalten In einem Basware Webinar zusammen mit dem Institute of Finance & Management (IOFM) haben wir Probleme und Herausforderungen aufgezeigt, die oft auftreten, wenn man versucht, eine komplette Procure-to-Pay-Lösung einzuführen. Zu häufigen Problemen gehören zu hohe Kosten, die Komplexität, unvorhersehbare Kosten und schlechtes Projektmanagement. Nach der umfangreichen Implementierung stehen Unternehmen bspw. vor Akzeptanzschwierigkeiten, da die Benutzer die neue Lösung kaum oder - schlimmer noch - gar nicht nutzen. Und wenn die Lösung eine nicht intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Mitarbeiter sie nicht so schnell annehmen werden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter zu alten Gewohnheiten zurückkehren, wie z. B. die Arbeit offline zu erledigen und dabei Excel zum Organisieren und Analysieren verwenden, was es fast unmöglich macht, den gewünschten ROI aus ihrer Procure-to-Pay-Lösung zu erzielen. Die Moral von der Geschichte: Eine schlecht implementierte Procure-to-Pay-Komplettlösung kann genauso viele Kopfschmerzen verursachen wie keine Effizienzsteigerung. Eine der größten Herausforderungen bei einer Procure-to-Pay-Lösung ist oft, dass sie sich über zwei wichtige Geschäftsbereiche erstreckt - Einkauf und Finanzen. Aus diesem Grund kann es Verständnisschwierigkeiten geben, bei wem die Verantwortung für dieses Projekt liegt. Hürden bei der Einführung und unvorhergesehene Kosten können diese Kluft zwischen den Geschäftsbereichen noch verschlimmern. Ohne eine Allianz zwischen den beiden Abteilungen und eine klare Unterstützung durch die Führungsebenen, erreicht die Procure-to-Pay-Einführung mit großer Wahrscheinlichkeit nicht ihren vollen ROI. Automatisieren Sie zuerst die Kreditorenbuchhaltung, nicht den gesamten P2P-Prozess Wie wäre es also, wenn Sie mit der Automatisierung einiger manueller Prozesse beginnen, die ständig wichtige Kapazitäten binden? Durch automatisierte Rechnungsverarbeitung können Sie eine schnelle und unkomplizierte Methode etablieren, um proaktiv Aufwände zu reduzieren und sich auf gewinnbringendere Aufgaben zu konzentrieren. Der Einstieg in die Rechnungsautomatisierung erfordert kaum Ressourcen aus der IT-Abteilung was bedeutet, dass Sie Ihre automatisierte Lösung einfach implementieren und sofort loslegen können, um schnelle Gewinne für Ihr Unternehmen zu erzielen, z. B: Schnellere Durchlaufzeiten der Rechnungen Realisierung von Skonti Verbesserte Lieferantenzufriedenheit durch schnellere Zahlungen Optimierung des Cashflows Betriebseffizienz vom ersten Tag an Mehr Kontrolle in unsicheren Zeiten Prozesse für die automatisierte Rechnungsverarbeitung Die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren zielt auf die Verwendung digitaler Tools ab, um die Anzahl der der "kontaktlos" verarbeiteten Rechnungen und Zahlungen zu erhöhen. Im Idealfall kann ein Unternehmen fast alle seine Rechnungen (mehr als 95 %), ohne menschliches Zutun verarbeiten. Die Automatisierung der 4 folgenden Schritte kann einen signifikanten Beitrag zur Bewältigung der üblichen Herausforderungen bei Procure-to-Pay-Lösungen leisten: 1. RECHNUNGSEMPFANG: Konsolidieren Sie den Empfang aller Rechnungen in jedem Format Ihrer Lieferanten - einschließlich EDI und echter elektronischer Rechnungen, gemailter PDFs und sogar Papier - in einer zentralen Lösung. 2. ERFASSEN: Verarbeiten Sie alle Rechnungen, um die benötigten Informationen zu extrahieren und speichern Sie die Daten in der Lösung. 3. VALIDIERUNG & GENEHMIGUNG: Bestätigen Sie, dass die extrahierten Daten mit den Dokumenten- und Referenzdaten übereinstimmen (z. B. Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen/POs- und Wareneingängen) und leiten Sie sie dann zur (Codierung) Verbuchung und endgültigen Genehmigung weiter. 4. ABRECHNUNG: Die Zahlung an den Lieferanten erteilen oder ein Problem (z. B. eine doppelte Belastung) vor der Freigabe der Zahlung melden und die Korrektur durchführen. Herausforderungen, die mit dem Ansatz "Rechnungsautomatisierung zuerst“ gelöst werden können Herausforderung 1: Ihnen fehlt der Überblick über Ihre Einkaufsgewohnheiten und Ihre Lieferbasis Wenn Sie 100 % Ihrer Rechnungen digital erfassen und in einer einheitlichen Lösung speichern, können Sie den Inhalt dieser Rechnungen analysieren. Diese Transparenz liefert Einblicke in die Einkaufspraktiken Ihres Unternehmens, was bedeutet, dass Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren können. Eine verbesserte Ausgabentransparenz kann dann die Optimierungsbemühungen bei den Lieferanten unterstützen und helfen, Artikel oder Kategorien zu priorisieren. So können Sie neue Einsparungen erzielen und sicherstellen, dass die Inhalte, die Sie in Ihren Katalogen haben müssen, auch verfügbar sind, falls Sie eine E-Procurement-Lösung einsetzen. Herausforderung 2: Sie können Einsparmöglichkeiten oder Effizienzgewinne schwer ausfindig machen Der deutlichste und wohl wichtigste Vorteil der Rechnungsautomatisierung ist das wiederholende und manuelle Aufgaben überflüssig werden. Manuelle Aufgaben tragen nicht zum Mehrwert des Rechnungszyklus bei, zumal Rechnungen heute meist "straight through" verarbeitet werden können. Die betrieblichen Einsparungen durch die Reduzierung manueller Aufgaben helfen, zusätzliche Lösungen Ihrer Implementierung zu finanzieren. (Erfahren Sie in der Case study von Heineken, wie die Bearbeitungszeiten für Rechnungen um 95 % verbessert wurden) Herausforderung 3: Sie wollen einen schnellen Gewinn, um die Dynamik des P2P-Projekts zu steigern Die Erzielung erster Einsparungen und operativer Verbesserungen durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt dem verantwortlichen Management die notwendige den nötigen Schwung, um das größere Procure-to-Pay-Projekt auf Kurs zu halten, indem ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung zwischen Einkauf und Finanzabteilung geschaffen wird. Es soll gemeinsam daran gearbeitet werden, um Führungsebenen den Wert einer weiteren Procure-to-Pay-Automatisierung zu beweisen. Der Ansatz "Rechnungsautomatisierung zuerst“ wird die Flexibilität des Unternehmens verbessern Wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten, wie in der aktuellen Situation, lassen sich Störungen innerhalb von Prozessen, der Performance, bei Kunden, Lieferanten und Partnern einfach nicht vermeiden. In unsicheren Zeiten ist es von grundlegender Bedeutung, den Cashflow aufrechtzuerhalten, um alles andere am Laufen zu halten - und Rechnungsautomatisierung ist der Schlüssel, um genau das zu erreichen. Die Abschaffung langsamer, manueller und papierbasierter Prozesse im Rechnungseingang als auch der Rechnungsverarbeitung und die Umstellung auf einen digitalisierten Prozess bietet klare und überzeugende Vorteile für den gesamten Prozess. Das Einreichen, Bearbeiten und Bezahlen von Rechnungen auf dem elektronischen Weg ist einfacher und deutlich schneller. Es bedeutet weniger (kein) Papier, wesentlich geringere Nutzung von physischen Dokumenten und weniger manuelle Eingriffe. Darüber hinaus werden durch die Automatisierung und der damit verbundenen Arbeitsabläufe wie Routing, (Codierung) Verbuchung, Abgleich und Freigabe ähnliche weitere Vorteile erzielt. Agilität und Flexibilität sind weitere wichtige Aspekte, wenn es um die Digitalisierung und Automatisierung geht. Richtig aufgesetzt, können Finanzteams von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät arbeiten, was erhebliche Vorteile für Zahlungen, Liquidität und Arbeitsabläufe bietet. Aufstrebende Entwicklungen des maschinellen Lernens (ML) und der künstlichen Intelligenz (KI) helfen auch bei der Priorisierung von Zahlungen und der Steuerung von Skonti durch frühzeitige Zahlungen. Der Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen ist heute mehr als in der Vergangenheit einfach Teil des Geschäftslebens. In Anbetracht all dessen ist es klar, dass die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung einen direkten und positiven Einfluss auf das wirtschaftliche Ergebnis von Lieferanten und Kunden gleichermaßen hat. Ein entscheidender Schritt in einem so komplexen Umfeld. Der Schlüssel zum Erfolg? Abstimmung zwischen Finanzbereich und Einkauf CPOs wollen die Digitalisierung, CFOs wollen die Gewinnmargen erhöhen und das Risiko senken, und all diese Ziele können durch Automatisierung und insbesondere durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erreicht werden. Ein Problem, das wir bei Basware oft sehen, ist, dass niemand wirklich weiß, wer die Verantwortung für den gesamten Prozess haben sollte oder hat - sollte es der Finanzbereich oder der Einkauf sein? In einer perfekten Welt können und sollten beide Bereiche die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gemeinsam vorantreiben, was bedeutet, dass Zusammenarbeit und Abstimmung der Schlüssel zum Erfolg sind. Alle Bereiche werden von der Automatisierung profitieren, daher ist die Festlegung früher Ziele und die Kommunikation des Fortschritts während des gesamten Prozesses entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und Umsetzung. Schaffen Sie die Basis für eine einfachere und bessere Implementierung einer Procure-to-Pay-Lösung Aufgrund der erhobenen Daten, den Einsparungen und der Umsetzungsdynamik, die die Automatisierung schnell erzeugt, ermöglicht die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Leistungsfähigkeit anhand einer sauberen Bewertung zu messen, wie der Prozess aussehen sollte und mögliche Lücken/Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Sobald diese Bereiche zur Optimierung identifiziert sind, können Unternehmen einen Plan erstellen, um den gewünschten Endzustand zu erreichen, indem sie die Rechnungsautomatisierung als Startinitiative nutzen, um andere automatisierte Lösungen vorzubereiten und voranzutreiben. Sie möchten mehr erfahren? Dann laden Sie unser eBook „Verwandeln Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung in ein Profitcenter“ herunter. Gerne können Sie uns auch direkt kontaktieren für ein erstes, unverbindliches Gespräch.

In Bezug auf die Digitalisierung verschiedenster Unternehmensbereiche hat die Covid-19-Pandemie wie ein Katalysator und Brennglas zugleich gewirkt: In kürzester Zeit musste die IT Fernarbeit für zahlreiche Abteilungen ermöglichen. Dabei sind vor allem die Prozesse negativ aufgefallen, die noch nicht vollständig digital und automatisiert ablaufen. Denn diese stellten bei dem Versuch, Kernprozesse am Laufen zu halten, die größte Herausforderung für IT- und Fachabteilungen dar. Zu diesen Kernprozessen gehören beispielsweise die Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen. In einer Zeit, in der die Sicherung der Liquidität des eigenen Unternehmens, aber auch der gesamten Lieferkette existenziell ist, sind Finanzabteilungen und insbesondere das Accounting wieder in den Fokus gerückt. CIO und CFO sind gemeinsam gefragt, alle papierbasierten Prozesse unter die Lupe zu nehmen und ihre Roadmap zur Digitalisierung neu zu priorisieren. Folgende 10 Punkte sollten CIOs bei Ihrer Betrachtung berücksichtigen. Sie verdeutlichen, warum sich über 2.500 Kreditorenbuchhaltungen in mehr als 150 Ländern bereits für Basware AP Automation entschieden haben, um Ihre Rechnungsverarbeitung konsequent zu automatisieren. 1) Maximale Automatisierung Ihrer kreditorischen Rechnungsprozesse Prozessautomatisierung ist und bleibt ein zentrales Thema der CIOs und IT-Leiter. In der Kreditorenbuchhaltung liegt der tatsächliche Automatisierungsgrad aber oftmals weit unter den Erwartungen. Die Gründe dafür sind vielfältig, unter anderem: Papierbasierte Rechnungseingänge erfordern manuelle Scanning-Prozesse OCR-basierte Datenextraktion führt zu manuellen Datenvalidierungen und -korrekturen Fehlende Bestellbezüge verhindern vollautomatisierte Verbuchungen (sogenannte Dunkelbuchungen) Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung führen zu (manuellen) Ausnahmenbehandlungen Fehlende Transparenz über die Prozesse und etwaige Problembereiche verhindern eine Verbesserung der Automatisierungsquoten Wir haben diese und andere Probleme gelöst. Basware AP Automation ermöglicht maximale Automatisierungsquoten – auch bei hoher Komplexität oder wenn die Voraussetzungen nicht ideal sind, z.B. durch Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung oder fehlenden Bestellbezug. Unabhängige Marktforscher bestätigen Baswares Marktführerschaft: Im Gartner Magic Quadrant für Purchase-to-Pay-Lösungen ist Basware die am besten bewertete Lösung für „AP Automation & AP Use Cases“ (mehr Details dazu im Gartner 2019 Critical Capabilities Report). 2) „Best of Breed“ statt „All in One“: Über Jahre hinweg wurden von Anbietern die Vorteile ganzheitlicher Source-to-Pay-Lösungen („All in One“) propagiert, die den gesamten Prozess von der Ausschreibung bis zur Rechnungsverbuchung abdecken. Theoretisch mag das sinnvoll erscheinen, aber in der Realität ist das nicht unbedingt vorteilhaft. Entscheiden sich Unternehmen für eine Gesamtlösung, fallen die Schwachstellen häufig erst während der Implementierung auf: Die Suite deckt nicht alle Funktionalitäten optimal ab oder besteht aus zusammengefügten Einzellösungen für die jeweiligen Teilprozesse, die nicht sehr gut integriert sind. Das kann zu mangelnder Benutzerakzeptanz führen, wodurch sich die Vorteile einer durchgängigen Suite nicht wie erwartet realisieren lassen. Darüber hinaus bieten ERP-basierte Lösungen oder ERP-Add-Ons oftmals nicht die gewünschten Funktionalitäten oder können nicht eingesetzt werden, wenn im Unternehmen mit mehreren ERP-Lösungen gearbeitet wird. Marktforscher und Analysten empfehlen daher, für jeden Teilbereich des Source-to-Pay-Prozesses die beste verfügbare Lösung („Best of Breed“) auszuwählen und durch intelligente Integrationsmöglichkeiten die Durchgängigkeit des Prozesses sicherzustellen. Basware AP Automation unterstützt als marktführende Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung sämtliche Anforderungen von Kreditorenbuchhaltungen bereits bei über 2.500 Kunden auf Basis flexibler, moderner Integrationsmöglichkeiten mit z.B. Beschaffungssystemen, ERP-Systemen oder Archiven. Unter dem Titel „Don’t Assume You Have to Use an S2S Suite to Digitalize Procurement and Sourcing hat Gartner zu diesem Themenfeld umfangreich Stellung bezogen: For most organizations a single end-to-end suite strategy is not realistic (…) no vendor offers a full source to settle (S2S) suite that is best in class across all modules. (…)if you have complex invoice management requirements, you might find that many of the P2P suites will struggle to meet your needs. Application leaders supporting procurement and sourcing should: (…) Support differentiating capabilities by selecting and implementing best-fit solutions to maximize adoption. Auch Forrester vertritt einen ähnlichen Standpunkt: While suites may appeal in theory, in practice clients generally don't acquire a full suite at one time and certainly don't implement all modules at once. Vendors have a difficult time keeping all the products in the suite up to par with specialist products. 3) Auf einer Linie mit Ihrer ERP-Strategie: In der Regel fokussieren sich Unternehmen mit ihrer IT-Strategie auf bestimmte ERP-Anbieter und deren Partner, um die Heterogenität der IT-Landschaft zu reduzieren. Basware berücksichtigt dies und hat dementsprechend strategische Partnerschaften mit großen ERP-Herstellern geschlossen. Dazu zählen unter anderem Oracle, Microsoft und SAP. Dank der Partnerschaft mit SAP sind Baswares Lösungen zum Beispiel im SAP App Center verfügbar. Eine Entscheidung für Basware AP Automation ist somit auch immer eine Entscheidung im Sinne der ERP-Strategie. 4) Integrationstiefe: Durch die Partnerschaften mit ERP-Herstellern können wir unsere Lösung tief in die ERP-Systeme integrieren. Dabei nutzen wir die vom ERP-Anbieter empfohlenen Integrationsmöglichkeiten und lassen diese zertifizieren. Basware AP Automation ist damit in Bezug auf die Integrationstiefe gleichwertig mit ERP-Add-Ons. Am Beispiel des Herstellers SAP bedeutet dies konkret: Unsere zertifizierte SAP-Schnittstelle nutzt Standard-SOAP-Schnittstellen für die Kommunikation mit den SAP BAPIs. Die Frequenz, in der Stamm- und Bewegungsdaten ausgetauscht werden, kann kundenindividuell bestimmt werden – je nach Bedarf. Dabei unterstützen wir auch inkrementelle Uploads. Die Sicherheit der Datenübertragung kann z.B. mittels VPN sichergestellt werden. SAP bleibt dabei selbstverständlich das führende System. Die Integrationsmöglichkeiten zu SAP nutzen bereits Hunderte von SAP-Kunden von Basware seit vielen Jahren. 5) Weniger Abhängigkeit vom ERP-Hersteller & minimierter Projektumfang bei ERP-Updates Eine zu große Abhängigkeit von ERP-Anbietern führt CIOs und IT-Leiter schnell in eine strategische Sackgasse. Eine Entkoppelung einzelner Prozesse von der Gesamtheit der über das ERP-System abgewickelten Unternehmensabläufe reduziert diese Abhängigkeit und stärkt Ihre Verhandlungsposition. Darüber hinaus reduzieren Sie die Komplexität von ERP-Projekten wie Upgrades oder Migrationen. Sie beschleunigen diese Projekte und mindern den Aufwand für Ihr ERP-Team signifikant. In Zeiten des Fachkräftemangels ein wesentlicher Faktor. 6) Heterogene ERP-Landschaft? Kein Problem! Ihr Unternehmen hat durch Fusionen und Übernahmen eine heterogene ERP-Landschaft? Oder ist diese einfach historisch gewachsen und zunehmend komplexer geworden? Eine Vereinheitlichung der ERP-Landschaft zieht sich häufig über viele Jahre hin, ein Ende dieses Prozesses ist vielleicht überhaupt nicht absehbar. Basware ist sich dessen bewusst und in der Lage multiple ERP-Systeme bzw. gleiche ERP-Systeme mit verschiedenen Versionsständen parallel zu integrieren. Dadurch kann sehr schnell ein einheitlicher Rechnungsverarbeitungsprozess geschaffen werden, unabhängig davon, welches ERP-System in einer bestimmten Geschäftseinheit oder einem Land genutzt wird. So ist Ihr Unternehmen flexibel und zukunftssicher aufgestellt – für den Fall, dass weitere Akquisitionen oder organisatorische Änderungen geplant sind. 7) 100% Transparenz über Ausgaben und Prozesse – in Basware Analytics oder Ihrem BI Tool Als Business Partner Ihrer Finanzabteilung leisten Sie einen wertvollen Beitrag, indem Sie den Rahmen für einheitliche Rechnungsverarbeitungsprozesse über die Grenzen von einzelnen ERP-Systemen hinweg schaffen. Denn nur unter dieser Voraussetzung kann der nächste Schritt erfolgen: Die Finanzabteilung kann tagesaktuell auf Analysen zu 100% Ihres Beschaffungsvolumens zugreifen. Diese Analysen basieren auf den Rechnungsdaten. Dabei ist es unerheblich, ob die Rechnungen einen Bestellbezug aufweisen oder welchem Land bzw. welcher Geschäftseinheit sie zugeordnet sind. Des Weiteren können Prozesskennzahlen mit einem Klick eingesehen werden: Automatisierungsquote, Prozessengpässe, e-Invoicing-Quote und vieles mehr. Diese Reportings stellen die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen dar. Sofern gewünscht, können die Reporting-Daten zusätzlich einem vorhandenen BI Tool zur Verfügung gestellt werden, um unternehmenseinheitliche Berichte anzureichern. 8) Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen – „out of the box“ Wohl jeder CIO oder IT-Leiter macht sich momentan Gedanken darüber, wie er Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzbringend im Unternehmen einsetzen kann. Basware AP Automation hat bereits Elemente aus diesen innovativen Technologien im Standard eingebettet. So werden z.B. mittels Künstlicher Intelligenz und auf Basis historischer Daten Kontierungsempfehlungen für Rechnungen ohne Bestellbezug erstellt. Statt manuell zu kontieren, kann der Vorschlag mit nur einem Mausklick akzeptiert werden. 9) Eine Sorge weniger: Bleiben Sie immer up to date Basware AP Automation ist eine Cloud-basierte Lösung, die bereits von Hunderten von Kunden genutzt wird. Die fortlaufende Weiterentwicklung unserer Lösung berücksichtigt sowohl geänderte Rahmenbedingungen (z.B. rechtliche und steuerliche Anpassungen) als auch Anregungen unserer Kunden. Wir setzen diese Änderungen zeitnah um und aktualisieren unsere Lösungen monatlich. Dabei ist keinerlei Mitwirkung des Kunden erforderlich. Sie können also sicher sein, dass Sie mit Basware AP Automation immer eine aktuelle und zeitgemäße Lösung haben – ohne Aufwand auf Ihrer Seite und vollkommen entkoppelt von Update-Zyklen Ihres ERP-Systems. 10) Last but not least: Sie können sich „sicher“ fühlen. IT-Sicherheit steht seit Jahren ganz oben auf der Agenda eines jeden CIOs bzw. IT-Leiters. Selbstverständlich läuft Basware AP Automation in einem hochsicheren, zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der europäischen Union. Die Architektur des Rechenzentrums erlaubt eine maximale Skalierbarkeit, um auch zu Stoßzeiten, zum Beispiel am Monatsende, optimale Antwortzeiten zusichern zu können. Aktuell verarbeiten wir 3,5 Millionen Rechnungen pro Monat mit ständig steigendem Volumen. Gerne stellen wir Ihnen hierzu umfangreiche Dokumentationen zur Verfügung. Was ist der nächste Schritt? Wenn auch Sie durch die Erfahrungen in der Pandemiezeit die Prioritäten neu gesetzt haben und die Digitalisierung der Rechnungsprozesse an Dringlichkeit gewonnen hat, unterstützen wir Sie gerne auf Ihrem Weg dorthin. Um einen Termin für eine kostenfreie und unverbindliche Beratung und Prozessanalyse zu vereinbaren, kontaktieren Sie uns einfach.